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7 tips para llevar las finanzas de tu empresa o PYME

por 

Foto de Scott Graham en Unsplash

Según los datos generales, el número de PYMES en España en general ha aumentado un 0,21% respecto al año anterior. Sin embargo, si vamos a leer los números específicos, veremos que no es tan así.

El número de empresas pequeñas, sin asalariados ha aumentado y se ha mantenido firme durante todo el año.  Por el contrario, las pequeñas con asalariados, medianas y grandes ha sufrido un descenso importante este año,  aunque de a poco están empezando a recuperarse.

Hemos oído mucho a lo largo de los años que quienes realmente mantienen al país son las PYMES y es verdad. Sobre todo las pequeñas y medianas, son quienes crean empleo, enriquecen el tejido industrial del país y pagan impuestos para que todo pueda funcionar bien.

Sin embargo, también son las que más sufren con las crisis o vaivenes económicos. A menudo son llevadas por gente que no sabe manejar ni llevar una empresa. Simplemente se trata de gente que realiza una actividad y por cuestiones de números, se ha visto obligado a montar una PYME.

Es por esto que aquí os damos 7 tips clave que te ayudarán a manejar mejor las finanzas de tu  pequeña y mediana empresa.

1. Ten claras tus metas y cómo conseguirlas

No es obligatorio que sea a principio de año, pero si es recomendable. Al fin y al cabo, por mucho que queramos hacer otra cosa, el año fiscal es quien rige el calendario de las empresas.

Tienes que conocer bien a tu empresa y poner metas realistas. De nada sirve apuntar a la luna, si no hay manera de que puedas construir un cohete.  Además, si conoces a la perfección tu empresa, evitas posibles futuros problemas que puede arruinar tus planes.

Una vez que tienes claras tus metas, lo siguiente es crear un plan de acción para conseguirlas. Puedes ponerte plazos dependiendo de cuánto crees que tardarás. Ten en cuenta que en finanzas se trabaja mucho con análisis para calcular, pero hay factores que no podemos controlar.

Pon un plazo realista, no muy corto, pero tampoco muy holgado. No quieres estar presionado por un plazo difícil de cumplir, pero tampoco relajarte del todo por un plazo demasiado lejano.

2. Ten todo bajo control

Foto de Carlos Muza en Unsplash

De la mano con lo dicho anteriormente, es crucial que controles todos los aspectos de tu empresa. No solo debes conocer los activos y pasivos de tus finanzas, sino que también debes hacer un control periódico de estos.

No necesariamente debes encargarte de todo personalmente, puedes delegar en alguien en quien confíes. Lo importante es que no  le des la espalda a ningún concepto, por muy pequeño que te parezca. ¿No sabes sobre la materia? Infórmate, pide ayuda.

En este aspecto, una de las cosas importantes que debes conocer es el flujo de caja. Si no sabes de cuánto dinero dispones (o vas a disponer en un futuro)y de donde viene, es imposible que puedas, por ejemplo, pensar en gastarlo.

 

3. Un software puede ser tu mejor aliado

Antiguamente o sabías de contabilidad, o tenías que externalizar. Tener a alguien que te lleve las cuentas de tu empresa y te haga todos los trámites relacionados. Hoy en día eso ha cambiado, y mucho.

Cada vez son más las empresas que utilizan un software de contabilidad. Son el mayor as bajo la manga de muchas empresas que han visto simplificada su contabilidad y reducido costes.

No es necesario ser un experto ni mucho menos, con tener conocimientos básicos y una buena herramienta de contabilidad puedes realizar todos tus trámites, conocer tus finanzas y controlarlas. Con avisos y asistencia personalizados.

Mucha gente aún es reacia a informatizar los procesos, y es normal. Pero no hay nadie que, una vez que ha utilizado un software de contabilidad, haya vuelto atrás.

4. Reducir costos / Aumentar beneficios

Estos dos pilares quizás sean tus objetivos estacionales o anuales. Quizás sea lo que quieres conseguir a largo o corto plazo. Y en sí no está mal. El problema es que lo consideres un objetivo temporal.

Debes grabar a fuego estos dos conceptos, ya que tienen que ser tus objetivos implícitos durante todos los ejercicios. No siempre van de la mano ni se pueden conseguir los dos. Lo importante es, al menos, conseguir uno de ellos.

Y no, no son equivalentes ni van de la mano. No siempre el reducir costos se traduce en beneficios. Puedes reducir costos por un lado, pero que esto signifique aumentarlos por otro. Lo mismo al revés: puedes conseguir una manera de cumplir con tu objetivo de aumentar las ventas pero a la vez estar aumentando los costes, lo que hace que realmente no aumente el beneficio real.

5. Si vas a invertir, hazlo bien

Pongamos que lentamente has empezado a ver beneficios. Estás haciendo las cosas bien, el mercado va bien y empiezas a tener dinero disponible. Lo inteligente, en este caso, sería invertir. No hablamos de bolsa ni de acciones, hablamos en invertir en tu empresa.

Hay muchas maneras de hacerlo:

  • Invertir en personal – Puede ser una manera de acelerar procesos o dar descanso a tu personal actual
  • Invertir en formación – ya sea propia o de nuestro personal, añade valor a tus trabajadores y a la empresa
  • Invertir en infraestructura – Más comodidad, mejor imagen y menos gastos
  • Invertir en modernizar la empresa – Siempre necesario para estar al día de las últimas tecnologías y descubrir cómo pueden facilitarnos el trabajo
  • Invertir en agilizar procesos de producción – una fantástica manera de reducir costes y amortizar rápidamente la inversión.

Analiza tu situación, y piensa qué inversión le conviene más a tu empresa.

6. Nunca pierdas de vista el mercado

Los mercados son como una jungla: uno nunca puede relajarse. Cuando piensas que tienes todo bajo control, te descuidas un segundo y aparecen miles de competidores. Con mejores precios, mejores productos, mejor atención, etc.

Aunque creas que tu producto es único, siempre puede aparecer alguien con una versión mejorada. Es necesario que siempre mires el mercado y la competencia para actuar a tiempo.

Si el mercado en el que te mueves es estacional, además deberás prestar especial atención a esto.

Encuentra el patrón de cuando empieza la “temporada alta” y cuando no. Salvo que vendas tanto en los meses buenos que puedas aguantar durante todo el año, busca estrategias para incentivar las ventas en los meses malos.

Evalúa cómo está el mercado, si tu producto está perdiendo valor o tiene un precio muy elevado. Evalúa la competencia, cómo está actuando, que valoran los clientes, que puedes dar que ellos no tengan.

Una vez que tengas todo bajo control, podrás anticiparte y estar siempre un paso por delante. Haz que los demás sean quienes tengan que adaptarse a tus movimientos y no al revés.

7. Finanzas de la empresa y personal, asunto separado

A pesar de ser lo último, esto es quizás lo más importante. Te lo dirá cualquier persona a la que le preguntes y que sepa de este tema: debes aprender a separar las cuentas de la empresa de tu cuenta personal.

No es fácil. Recurrir a la cuenta de la empresa cuando necesitas un dinero extra es tentador.  Y ¿Por qué no? Al fin y al cabo es tu empresa. Pero hay mucho más detrás de este simple gesto.

Por un lado, todo gasto que hagas debe justificarse y quizás te encuentres con un problema contable en un futuro. Si bien hay cosas justificables, no todo lo es.

Por otro, esto afecta directamente a tu empresa. Puedes estar poniendo en riesgo los salarios, los pagos con proveedores, o un flujo de caja con el que contabas que ahora ya no está.

Pero también puede pasar lo contrario, tu empresa tiene necesidades y tiras de tus ahorros para costearlos. Puede funcionar bien una vez puntual, pero puede convertirse en costumbre y afectar a tu economía personal.

Gestionar bien una empresa implica saber diferenciar lo empresarial de lo personal, aunque todo sea de la misma persona. Si eres el director de la empresa, debes establecer un sueldo fijo, invariable, que no trastoque la economía de la empresa

Foto de  William Iven en Unsplash

Desde luego, si algo sacamos en claro de estos tips es que dirigir una empresa no es fácil. Por eso mismo, hay que hacerlo a conciencia y bien, de lo contrario es probable que nuestra PYME o empresa fracase.

Con esto no queremos decir que estos tips son una receta infalible para el éxito de tu empresa. Hay factores que podemos controlar y otros que escapan a nuestro poder.  Sin embargo, seguir correctamente estos tips puede ser una buena ayuda para ir por el camino correcto.

El control, el análisis y saber actuar a tiempo y tomar decisiones acertadas son clave para la gestión de empresas. Está en cada uno saber cómo hacerlo y sacar lo mejor de cada situación. No siempre nuestras decisiones serán acertadas, pero hay que saber reaccionar en caso de que las cosas no salgan como planeábamos.

Publicado en Managers Magazine. Post original aquí.

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Lo que hay que saber para fijar precios en tiempos de crisis

por Ariel Banos

Las presiones para reducir precios se incrementan notoriamente durante los tiempos de crisis. ¿Cómo enfrentar este desafío sin comprometer el futuro de la empresa?

Las decisiones de precios son siempre un gran desafío, aunque en tiempos de crisis este desafío se redobla. Las consecuencias de tomar una decisión equivocada son mucho más graves, tanto por su impacto inmediato, como por sus consecuencias en el largo plazo.

Las presiones para reducir los precios son mayores que lo habitual, ya que confluyen tres factores en el mismo sentido: la caída de la demanda, los excedentes de capacidad productiva de las empresas y una mayor sensibilidad al precio por parte de los clientes.

Sin embargo las empresas deben tratar de mantener la mente fría. La desesperación por alcanzar los objetivos de venta originalmente presupuestados, a pesar de la crisis, lleva muchas veces a tomar decisiones drásticas y apresuradas en materia de precios. Por ejemplo suelen realizarse recortes generalizados de precios, que finalmente no tienen el impacto esperado en los resultados, y de los cuales es muy difícil recuperarse luego, a pesar de que la realidad del mercado mejore.

Veamos tres consideraciones básicas a tener en cuenta al definir la política de precios en tiempos de crisis:

  1. No abusar de las promociones para impulsar las ventas. El primer paso es determinar el origen de la caída de la demanda: ¿se debe a la situación económica general o es el resultado de la política comercial de algún competidor?. Cuando la causa principal es la situación económica general, el camino más recomendable para la empresa es ajustar sus expectativas y sus pronósticos de producción y ventas a la nueva realidad. Aún cuando se ofrezcan promociones y descuentos adicionales a los clientes, no se traducirán en un incremento de ventas suficiente para compensar la caída en los márgenes de rentabilidad. A su vez, si no se ajustan a tiempo los presupuestos de producción y ventas, se incrementarán notoriamente los inventarios, elevándose la presión interna para reducirlos mediante acciones agresivas de precios.
  2. Pensar estrategias específicas para el segmento más sensible al precio. En tiempos de crisis la prioridad es minimizar los impactos negativos de la misma. En este sentido las empresas deben planear acciones de precios muy selectivas, focalizadas en los segmentos de clientes más sensibles al precio. Esto permitirá minimizar el impacto en la rentabilidad de cualquier descuento ofrecido. Un ejemplo sería ofrecer una promoción de precios con obstáculos, esto significa que sólo accederían al precio promocional aquellos clientes que, por ejemplo, recortaran y presentaran un cupón de descuento. Otro ejemplo sería lanzar una segunda línea, que apunte específicamente al segmento más sensible al precio. Estos productos por lo general sólo tienen los atributos básicos por los cuales un cliente está dispuesto a pagar, y si bien su precio es menor, su costo también suele ser inferior. Sin embargo, aun cuando la segunda línea tenga costos equivalentes a la primera línea, esta estrategia sigue teniendo sentido. Permite mantener los precios y la rentabilidad en aquellos clientes que siguen fieles a la primera línea, y evita reducciones de precios que afecten la calidad percibida de estos productos principales, lo cual puede tener un grave impacto en el largo plazo. La estrategia de segunda línea permite de alguna manera preservar a la primera línea durante la crisis.
  3. Utilizar la política de precios como una herramienta para fortalecer el cash flow. Mejorar el cash flow (flujo de caja) es un objetivo prioritario para las empresas en tiempos de crisis, ya que las fuentes de financiamiento habitual se restringen y encarecen, por lo que la salud financiera de la empresa puede deteriorarse. En esta situación la política de precios puede ser una herramienta muy útil. La utilización de descuentos financieros permite incrementar los incentivos para que los clientes cancelen anticipadamente, o al menos puntualmente, todas las deudas. Es así que se recomienda en los tiempos de crisis revisar la estructura de descuentos, otorgando un mayor peso a los descuentos financieros, como por ejemplo por pago contado, por pago anticipado, o simplemente por pago en término. Esto no implica necesariamente un cambio en el descuento total, sino simplemente reducir la proporción de descuento que por ejemplo premia el volumen de ventas, e incrementar aquella parte que premia la buena conducta financiera. El fundamento de estos descuentos es incentivar el cumplimiento de las obligaciones, haciendo más costoso el incumplimiento. Cuando el cliente evalúa, en situaciones de crisis, a quién pagar con sus recursos financieros limitados, ponderará el costo del incumplimiento con sus diferentes proveedores.

Siguiendo estas consideraciones las decisiones de precios contribuirán a reducir el impacto de la crisis en los resultados de la empresa. Adicionalmente, y casi tan importante como lo anterior, las decisiones de precios tomadas durante la crisis no serán algo de lo que la empresa tenga que arrepentirse, luego que la economía retome su senda de crecimiento.

Publicado en De Gerencia. Post original aquí.

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Cinco consejos para controlar mejor nuestro cash flow y no morir en el intento

por Diego Lorenzana

Todas las empresas, con independencia de su tamaño y de su sector de actividad, deben tener controlada una serie de variables clave para la correcta gestión de su negocio. Entre ellas, cabe destacar aquellas que tienen que ver con la liquidez de la empresa, un aspecto fundamental para evitar situaciones tan complicadas como puede ser una suspensión de pagos que puede conducir de manera inexorable a una quiebra.

Entre ellas, quizá el indicador más importante en relación con la liquidez es el cash flow. Se trata de una variable que refleja cuál es el flujo actual de cobros y pagos, y que trata de explicar la situación de tesorería actual de cualquier empresa. Dicho de una forma llana, sirve para determinar de cuánto dinero contante y sonante disponemos para pagar a nuestros proveedores, a nuestros empleados, a las administraciones públicas y para acometer inversiones, entre otras muchas cosas.

Y como la actividad cotidiana del negocio no para ni espera por nadie, es fundamental llevar un control lo suficientemente exhaustivo para no tener sustos y operar con mayor tranquilidad. Por ello, mantener un control diario o semanal de nuestra tesorería es esencial. Pero, ¿cómo llevarlo a la práctica? Os dejamos con algunos consejos.

No te olvides de llevar tu cash flow allá donde vayas

Las actuales herramientas permiten llevarnos casi toda la contabilidad de nuestra empresa a cualquier lugar, y monitorizarlo desde nuestro teléfono móvil. Por eso, conviene elaborar hojas de cálculo más o menos complejas y reflejar ahí el estado de nuestro flujo de caja. De esta manera, podremos conocer en todo momento cuál es el estado actual de nuestra tesorería y establecer alertas cuando las cosas no marchen tan bien.

¿Crees que todos los clientes van a pagarte?

Lo más razonable es que todos los clientes paguen sus facturas a tiempo. Sin embargo, existen algunas circunstancias que pueden provocar retrasos en los pagos o incluso impagos. Por esta razón, es conveniente establecer un plan de contingencia por si surgen algunos clientes morosos a través de algún tipo de provisión que reduzca este riesgo.

Controla los costes de tu negocio

Si bien los ingresos de cualquier negocio son variables impredecibles que se escapan al control del negocio, los costes de operación siempre son susceptibles de ser reducidos. Calcula tus costes por áreas y los porcentajes que estos suponen sobre el volumen de tu negocio, estableciendo unos topes para limitar cuántos fondos se van en cada partida para no sobrepasarlos.

Determina tu punto de equilibrio

Desde el punto de vista del cash flow, el punto de equilibrio es aquel en el que los ingresos menos los gastos dan como resultado cero. Es importante calcularlo para saber si llegas o no a los requerimientos de cobros que necesitas para mantener un margen con respecto a los pagos con el objetivo de reducir tu estrés de forma significativa.

Controla el periodo de pago a proveedores y de cobro a clientes

El proceso de facturación no termina hasta que no se recibe el cobro de nuestros clientes o se efectúa el pago a proveedores. Para tenerlo bajo control, es recomendable llevar un registro claro de las facturas emitidas y que te han emitido, así como los tiempos de cobro y pago de cada una de ellas, y que esta información esté estructurada de manera clara y visual, estableciendo alertas en caso de que sea necesario.

Publicado en PyMEs y Autónomos. Post original aquí.

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Por qué tienes que empezar a preocuparte por el cash flow y no por los beneficios

Al cierre de un mes o de un ejercicio, contablemente una empresa puede tener un resultado positivo – es decir, puede tener beneficios. Pero si su cash flow, o flujo de caja, es negativo significa que, independientemente del beneficio contable, no tiene liquidez para hacer frente a sus pagos, con lo cual podría llegar a tener que cerrar.
En este post explicamos por qué es imprescindible para cualquier empresa calcular el cash flow y por qué como empresario deberías preocuparte más por este indicador que por el resultado contable de tu empresa a cierre de mes o del ejercicio.

El cash flow debería preocuparte más que el resultado de tu empresa, ¿sabes por qué?

El cash flow, o flujo de caja, es un elemento del plan financiero que se calcula en función de lo percibido – cobros menos pagos – y es un indicador de la rentabilidad de la empresa.

Además de calcular el cash flow al cierre de un período concreto – puede hacerse diariamente, mensualmente o a cierre del ejercicio – las empresas deberían proyectarlo. Es decir, hacer una proyección de las entradas y salidas de dinero a uno o dos meses vista como mínimo, para saber de antemano si la empresa va a tener la liquidez necesaria para poder operar.

Por otro lado, el resultado de una empresa – que puede ser beneficios o pérdidas – es un elemento del plan contable y sigue el criterio del devengo, es decir, se calcula en base a la contabilización de los ingresos y los gastos.

Al contabilizar un ingreso o gasto no necesariamente se está produciendo, en ese preciso momento, la entrada o salida efectiva de dinero relacionada, sino que el movimiento de caja puede ocurrir con posterioridad a la contabilización.
Por ejemplo: una empresa puede haber realizado una venta importante y tener contabilizado el ingreso en su cuenta de pérdidas y ganancias. Si los gastos de la empresa en ese período son menores a los ingresos, el resultado contable será positivo (beneficios).
A pesar de haberse producido y contabilizado esa venta, si la empresa no la ha cobrado al cierre del periodo, pero en cambio sí ha pagado a sus proveedores, entonces el cash flow será negativo. Ello pone en riesgo de quiebra a la compañía, porque significa que no va a ser capaz de hacer frente a los pagos que le van a entrar en el siguiente periodo.

Si esta empresa hubiera proyectado su cash flow, podría haber anticipado y evitado esta situación de riesgo de quiebra. A pesar de que no todas las empresas hacen la proyección de su cash flow a varios meses vista, hacerlo es garantía de supervivencia, precisamente porque ayuda a anticipar problemas de liquidez.

¿Qué otras ventajas tiene calcular y proyectar tu cash flow?

Además de para detectar problemas de liquidez, calcular el cash flow tiene más ventajas.
Explicamos los 5 motivos fundamentales que demuestran la utilidad de este indicador, y que son motivos suficientes por los que también en tu compañía se debería calcular y proyectar su flujo de caja:

Para detectar problemas de liquidez antes de que sucedan

Como comentábamos, y aunque siempre pueden surgir imprevistos que son prácticamente imposibles de anticipar, hay muchos otros cobros y pagos que son recurrentes y que te permiten ajustar bastante bien la proyección de tu flujo de caja a varios meses vista. Ello te ayudará a detectar con antelación si vas a tener problemas de liquidez.

Si por ejemplo, en un momento determinado, al proyectar el cash flow sabes que el mes que viene un cliente no te va a poder pagar, y además vas a tener que hacer frente a un pago extra, puedes tratar de negociar con alguno de tus proveedores el retraso en algún pago que tengas previsto, para evitar que tu flujo de caja sea negativo.

Para saber si tienes un desajuste entre cobros y pagos

Muy relacionado con el punto anterior, calcular tu cash flow sirve para saber si tienes un desajuste entre tus cobros y tus pagos. Si estás cobrando a tus clientes a 30 días pero pagas a tus proveedores al contado, es muy probable que tu flujo de caja sea siempre negativo.

Si no solucionas este desajuste temporal entre cobros y pagos siempre vas a tener problemas de liquidez. Trata de re-negociar las condiciones tanto con clientes como con proveedores. Lo ideal es cobrar cuanto antes y pagar lo más tarde posible.

Para saber si necesitas financiación

Si a pesar de tener bien ajustados los plazos de tus cobros y pagos, siempre que calculas tu cash flow te sale negativo, significa que el importe de tus pagos es superior al de tus cobros. Es decir, necesitas financiación.

En este caso es importante investigar si el cash flow negativo se debe a que tu empresa está creciendo y debe hacer frente a una serie de inversiones para aumentar la producción y satisfacer la demanda, o si por el contrario estás gastando de forma innecesaria y descontrolada. En este segundo caso, lo recomendable sería realizar una auditoría de gastos para ponerlos bajo control.

Para saber si vas a tener excedente de caja y sacarle el máximo rendimiento

También puede ocurrir que, al proyectar tu cashflow, sepas que en un determinado momento vas a tener un excedente de caja. Esto puede ocurrir por muchos motivos – pedidos especiales que hagan aumentar tus ventas, si vas a aumentar los precios de un determinado producto, si tienes previsto vender algún activo, etc.

Sea cual sea el motivo, anticipar ese excedente de caja puede servirte para analizar con tiempo cuál es la mejor manera de sacarle el máximo rendimiento a ese dinero. Puede ser que te interese cancelar deuda o invertir ese dinero en un nuevo proyecto, en renovar maquinaria, en publicidad para el lanzamiento de un nuevo producto o en adquirir productos de inversión.

Para determinar la viabilidad de un proyecto de inversión

Precisamente, proyectar el cash flow de un nuevo proyecto o negocio sirve para calcular su VAN (valor actual neto), su TIR (la tasa interna de retorno) y el payback (el tiempo que tardarás en recuperar la inversión). Los tres indicadores son herramientas que se utilizan para determinar la rentabilidad de una inversión, y por tanto necesitarás calcularlos para tomar decisiones cuando tienes varias opciones en las que invertir tu dinero.

Todos estos motivos son de suficiente relevancia como para entender la utilidad de calcular y proyectar el cash flow en cualquier empresa. Que en un momento dado el beneficio contable sea negativo no es tan preocupante como que el cash flow sea negativo, porque es una señal inequívoca de que algo está funcionando mal en tu negocio. Y cuanto antes sepas qué es, antes podrás solucionarlo.

Publicado en Holded. Post original aquí.

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Flujo de fondos en 5 pasos

El flujo de fondos o cashflow es la piedra angular de cualquier plan de negocios. ¿Es el primero que armás? Guiate con esta receta.

Por lo general, un proyecto de inversión típico,El flujo de fondos en un plan de negocios o propuesta permite sintetizar la información económica relevante e identificar sus aspectos vitales. desde el punto de vista numérico, queda definido por la inversión inicial, el rendimiento esperado y algún lapso en el que estos dos elementos evolucionan. Armar un flujo de fondos en un plan de negocios o propuesta permite tomar toda esta información económica relevante y sintetizarla para, en cuestión de segundos, identificar sus aspectos vitales. El flujo de fondos suele ser un elemento de análisis clave para cualquier emprendedor y, por tanto, su elaboración merece una atención especial. ¿Cómo prepararlo?

  • Paso 1. Establecer el horizonte temporal. La extensión del flujo de fondos depende de la complejidad del negocio y del tamaño de la inversión. El proyecto de una fábrica de bloques de construcción, con pesada inversión en infraestructura puede requerir un flujo de 10 a 20 años, mientras que tres meses pueden ser suficientes para un puesto de helados en la playa u otro negocio de temporada.
  • Paso 2. Proyectar ingresos. Suele ser el paso más complejo del flujo de fondos, ya que depende íntegramente de la capacidad de hacer una buena estimación de la demanda del proyecto en cuestión. El número de ventas por periodo, el volumen de cada compra y el precio son las variables a tener en cuenta. Hay que recordar que el flujo de fondos opera con el criterio contable de lo percibido, es decir que un ingreso se registra sólo cuando efectivamente se cobra el dinero y no cuando se produce la venta. Si, por ejemplo, se arma el flujo de fondos de un astillero que construye un yate por el que cobra una seña en marzo, cuando lo vende, y el valor restante en noviembre, es incorrecto indicar que el ingreso completo de dinero se produce en el momento de la venta.
  • Paso 3. Estimar la inversión inicial. Absolutamente todo proyecto requiere de capital inicial. En esta etapa conviene crear una planilla de cálculo aparte y proyectar con la mayor precisión los distintos egresos de dinero necesarios para comenzar a operar. Nuevamente, la precisión depende de la escala del emprendimiento y a menudo, el exceso de detalle es simplemente antieconómico. Si no lo has hecho hasta ahora, para no equivocarse en este paso, repasá la nota “Rubros típicos de la inversión inicial” y mirá 3 ejemplos.
  • Paso 4. Proyectar egresos. Conviene armar una planilla de cálculo dedicada y separar las erogaciones en costos y gastos recordando que siempre se emplea el criterio de lo percibido. Cuánto más extendido sea el flujo de fondos en el tiempo, más difícil será hacer una estimación precisa y detallada; algunos conceptos, como alquileres o cuotas financieras podrán ser previstos con cierta exactitud, mientras que otros, como salarios o costos de materia prima, van a requerir de una proyección individual basada en algún criterio sólido. Por ejemplo, si el precio por kilo de manteca que se emplea en la repostería, ha tenido un incremento sostenido del 15% anual durante los últimos 5 años, sería razonable suponer que seguirá esta tendencia.
  • Paso 5. Armar el flujo de caja.Teniendo las proyecciones de los pasos anteriores, se puede integrar el flujo de fondos. En esta nota ¿Cómo armar un flujo de fondos? hemos recopilado algunos criterios adicionales y un modelo en Excel que podés usar de base para armar el tuyo. No olvides repasar también los errores más comunes a evitar. Los errores comunes al armar un flujo de fondos.

Publicado en Buenos Negocios. Post original aquí.

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Coronavirus: 6 preguntas para hacerse sobre el futuro de su negocio

Por Rodolfo Guillén

La Pandemia de COVID-19 está provocando lo inimaginable, los gobiernos han solicitado que se paralicen labores industriales parcial o totalmente, se está promoviendo el teletrabajo y según expertos, lo que se avecina es una recesión económica mundial.

Mantener un flujo de efectivo positivo, es indispensable para garantizar la sostenibilidad de la empresa. (Foto Prensa Libre: Shutterstock)

La recuperación económica que esperábamos en 2020 no ocurrirá y un año con crecimiento negativo es un escenario probable.  Las primeras consecuencias son la imposibilidad de honrar el compromiso de los salarios de los empleados, los impuestos, los pagos a proveedores y  otras responsabilidades adquiridas por el giro del negocio.

La creatividad y la innovación son las herramientas para salir de la crisis.  Hay que pensar “afuera de la caja”.  Habrá empresas que temporalmente deberán cambiar el giro de su negocio, pues si no lo hacen podrían cerrar operaciones. Acá se necesitará toda esta innovación puesta en acción, basada en un plan para el nuevo negocio.  Esta creatividad es una “virtud chapina”.

Las MiPymes deben analizar sus propias empresas a la luz del largo plazo.

¿El producto o servicio que se ofrece tiene prioridad en sus clientes?
¿Es un producto sustituible por otro? O ¿es descartable?
¿Se puede mejorar?
¿Qué otra actividad se puede desarrollar que tenga ahora mismo una gran demanda?
¿Cuáles activos se pueden vender para capitalizarse?
¿A qué se está dispuesto para enfrentar la crisis? ¿Se hará lo que sea necesario?
Es indispensable comprender que una empresa puede subsistir varios años fiscales con pérdidas, sin embargo, no puede subsistir sin efectivo. Mantener un flujo de efectivo positivo, es indispensable para garantizar la sostenibilidad de la empresa. La creatividad puesta en acción consistirá en tener una empresa donde los clientes compren para poder contar con capital de trabajo.

Las empresas medianas, con empleados entre 50 y 250 son más estables. Cuentan con una estructura administrativa departamentalizada y una estructura financiera más solvente que les permitiría subsistir un período más largo que las micro y pequeñas. Sin embargo, ante la imposibilidad de vender o producir, despedirán a sus colaboradores, en aras de subsistir.

Las empresas grandes con más de 250 empleados son la minoría. Al igual que las anteriores pueden soportar la presión financiera, pero invariablemente provocarán desempleo para garantizar la subsistencia de la empresa.

* Rodolfo Guillén, Administrador de Empresas y Experto en Negocios y Procesos de Reingeniería del Programa Servicios Expertos de Consultoría (SEC) Guatemala; iniciativa de la Fundación Suiza de Cooperación para el Desarrollo Técnico, Swisscontact.

Publicado en Prensa Libre. Post original aquí.

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El Presupuesto integral: los informes principales (segunda parte: el presupuesto financiero)

Por Mariano Ramos Mejía

Como comentamos en nuestro post anterior los informes principales resultantes del proceso del presupuesto integral son los siguientes:

  1. el presupuesto económico, que es justamente la visión desde el punto de vista de los resultados (contablemente desde el “devengado) y es, sencillamente, el estado de resultados proyectado.
  2. el presupuesto financiero, que, como visión necesariamente complementaria, muestra el flujo de fondos del proyecto (contablemente desde el “percibido”).
  3. el balance proyectado, que muestra la situación final de los recursos del plan y sus fuentes como el objetivo final a alcanzarse.

En esta entrega nos ocuparemos de desarrollar el presupuesto financiero.

Presupuesto financiero.

El presupuesto financiero, también denominado Cashflow, reúne el resultado de la información contenida en los Presupuestos de Ingresos y Egresos, determinando con apertura de los distintos períodos considerados en el mismo los excedentes (superávit) o faltantes (déficit) de fondos previstos para dicho período. Lo que acabamos de describir no es mas que el flujo de fondos del proyecto, visión complementaria de la desarrollada en la confección del presupuesto económico o estado de resultados proyectado.

Debe subrayarse una vez mas que el presupuesto financiero no es una visión aislada ni diferente sino complementaria de la presentada por el presupuesto económico dado que es la natural consecuencia del mismo al analizar los movimientos de fondos generados por dicho presupuesto. Es decir pueden construirse flujos de fondos o pequeños presupuestos de fondos de caja aislados, pero no son estos el presupuesto financiero al que nos referimos, dado que este surge necesariamente de toda la construcción del plan estratégico y su cuantificación mediante el presupuesto integral.

Haciendo jugar en la evolución de estos movimientos de fondos el Saldo inicial de Caja y Bancos, se obtienen los saldos acumulados de fondos al final de cada período (que son los saldos finales de las cuentas que se observan en el Balance proyectado).

Como todo presupuesto, permite anticipar los efectos y tomar decisiones anticipadas, en este caso referidas puntualmente a:

  1. administración del capital de trabajo (rotación de créditos, rotación de bienes de cambio, liquidación de activos ociosos o de baja rotación)
  2. colocación de excedentes en inversiones a corto plazo, a fin de obtener un interés por los mismos, elección anticipada de inversiones que resulten mas atractivas y/o de mejor rendimiento, etc.
  3. análisis de las posibilidades de obtener financiación externa (sea de bancos, proveedores, etc) para cubrir los déficit de fondos presupuestados.
  4. decisiones anticipadas en cuanto a las posibilidades y consecuencias de financiarse con capital propio o de terceros.

A continuación describimos el contenido de los presupuestos de ingresos y egresos que conforman la base y el detalle del presupuesto financiero.

Presupuesto de ingresos.

Detalla los siguientes conceptos:

  1. Ingresos provenientes de las ventas: determinados en función del Presupuesto de Ventas (primera parte del presupuesto económico) así cómo de las condiciones de venta presupuestadas, y haciendo jugar el movimiento de saldos iniciales y finales de la cuenta Créditos por Ventas.
  2. Ingresos provenientes de la cobranza de los Documentos a cobrar al inicio del período presupuestario, analizados por su vencimiento.
  3. Todo otro ingreso de fondos considerado para el período que se está presupuestando y que no esté incluido en los puntos anteriores.

Presupuesto de egresos.

Detalla todos los egresos correspondientes a los rubros de Pasivos existentes al inicio del período presupuestario, de acuerdo a sus vencimientos, como ser

Deudas Comerciales

Deudas Bancarias y Financieras

Deudas Sociales

Deudas Fiscales

Otras Deudas

También incluye todos los movimientos de egresos de fondos derivados de los distintos conceptos desarrollados en los diversos presupuestos, discriminados por fecha de pago:

Proveedores de materias primas y materiales

Proveedores de mercadería de reventa

Proveedores de servicios y otras compras

Remuneraciones al personal y sus cargas sociales

Impuestos

Alquileres

Comisiones

Intereses

Honorarios

Dividendos

Inversiones

Otros egresos.

Continuaremos el análisis de los informes principales del Presupuesto Integral con el desarrollo del Balance Proyectado.

Post relacionados:

El Proceso de Planeamiento: El Presupuesto (y la Estructura)

¿Que es el Presupuesto?

El Presupuesto Integral

El Presupuesto de Ventas

El Presupuesto de Ventas (continuación)

El Presupuesto integral: los informes principales (primera parte: el presupuesto económico)

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