7 tips para llevar las finanzas de tu empresa o PYME

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Foto de Scott Graham en Unsplash

Según los datos generales, el número de PYMES en España en general ha aumentado un 0,21% respecto al año anterior. Sin embargo, si vamos a leer los números específicos, veremos que no es tan así.

El número de empresas pequeñas, sin asalariados ha aumentado y se ha mantenido firme durante todo el año.  Por el contrario, las pequeñas con asalariados, medianas y grandes ha sufrido un descenso importante este año,  aunque de a poco están empezando a recuperarse.

Hemos oído mucho a lo largo de los años que quienes realmente mantienen al país son las PYMES y es verdad. Sobre todo las pequeñas y medianas, son quienes crean empleo, enriquecen el tejido industrial del país y pagan impuestos para que todo pueda funcionar bien.

Sin embargo, también son las que más sufren con las crisis o vaivenes económicos. A menudo son llevadas por gente que no sabe manejar ni llevar una empresa. Simplemente se trata de gente que realiza una actividad y por cuestiones de números, se ha visto obligado a montar una PYME.

Es por esto que aquí os damos 7 tips clave que te ayudarán a manejar mejor las finanzas de tu  pequeña y mediana empresa.

1. Ten claras tus metas y cómo conseguirlas

No es obligatorio que sea a principio de año, pero si es recomendable. Al fin y al cabo, por mucho que queramos hacer otra cosa, el año fiscal es quien rige el calendario de las empresas.

Tienes que conocer bien a tu empresa y poner metas realistas. De nada sirve apuntar a la luna, si no hay manera de que puedas construir un cohete.  Además, si conoces a la perfección tu empresa, evitas posibles futuros problemas que puede arruinar tus planes.

Una vez que tienes claras tus metas, lo siguiente es crear un plan de acción para conseguirlas. Puedes ponerte plazos dependiendo de cuánto crees que tardarás. Ten en cuenta que en finanzas se trabaja mucho con análisis para calcular, pero hay factores que no podemos controlar.

Pon un plazo realista, no muy corto, pero tampoco muy holgado. No quieres estar presionado por un plazo difícil de cumplir, pero tampoco relajarte del todo por un plazo demasiado lejano.

2. Ten todo bajo control

Foto de Carlos Muza en Unsplash

De la mano con lo dicho anteriormente, es crucial que controles todos los aspectos de tu empresa. No solo debes conocer los activos y pasivos de tus finanzas, sino que también debes hacer un control periódico de estos.

No necesariamente debes encargarte de todo personalmente, puedes delegar en alguien en quien confíes. Lo importante es que no  le des la espalda a ningún concepto, por muy pequeño que te parezca. ¿No sabes sobre la materia? Infórmate, pide ayuda.

En este aspecto, una de las cosas importantes que debes conocer es el flujo de caja. Si no sabes de cuánto dinero dispones (o vas a disponer en un futuro)y de donde viene, es imposible que puedas, por ejemplo, pensar en gastarlo.

 

3. Un software puede ser tu mejor aliado

Antiguamente o sabías de contabilidad, o tenías que externalizar. Tener a alguien que te lleve las cuentas de tu empresa y te haga todos los trámites relacionados. Hoy en día eso ha cambiado, y mucho.

Cada vez son más las empresas que utilizan un software de contabilidad. Son el mayor as bajo la manga de muchas empresas que han visto simplificada su contabilidad y reducido costes.

No es necesario ser un experto ni mucho menos, con tener conocimientos básicos y una buena herramienta de contabilidad puedes realizar todos tus trámites, conocer tus finanzas y controlarlas. Con avisos y asistencia personalizados.

Mucha gente aún es reacia a informatizar los procesos, y es normal. Pero no hay nadie que, una vez que ha utilizado un software de contabilidad, haya vuelto atrás.

4. Reducir costos / Aumentar beneficios

Estos dos pilares quizás sean tus objetivos estacionales o anuales. Quizás sea lo que quieres conseguir a largo o corto plazo. Y en sí no está mal. El problema es que lo consideres un objetivo temporal.

Debes grabar a fuego estos dos conceptos, ya que tienen que ser tus objetivos implícitos durante todos los ejercicios. No siempre van de la mano ni se pueden conseguir los dos. Lo importante es, al menos, conseguir uno de ellos.

Y no, no son equivalentes ni van de la mano. No siempre el reducir costos se traduce en beneficios. Puedes reducir costos por un lado, pero que esto signifique aumentarlos por otro. Lo mismo al revés: puedes conseguir una manera de cumplir con tu objetivo de aumentar las ventas pero a la vez estar aumentando los costes, lo que hace que realmente no aumente el beneficio real.

5. Si vas a invertir, hazlo bien

Pongamos que lentamente has empezado a ver beneficios. Estás haciendo las cosas bien, el mercado va bien y empiezas a tener dinero disponible. Lo inteligente, en este caso, sería invertir. No hablamos de bolsa ni de acciones, hablamos en invertir en tu empresa.

Hay muchas maneras de hacerlo:

  • Invertir en personal – Puede ser una manera de acelerar procesos o dar descanso a tu personal actual
  • Invertir en formación – ya sea propia o de nuestro personal, añade valor a tus trabajadores y a la empresa
  • Invertir en infraestructura – Más comodidad, mejor imagen y menos gastos
  • Invertir en modernizar la empresa – Siempre necesario para estar al día de las últimas tecnologías y descubrir cómo pueden facilitarnos el trabajo
  • Invertir en agilizar procesos de producción – una fantástica manera de reducir costes y amortizar rápidamente la inversión.

Analiza tu situación, y piensa qué inversión le conviene más a tu empresa.

6. Nunca pierdas de vista el mercado

Los mercados son como una jungla: uno nunca puede relajarse. Cuando piensas que tienes todo bajo control, te descuidas un segundo y aparecen miles de competidores. Con mejores precios, mejores productos, mejor atención, etc.

Aunque creas que tu producto es único, siempre puede aparecer alguien con una versión mejorada. Es necesario que siempre mires el mercado y la competencia para actuar a tiempo.

Si el mercado en el que te mueves es estacional, además deberás prestar especial atención a esto.

Encuentra el patrón de cuando empieza la “temporada alta” y cuando no. Salvo que vendas tanto en los meses buenos que puedas aguantar durante todo el año, busca estrategias para incentivar las ventas en los meses malos.

Evalúa cómo está el mercado, si tu producto está perdiendo valor o tiene un precio muy elevado. Evalúa la competencia, cómo está actuando, que valoran los clientes, que puedes dar que ellos no tengan.

Una vez que tengas todo bajo control, podrás anticiparte y estar siempre un paso por delante. Haz que los demás sean quienes tengan que adaptarse a tus movimientos y no al revés.

7. Finanzas de la empresa y personal, asunto separado

A pesar de ser lo último, esto es quizás lo más importante. Te lo dirá cualquier persona a la que le preguntes y que sepa de este tema: debes aprender a separar las cuentas de la empresa de tu cuenta personal.

No es fácil. Recurrir a la cuenta de la empresa cuando necesitas un dinero extra es tentador.  Y ¿Por qué no? Al fin y al cabo es tu empresa. Pero hay mucho más detrás de este simple gesto.

Por un lado, todo gasto que hagas debe justificarse y quizás te encuentres con un problema contable en un futuro. Si bien hay cosas justificables, no todo lo es.

Por otro, esto afecta directamente a tu empresa. Puedes estar poniendo en riesgo los salarios, los pagos con proveedores, o un flujo de caja con el que contabas que ahora ya no está.

Pero también puede pasar lo contrario, tu empresa tiene necesidades y tiras de tus ahorros para costearlos. Puede funcionar bien una vez puntual, pero puede convertirse en costumbre y afectar a tu economía personal.

Gestionar bien una empresa implica saber diferenciar lo empresarial de lo personal, aunque todo sea de la misma persona. Si eres el director de la empresa, debes establecer un sueldo fijo, invariable, que no trastoque la economía de la empresa

Foto de  William Iven en Unsplash

Desde luego, si algo sacamos en claro de estos tips es que dirigir una empresa no es fácil. Por eso mismo, hay que hacerlo a conciencia y bien, de lo contrario es probable que nuestra PYME o empresa fracase.

Con esto no queremos decir que estos tips son una receta infalible para el éxito de tu empresa. Hay factores que podemos controlar y otros que escapan a nuestro poder.  Sin embargo, seguir correctamente estos tips puede ser una buena ayuda para ir por el camino correcto.

El control, el análisis y saber actuar a tiempo y tomar decisiones acertadas son clave para la gestión de empresas. Está en cada uno saber cómo hacerlo y sacar lo mejor de cada situación. No siempre nuestras decisiones serán acertadas, pero hay que saber reaccionar en caso de que las cosas no salgan como planeábamos.

Publicado en Managers Magazine. Post original aquí.

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¿Cómo analizar la rentabilidad de mi negocio? (6: Exprimiendo el Indice de Dupont)

Por Mariano Ramos Mejía

Dupont&Dupond

A traves de diferentes entregas, hemos analizado distintos enfoques que hacen al análisis de la rentabilidad de mi negocio. En la segunda de esas entregas, hacíamos referencia al Indice de Dupontutilizando como primer acercamiento la siguiente fórmula:

Formula Dupont

Y decíamos que el aporte del Indice de Dupont es la visualización clara de las distintas formas en que se genera esa rentabilidad en nuestro negocio, al relacionar sus dos componentes principales: la utilidad sobre ventas y la rotación de las ventas sobre los activos. Esta es solamente la puerta de entrada al estudio de las causas que provocan ese aumento o disminución de la rentabilidad. Sugerimos consultar ese post para mas detalle.

Hoy vamos a “exprimir” esta relación cómo si se tratara de  una muy jugosa naranja, profundizando los componentes de cada integrante de la fórmula, dando lugar a análisis complementarios que podrán utilizarse de acuerdo a las necesidades de cada caso, o si se quiere, a “investigarlo” cómo aquellos inolvidables personajes de Hergé, Hernández y Fernández (en idioma original Dupont et Dupond). Esperemos que con menos sobresaltos.

  1. La rentabilidad sobre ventas.

El primer componente del Indice de Dupont es la Utilidad Neta sobre las Ventas (Rentabilidad sobre Ventas). Al profundizar en los componentes de este índice nos encontramos con todo el análisis de los resultados de la empresa, sus ventas, los costos directos de venta, y gastos (de comercialización, de administración) y los resultados derivados de la manera en que la empresa obtiene y otorga financiación (resultados financieros) así cómo el efecto del impuesto sobre la renta (el costo último de tener resultados).

EfOperativa

 

Lo que estamos observando y analizando es la eficiencia operativa de nuestro negocio, que puede complementarse con análisis verticales del estado de resultados (componentes porcentuales de cada integrante del resultado en función de las ventas) u análisis horizontales (evolución del resultado entre distintos períodos anteriores e incluso con cifras presupuestadas, e incluso comparación de los componentes de ese resultado con otras empresas del mismo o diferente rubro). Recordemos que es importante en los casos de análisis comparativos, ya sea entre períodos o entre distintas empresas, la consideración de la inflación si resultara relevante (unidad de medida homogénea).

 

2. La rotación de los activos.

El segundo de los componentes del Indice de Dupont es la Rotación del Activo en función de las Ventas, que mide la eficiencia de la empresa en el uso de esos activos y en especial de su capital de trabajo. Al atender los componentes del índice encontramos precisamente ese capital de trabajo (activos circulantes o corrientes menos pasivos circulantes o corrientes) y los activos fijos o inmovilizados. Ya se ha mencionado la existencia de productos de alta rotación con márgenes de utilidad bajos, o de baja rotación con márgenes altos, lo que explica la naturaleza de los distintos negocios y las decisiones que deban tomarse en cada caso,

EfActivos

Resulta interesante el análisis de cada uno de los rubros integrantes de ese capital de trabajo en función de las rotaciones de sus rubros integrantes en función de las ventas (principalmente de los créditos por ventas, los bienes de cambio corrientes y los pasivos a corto plazo) lo que nos brinda información interesante sobre sus antigüedades relativas (días que se tarda en cobrar, días que se tarda en vender y días que se tarda en pagar).

De esta manera puede observarse claramente el efecto de las decisiones que se tomen en materia de la financiación otorgada a nuestros clientes, las políticas de administración de inventarios y la toma de financiación a corto plazo (principalmente bancaria y de proveedores.

Sobre el tema de Administración del Capital de trabajo y El plazo medio de cobranzas, sugerimos consultar los links que se indican en estos trabajos de Milagros Montell.

3. El “Efecto Palanca” o Leverage

El tercer componente del Indice de Dupont es la relación entre el Pasivo total de la empresa con su Patrimonio Neto (el capital aportado por los propietarios más los resultados acumulados no distribuídos). A este índice se lo denomina “Efecto Palanca” o Leverage (apalancamiento financiero o multiplicador del capital), que nos muestra de que forma se financian los activos (con Deudas o Pasivos, también denominado Capital de Terceros) o con Capital Propio.

El financiarse con Pasivos debe recordarse que tienen costos financieros asociados, lo que quiere decir que cuanto mayor sea la proporción de esa financiación, al aumentar ese costo financiero se afecta directamente la rentabilidad generada por los activos. En definitiva sirve de poco tener altos márgenes de ganancia, o una excelente rotación de los activos si al financiarse con terceros se pagan costos financieros que terminen absorbiendo esa rentabilidad generada por los activos.

EfPalanca

 

Es muy importante este componente del Indice de Dupont, dado que pone sobre la mesa el componente financiero de toda operación y sus costos asociados, aspectos sobre los que algunos empresarios, sobre todo los de pequeñas y medianas empresas, y los emprendedores en general no prestan adecuada atención

4. El Indice de Dupont, “completo”

Al integrar los tres componentes del índice en un solo gráfico, podemos observar la potencialidad de la perspectiva que nos brinda el Indice de Dupont, “completo”.

EfDupont

Puede verse como el análisis integra los principales indicadores con los que nuestra empresa está utilizando sus activos, su Capital Financiero y su palanca financiera, todos demostrativos del crecimiento económico de la misma, y nos ayuda a tomar decisiones orientadas a mejorarla identificando las fortalezas y debilidades de dicha estructura.

Finalmente, presentamos en la siguiente figura una relación reducida del Indice de Dupont, que muestra sus componentes en forma “reducida”.

EfDupontres

El análisis que hemos realizado puede parecer más complicado o “técnico” al mostrar las relaciones entre los distintos integrantes patrimoniales y de resultados. Sin embargo, esto no debe desalentarnos en nuestro trabajo porque es en el análisis de los pequeños detalles dónde encontraremos el aumento de la rentabilidad de nuestro negocio, y profundizaremos en el conocimiento de la estructura que lo genera.

Continuaremos con el tema de la Rentabilidad en próximas entregas.

De la misma serie:

Cómo analizar la rentabilidad de mi negocio. (1: Las perspectivas de la Rentabilidad)

¿Cómo analizar la rentabilidad de mi negocio? (2: El Indice de Dupont)

¿Cómo analizar la rentabilidad de mi negocio? (3: El tema de los costos)

¿Cómo analizar la rentabilidad de mi negocio? (4: El punto de equilibrio)

¿Cómo analizar la rentabilidad de mi negocio? (5: los precios de venta)

Indice de la serie “¿Cómo analizar la rentabilidad de mi negocio?”:

1: Las perspectivas de la Rentabilidad

2: El Indice de Dupont

3: El tema de los costos

4: El punto de equilibrio

5: Los precios de venta

6: Exprimiendo el Indice de Dupont

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