Por Mariano Ramos Mejía
A continuación enumeramos las diez claves para mejorar la rentabilidad de su empresa a través del conocimiento y estudio de sus costos y precios. Son sencillas, están a su alcance y las detallamos a continuación:
1) Separar los costos variables de los costos fijos.
No todos los costos trabajan de la misma forma, y debemos preocuparnos en primer lugar por aquellos que colaboran en la formación de valor (costos variables y directos que ayudan a la determinación del precio y a la generación de la rentabilidad). Estamos hablando básicamente de los costos de materias primas y materiales, y en algunos casos de parte del costo de la mano de obra para elaborarlos, con las salvedades que haremos mas adelante.
2) No preocuparse en reducir los costos fijos (en principio)
Muchas veces parece que la manera (casi la obsesión) por conseguir resultados es reduciendo gastos, en especial de estructura, cuando en realidad de esa forma podemos incluso estar poniendo en riesgo la posibilidad de generarlos, al eliminar algunos necesarios para su generación.
3) En la mayoría de los casos, la Mano de obra es un Costo Fijo.
“Nunca la empresa, estuvo tan ordenada y limpia que cuando el trabajo se redujo”. Aunque desde el punto de vista matemático, se puedan asignar horas o minutos de mano de obra a un producto o tarea determinados, en caso de reducción de la demanda, la mano de obra sigue ocupada en tareas de mantenimiento. En la mayoría de las empresas el costo de mano de obra se comporta de esta manera, y entonces se convierte en un costo fijo.
4) En el caso que la Mano de obra sea Variable, calcule adecuadamente el costo horario para su empresa en particular.
Si el costo de mano de obra es importante en la estructura de costos, y puede calcularse adecuadamente su incidencia en la producción, debe calcularse adecuada y minuciosamente ese costo, compuesto de los sueldos y salarios, y las cargas sociales directas e indirectas (que incluye el costo de las antigüedades, vacaciones, feriados, etc, y otros costos como los de atención médica, seguros, ropa de trabajo, etc). Y por favor, hágalo para su empresa en particular, no tome porcentajes promedio publicados por investigaciones, cámaras empresarias, etc. El análisis de su rentabilidad necesita y merece la adaptación a las circunstancias especiales de su empresa.
5) Analice la Contribución Marginal por producto, familia de productos y toda otra clasificación que sea relevante.
La diferencia entre el precio de venta de cada producto y su costo variable, se llama Contribución Marginal (porque justamente contribuye a absorber costos fijos y generar utilidad a través de los volumenes de venta).
Es importante conocer ese margen tanto en valores absolutos como porcentuales. Calcúlelo por producto, por familia o cualquier otra clasificación que sea relevante para su empresa (por zona geográfica, por vendedor, etc).
Y recuerde que sus vendedores no venden productos, si no Contribución Marginal. Por lo tanto, como seguramente esta pensando, es posible juzgar su desempeño de esta forma (contribución marginal por vendedor y contribución marginal por cliente)
6) Conozca su Punto de equilibrio, su Margen de Seguridad y el Punto de cierre.
El punto de equilibrio es aquel en que los ingresos por venta igualan a los costos totales, y por lo tanto el resultado es cero (no se gana ni se pierde).
Se calcula dividiendo el total de costos fijos, por la contribución marginal promedio. Esto, por supuesto, es un buen dato, pero solo el punto de partida. Como razonablemente la empresa debería estar vendiendo con ganancias (es decir sobre el punto de equilibrio) es importante calcular que tan lejos se encuentra de ese punto. Es el denominado Margen de Seguridad (puede calcularlo como el cociente entre la venta actual y la venta en el punto de equilibrio).
Finalmente si entre los costos utilizados para el cálculo se encuentran aquellos denominados “no erogables” (amortizaciones y depreciaciones de bienes de uso, y en general cualquiera que no necesite una erogación de fondos) estos deben ser excluídos del cálculo, obteniendo un nuevo equilibrio que se denomina Punto de Cierre.
Y si esta pensando que en su cálculo no tomó en cuenta ninguno de estos costos: SI, es cierto, ese es límite financiero de su análisis.
7) Tome decisiones basadas en el análisis de sus costos.
La intuición no debe ser descartada en el mundo de los negocios, en algunos casos incluso es indispensable. Pero recuerde que estamos hablando de su rentabilidad, por lo tanto todo el proceso explicado aquí, que es numérico, debe seguirse hasta el final, y si los resultados numéricos no son los esperados hay que tomar medidas correctivas.
8) Analice sus precios de venta y defina políticas de descuento generales o para casos especiales.
Una vez que se ha realizado todo el análisis usted conoce mucho mas de su estructura de rentabilidad. Es tiempo de cambiar variables, analice, aumente o disminuya sus precios de venta, recalcule su contribución marginal, defina políticas de descuento generales por cantidades, o específicas para clientes o grupos de clientes determinados, ofertas por cierto periodo de tiempo, etc. Todos sus cálculos han cambiado, pero como usted conoce sus costos, puede evaluar claramente el efecto de esos cambios.
9) Planifique su resultado analizando la Mezcla de Ventas.
Llegado a este punto, ya se ha dado cuenta que la rentabilidad de la empresa se conforma y se potencia en su mezcla de ventas, distintos productos en distintas cantidades, con distintos precios de venta, es decir la combinación de distintas contribuciones marginales absolutas y porcentuales.
Toda mejora de esa rentabilidad entonces surge del análisis y planificación de esa mezcla y no en la obsesión de reducir los costos fijos de la que hablábamos mas arriba.
10) Administre su empresa con la Matriz de Posicionamiento de Productos / Negocios.
Con el análisis de su mezcla de ventas y las correspondiente contribuciones marginales absolutas y porcentuales, es posible definir una Matriz de Posicionamiento de Productos / Negocios (explicaciones mas detalladas puede encontrarlas aquí y aquí).
Como resultado de esa Matriz usted podrá definir:
a) que productos / negocios no requieren de mas intervención porque se venden en cantidades y con rentabilidad satisfactoria.
b) que productos / negocios requieren mas atención de sus equipos de venta (mejora de las cantidades).
c) que productos / negocios requieren ajustes en su contribución marginal (mediante aumentos de precios o reducciones de costos).
d) que productos / negocios tienen tantos problemas (de volúmenes, de rentabilidad) que es necesario plantearse la consideración del efecto de discontinuarlos o abandonarlos.
Recuerde: cuando hablamos de rentabilidad hablamos de números. Y esto significa efectuar cálculos, conocer su estructura de ingresos, y planificar sus negocios sobre esta base.
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Análisis de la Mezcla de Ventas.
La Matriz de Posicionamiento de Productos / Negocios.
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