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Cinco consejos para controlar mejor nuestro cash flow y no morir en el intento

por Diego Lorenzana

Todas las empresas, con independencia de su tamaño y de su sector de actividad, deben tener controlada una serie de variables clave para la correcta gestión de su negocio. Entre ellas, cabe destacar aquellas que tienen que ver con la liquidez de la empresa, un aspecto fundamental para evitar situaciones tan complicadas como puede ser una suspensión de pagos que puede conducir de manera inexorable a una quiebra.

Entre ellas, quizá el indicador más importante en relación con la liquidez es el cash flow. Se trata de una variable que refleja cuál es el flujo actual de cobros y pagos, y que trata de explicar la situación de tesorería actual de cualquier empresa. Dicho de una forma llana, sirve para determinar de cuánto dinero contante y sonante disponemos para pagar a nuestros proveedores, a nuestros empleados, a las administraciones públicas y para acometer inversiones, entre otras muchas cosas.

Y como la actividad cotidiana del negocio no para ni espera por nadie, es fundamental llevar un control lo suficientemente exhaustivo para no tener sustos y operar con mayor tranquilidad. Por ello, mantener un control diario o semanal de nuestra tesorería es esencial. Pero, ¿cómo llevarlo a la práctica? Os dejamos con algunos consejos.

No te olvides de llevar tu cash flow allá donde vayas

Las actuales herramientas permiten llevarnos casi toda la contabilidad de nuestra empresa a cualquier lugar, y monitorizarlo desde nuestro teléfono móvil. Por eso, conviene elaborar hojas de cálculo más o menos complejas y reflejar ahí el estado de nuestro flujo de caja. De esta manera, podremos conocer en todo momento cuál es el estado actual de nuestra tesorería y establecer alertas cuando las cosas no marchen tan bien.

¿Crees que todos los clientes van a pagarte?

Lo más razonable es que todos los clientes paguen sus facturas a tiempo. Sin embargo, existen algunas circunstancias que pueden provocar retrasos en los pagos o incluso impagos. Por esta razón, es conveniente establecer un plan de contingencia por si surgen algunos clientes morosos a través de algún tipo de provisión que reduzca este riesgo.

Controla los costes de tu negocio

Si bien los ingresos de cualquier negocio son variables impredecibles que se escapan al control del negocio, los costes de operación siempre son susceptibles de ser reducidos. Calcula tus costes por áreas y los porcentajes que estos suponen sobre el volumen de tu negocio, estableciendo unos topes para limitar cuántos fondos se van en cada partida para no sobrepasarlos.

Determina tu punto de equilibrio

Desde el punto de vista del cash flow, el punto de equilibrio es aquel en el que los ingresos menos los gastos dan como resultado cero. Es importante calcularlo para saber si llegas o no a los requerimientos de cobros que necesitas para mantener un margen con respecto a los pagos con el objetivo de reducir tu estrés de forma significativa.

Controla el periodo de pago a proveedores y de cobro a clientes

El proceso de facturación no termina hasta que no se recibe el cobro de nuestros clientes o se efectúa el pago a proveedores. Para tenerlo bajo control, es recomendable llevar un registro claro de las facturas emitidas y que te han emitido, así como los tiempos de cobro y pago de cada una de ellas, y que esta información esté estructurada de manera clara y visual, estableciendo alertas en caso de que sea necesario.

Publicado en PyMEs y Autónomos. Post original aquí.

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Por qué tienes que empezar a preocuparte por el cash flow y no por los beneficios

Al cierre de un mes o de un ejercicio, contablemente una empresa puede tener un resultado positivo – es decir, puede tener beneficios. Pero si su cash flow, o flujo de caja, es negativo significa que, independientemente del beneficio contable, no tiene liquidez para hacer frente a sus pagos, con lo cual podría llegar a tener que cerrar.
En este post explicamos por qué es imprescindible para cualquier empresa calcular el cash flow y por qué como empresario deberías preocuparte más por este indicador que por el resultado contable de tu empresa a cierre de mes o del ejercicio.

El cash flow debería preocuparte más que el resultado de tu empresa, ¿sabes por qué?

El cash flow, o flujo de caja, es un elemento del plan financiero que se calcula en función de lo percibido – cobros menos pagos – y es un indicador de la rentabilidad de la empresa.

Además de calcular el cash flow al cierre de un período concreto – puede hacerse diariamente, mensualmente o a cierre del ejercicio – las empresas deberían proyectarlo. Es decir, hacer una proyección de las entradas y salidas de dinero a uno o dos meses vista como mínimo, para saber de antemano si la empresa va a tener la liquidez necesaria para poder operar.

Por otro lado, el resultado de una empresa – que puede ser beneficios o pérdidas – es un elemento del plan contable y sigue el criterio del devengo, es decir, se calcula en base a la contabilización de los ingresos y los gastos.

Al contabilizar un ingreso o gasto no necesariamente se está produciendo, en ese preciso momento, la entrada o salida efectiva de dinero relacionada, sino que el movimiento de caja puede ocurrir con posterioridad a la contabilización.
Por ejemplo: una empresa puede haber realizado una venta importante y tener contabilizado el ingreso en su cuenta de pérdidas y ganancias. Si los gastos de la empresa en ese período son menores a los ingresos, el resultado contable será positivo (beneficios).
A pesar de haberse producido y contabilizado esa venta, si la empresa no la ha cobrado al cierre del periodo, pero en cambio sí ha pagado a sus proveedores, entonces el cash flow será negativo. Ello pone en riesgo de quiebra a la compañía, porque significa que no va a ser capaz de hacer frente a los pagos que le van a entrar en el siguiente periodo.

Si esta empresa hubiera proyectado su cash flow, podría haber anticipado y evitado esta situación de riesgo de quiebra. A pesar de que no todas las empresas hacen la proyección de su cash flow a varios meses vista, hacerlo es garantía de supervivencia, precisamente porque ayuda a anticipar problemas de liquidez.

¿Qué otras ventajas tiene calcular y proyectar tu cash flow?

Además de para detectar problemas de liquidez, calcular el cash flow tiene más ventajas.
Explicamos los 5 motivos fundamentales que demuestran la utilidad de este indicador, y que son motivos suficientes por los que también en tu compañía se debería calcular y proyectar su flujo de caja:

Para detectar problemas de liquidez antes de que sucedan

Como comentábamos, y aunque siempre pueden surgir imprevistos que son prácticamente imposibles de anticipar, hay muchos otros cobros y pagos que son recurrentes y que te permiten ajustar bastante bien la proyección de tu flujo de caja a varios meses vista. Ello te ayudará a detectar con antelación si vas a tener problemas de liquidez.

Si por ejemplo, en un momento determinado, al proyectar el cash flow sabes que el mes que viene un cliente no te va a poder pagar, y además vas a tener que hacer frente a un pago extra, puedes tratar de negociar con alguno de tus proveedores el retraso en algún pago que tengas previsto, para evitar que tu flujo de caja sea negativo.

Para saber si tienes un desajuste entre cobros y pagos

Muy relacionado con el punto anterior, calcular tu cash flow sirve para saber si tienes un desajuste entre tus cobros y tus pagos. Si estás cobrando a tus clientes a 30 días pero pagas a tus proveedores al contado, es muy probable que tu flujo de caja sea siempre negativo.

Si no solucionas este desajuste temporal entre cobros y pagos siempre vas a tener problemas de liquidez. Trata de re-negociar las condiciones tanto con clientes como con proveedores. Lo ideal es cobrar cuanto antes y pagar lo más tarde posible.

Para saber si necesitas financiación

Si a pesar de tener bien ajustados los plazos de tus cobros y pagos, siempre que calculas tu cash flow te sale negativo, significa que el importe de tus pagos es superior al de tus cobros. Es decir, necesitas financiación.

En este caso es importante investigar si el cash flow negativo se debe a que tu empresa está creciendo y debe hacer frente a una serie de inversiones para aumentar la producción y satisfacer la demanda, o si por el contrario estás gastando de forma innecesaria y descontrolada. En este segundo caso, lo recomendable sería realizar una auditoría de gastos para ponerlos bajo control.

Para saber si vas a tener excedente de caja y sacarle el máximo rendimiento

También puede ocurrir que, al proyectar tu cashflow, sepas que en un determinado momento vas a tener un excedente de caja. Esto puede ocurrir por muchos motivos – pedidos especiales que hagan aumentar tus ventas, si vas a aumentar los precios de un determinado producto, si tienes previsto vender algún activo, etc.

Sea cual sea el motivo, anticipar ese excedente de caja puede servirte para analizar con tiempo cuál es la mejor manera de sacarle el máximo rendimiento a ese dinero. Puede ser que te interese cancelar deuda o invertir ese dinero en un nuevo proyecto, en renovar maquinaria, en publicidad para el lanzamiento de un nuevo producto o en adquirir productos de inversión.

Para determinar la viabilidad de un proyecto de inversión

Precisamente, proyectar el cash flow de un nuevo proyecto o negocio sirve para calcular su VAN (valor actual neto), su TIR (la tasa interna de retorno) y el payback (el tiempo que tardarás en recuperar la inversión). Los tres indicadores son herramientas que se utilizan para determinar la rentabilidad de una inversión, y por tanto necesitarás calcularlos para tomar decisiones cuando tienes varias opciones en las que invertir tu dinero.

Todos estos motivos son de suficiente relevancia como para entender la utilidad de calcular y proyectar el cash flow en cualquier empresa. Que en un momento dado el beneficio contable sea negativo no es tan preocupante como que el cash flow sea negativo, porque es una señal inequívoca de que algo está funcionando mal en tu negocio. Y cuanto antes sepas qué es, antes podrás solucionarlo.

Publicado en Holded. Post original aquí.

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Flujo de fondos en 5 pasos

El flujo de fondos o cashflow es la piedra angular de cualquier plan de negocios. ¿Es el primero que armás? Guiate con esta receta.

Por lo general, un proyecto de inversión típico,El flujo de fondos en un plan de negocios o propuesta permite sintetizar la información económica relevante e identificar sus aspectos vitales. desde el punto de vista numérico, queda definido por la inversión inicial, el rendimiento esperado y algún lapso en el que estos dos elementos evolucionan. Armar un flujo de fondos en un plan de negocios o propuesta permite tomar toda esta información económica relevante y sintetizarla para, en cuestión de segundos, identificar sus aspectos vitales. El flujo de fondos suele ser un elemento de análisis clave para cualquier emprendedor y, por tanto, su elaboración merece una atención especial. ¿Cómo prepararlo?

  • Paso 1. Establecer el horizonte temporal. La extensión del flujo de fondos depende de la complejidad del negocio y del tamaño de la inversión. El proyecto de una fábrica de bloques de construcción, con pesada inversión en infraestructura puede requerir un flujo de 10 a 20 años, mientras que tres meses pueden ser suficientes para un puesto de helados en la playa u otro negocio de temporada.
  • Paso 2. Proyectar ingresos. Suele ser el paso más complejo del flujo de fondos, ya que depende íntegramente de la capacidad de hacer una buena estimación de la demanda del proyecto en cuestión. El número de ventas por periodo, el volumen de cada compra y el precio son las variables a tener en cuenta. Hay que recordar que el flujo de fondos opera con el criterio contable de lo percibido, es decir que un ingreso se registra sólo cuando efectivamente se cobra el dinero y no cuando se produce la venta. Si, por ejemplo, se arma el flujo de fondos de un astillero que construye un yate por el que cobra una seña en marzo, cuando lo vende, y el valor restante en noviembre, es incorrecto indicar que el ingreso completo de dinero se produce en el momento de la venta.
  • Paso 3. Estimar la inversión inicial. Absolutamente todo proyecto requiere de capital inicial. En esta etapa conviene crear una planilla de cálculo aparte y proyectar con la mayor precisión los distintos egresos de dinero necesarios para comenzar a operar. Nuevamente, la precisión depende de la escala del emprendimiento y a menudo, el exceso de detalle es simplemente antieconómico. Si no lo has hecho hasta ahora, para no equivocarse en este paso, repasá la nota “Rubros típicos de la inversión inicial” y mirá 3 ejemplos.
  • Paso 4. Proyectar egresos. Conviene armar una planilla de cálculo dedicada y separar las erogaciones en costos y gastos recordando que siempre se emplea el criterio de lo percibido. Cuánto más extendido sea el flujo de fondos en el tiempo, más difícil será hacer una estimación precisa y detallada; algunos conceptos, como alquileres o cuotas financieras podrán ser previstos con cierta exactitud, mientras que otros, como salarios o costos de materia prima, van a requerir de una proyección individual basada en algún criterio sólido. Por ejemplo, si el precio por kilo de manteca que se emplea en la repostería, ha tenido un incremento sostenido del 15% anual durante los últimos 5 años, sería razonable suponer que seguirá esta tendencia.
  • Paso 5. Armar el flujo de caja.Teniendo las proyecciones de los pasos anteriores, se puede integrar el flujo de fondos. En esta nota ¿Cómo armar un flujo de fondos? hemos recopilado algunos criterios adicionales y un modelo en Excel que podés usar de base para armar el tuyo. No olvides repasar también los errores más comunes a evitar. Los errores comunes al armar un flujo de fondos.

Publicado en Buenos Negocios. Post original aquí.

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