7 tips para llevar las finanzas de tu empresa o PYME

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Foto de Scott Graham en Unsplash

Según los datos generales, el número de PYMES en España en general ha aumentado un 0,21% respecto al año anterior. Sin embargo, si vamos a leer los números específicos, veremos que no es tan así.

El número de empresas pequeñas, sin asalariados ha aumentado y se ha mantenido firme durante todo el año.  Por el contrario, las pequeñas con asalariados, medianas y grandes ha sufrido un descenso importante este año,  aunque de a poco están empezando a recuperarse.

Hemos oído mucho a lo largo de los años que quienes realmente mantienen al país son las PYMES y es verdad. Sobre todo las pequeñas y medianas, son quienes crean empleo, enriquecen el tejido industrial del país y pagan impuestos para que todo pueda funcionar bien.

Sin embargo, también son las que más sufren con las crisis o vaivenes económicos. A menudo son llevadas por gente que no sabe manejar ni llevar una empresa. Simplemente se trata de gente que realiza una actividad y por cuestiones de números, se ha visto obligado a montar una PYME.

Es por esto que aquí os damos 7 tips clave que te ayudarán a manejar mejor las finanzas de tu  pequeña y mediana empresa.

1. Ten claras tus metas y cómo conseguirlas

No es obligatorio que sea a principio de año, pero si es recomendable. Al fin y al cabo, por mucho que queramos hacer otra cosa, el año fiscal es quien rige el calendario de las empresas.

Tienes que conocer bien a tu empresa y poner metas realistas. De nada sirve apuntar a la luna, si no hay manera de que puedas construir un cohete.  Además, si conoces a la perfección tu empresa, evitas posibles futuros problemas que puede arruinar tus planes.

Una vez que tienes claras tus metas, lo siguiente es crear un plan de acción para conseguirlas. Puedes ponerte plazos dependiendo de cuánto crees que tardarás. Ten en cuenta que en finanzas se trabaja mucho con análisis para calcular, pero hay factores que no podemos controlar.

Pon un plazo realista, no muy corto, pero tampoco muy holgado. No quieres estar presionado por un plazo difícil de cumplir, pero tampoco relajarte del todo por un plazo demasiado lejano.

2. Ten todo bajo control

Foto de Carlos Muza en Unsplash

De la mano con lo dicho anteriormente, es crucial que controles todos los aspectos de tu empresa. No solo debes conocer los activos y pasivos de tus finanzas, sino que también debes hacer un control periódico de estos.

No necesariamente debes encargarte de todo personalmente, puedes delegar en alguien en quien confíes. Lo importante es que no  le des la espalda a ningún concepto, por muy pequeño que te parezca. ¿No sabes sobre la materia? Infórmate, pide ayuda.

En este aspecto, una de las cosas importantes que debes conocer es el flujo de caja. Si no sabes de cuánto dinero dispones (o vas a disponer en un futuro)y de donde viene, es imposible que puedas, por ejemplo, pensar en gastarlo.

 

3. Un software puede ser tu mejor aliado

Antiguamente o sabías de contabilidad, o tenías que externalizar. Tener a alguien que te lleve las cuentas de tu empresa y te haga todos los trámites relacionados. Hoy en día eso ha cambiado, y mucho.

Cada vez son más las empresas que utilizan un software de contabilidad. Son el mayor as bajo la manga de muchas empresas que han visto simplificada su contabilidad y reducido costes.

No es necesario ser un experto ni mucho menos, con tener conocimientos básicos y una buena herramienta de contabilidad puedes realizar todos tus trámites, conocer tus finanzas y controlarlas. Con avisos y asistencia personalizados.

Mucha gente aún es reacia a informatizar los procesos, y es normal. Pero no hay nadie que, una vez que ha utilizado un software de contabilidad, haya vuelto atrás.

4. Reducir costos / Aumentar beneficios

Estos dos pilares quizás sean tus objetivos estacionales o anuales. Quizás sea lo que quieres conseguir a largo o corto plazo. Y en sí no está mal. El problema es que lo consideres un objetivo temporal.

Debes grabar a fuego estos dos conceptos, ya que tienen que ser tus objetivos implícitos durante todos los ejercicios. No siempre van de la mano ni se pueden conseguir los dos. Lo importante es, al menos, conseguir uno de ellos.

Y no, no son equivalentes ni van de la mano. No siempre el reducir costos se traduce en beneficios. Puedes reducir costos por un lado, pero que esto signifique aumentarlos por otro. Lo mismo al revés: puedes conseguir una manera de cumplir con tu objetivo de aumentar las ventas pero a la vez estar aumentando los costes, lo que hace que realmente no aumente el beneficio real.

5. Si vas a invertir, hazlo bien

Pongamos que lentamente has empezado a ver beneficios. Estás haciendo las cosas bien, el mercado va bien y empiezas a tener dinero disponible. Lo inteligente, en este caso, sería invertir. No hablamos de bolsa ni de acciones, hablamos en invertir en tu empresa.

Hay muchas maneras de hacerlo:

  • Invertir en personal – Puede ser una manera de acelerar procesos o dar descanso a tu personal actual
  • Invertir en formación – ya sea propia o de nuestro personal, añade valor a tus trabajadores y a la empresa
  • Invertir en infraestructura – Más comodidad, mejor imagen y menos gastos
  • Invertir en modernizar la empresa – Siempre necesario para estar al día de las últimas tecnologías y descubrir cómo pueden facilitarnos el trabajo
  • Invertir en agilizar procesos de producción – una fantástica manera de reducir costes y amortizar rápidamente la inversión.

Analiza tu situación, y piensa qué inversión le conviene más a tu empresa.

6. Nunca pierdas de vista el mercado

Los mercados son como una jungla: uno nunca puede relajarse. Cuando piensas que tienes todo bajo control, te descuidas un segundo y aparecen miles de competidores. Con mejores precios, mejores productos, mejor atención, etc.

Aunque creas que tu producto es único, siempre puede aparecer alguien con una versión mejorada. Es necesario que siempre mires el mercado y la competencia para actuar a tiempo.

Si el mercado en el que te mueves es estacional, además deberás prestar especial atención a esto.

Encuentra el patrón de cuando empieza la “temporada alta” y cuando no. Salvo que vendas tanto en los meses buenos que puedas aguantar durante todo el año, busca estrategias para incentivar las ventas en los meses malos.

Evalúa cómo está el mercado, si tu producto está perdiendo valor o tiene un precio muy elevado. Evalúa la competencia, cómo está actuando, que valoran los clientes, que puedes dar que ellos no tengan.

Una vez que tengas todo bajo control, podrás anticiparte y estar siempre un paso por delante. Haz que los demás sean quienes tengan que adaptarse a tus movimientos y no al revés.

7. Finanzas de la empresa y personal, asunto separado

A pesar de ser lo último, esto es quizás lo más importante. Te lo dirá cualquier persona a la que le preguntes y que sepa de este tema: debes aprender a separar las cuentas de la empresa de tu cuenta personal.

No es fácil. Recurrir a la cuenta de la empresa cuando necesitas un dinero extra es tentador.  Y ¿Por qué no? Al fin y al cabo es tu empresa. Pero hay mucho más detrás de este simple gesto.

Por un lado, todo gasto que hagas debe justificarse y quizás te encuentres con un problema contable en un futuro. Si bien hay cosas justificables, no todo lo es.

Por otro, esto afecta directamente a tu empresa. Puedes estar poniendo en riesgo los salarios, los pagos con proveedores, o un flujo de caja con el que contabas que ahora ya no está.

Pero también puede pasar lo contrario, tu empresa tiene necesidades y tiras de tus ahorros para costearlos. Puede funcionar bien una vez puntual, pero puede convertirse en costumbre y afectar a tu economía personal.

Gestionar bien una empresa implica saber diferenciar lo empresarial de lo personal, aunque todo sea de la misma persona. Si eres el director de la empresa, debes establecer un sueldo fijo, invariable, que no trastoque la economía de la empresa

Foto de  William Iven en Unsplash

Desde luego, si algo sacamos en claro de estos tips es que dirigir una empresa no es fácil. Por eso mismo, hay que hacerlo a conciencia y bien, de lo contrario es probable que nuestra PYME o empresa fracase.

Con esto no queremos decir que estos tips son una receta infalible para el éxito de tu empresa. Hay factores que podemos controlar y otros que escapan a nuestro poder.  Sin embargo, seguir correctamente estos tips puede ser una buena ayuda para ir por el camino correcto.

El control, el análisis y saber actuar a tiempo y tomar decisiones acertadas son clave para la gestión de empresas. Está en cada uno saber cómo hacerlo y sacar lo mejor de cada situación. No siempre nuestras decisiones serán acertadas, pero hay que saber reaccionar en caso de que las cosas no salgan como planeábamos.

Publicado en Managers Magazine. Post original aquí.

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Los problemas de crecer demasiado rápido

 

Desde casi el mismo momento de su fundación, Google se ideó como una empresa de crecimiento rápido. Se sentaron las bases desde el punto financiero para asimilar un aumento de las cifras de forma continuada durante muchos años. Pero esta forma de actuar no quiere decir que sea la idónea para todas las compañías, ya que muchas de ellas no están preparadas para soportarlo. Nos referimos concretamente a las pymes. En la mayoría de estas compañías un crecimiento excesivo tiene el riesgo de dejar obsoletos y sin utilidad a departamentos como personal, industrial y tecnológico.
Para evitarse problemas muchos emprendedores prefieren ir piano piano, incluso originando un par de años de parón para ser capaces de poner la empresa al día, que enfrentarse al reto que supone un excesivo incremento en los números. Y es que este tipo de crecimientos alocados suele requerir cambios en la plantilla, en las habilidades, en los procesos, etc. En definitiva, en casi toda la empresa. Ante esta situación, lo mejor es ser capaz de encontrar el ritmo que más nos interesa para nuestros propósitos, que no son otros que crear un negocio de futuro.

Con este objetivo, lo mejor para la mayoría de las pymes es conseguir un crecimiento moderado, ya que de esta forma se logran ventajas en el área de Recursos Humanos, como la de generar nuevos puestos de trabajo y dar la oportunidad a la plantilla de optar a un progreso laboral. Al mismo tiempo se evita tener que llevar a cabo importantes inversiones, es decir endeudarse, en campos como el tecnológico, o en las mismas oficinas.

 

Además de los cambios internos, los crecimientos desmedidos también tienen consecuencias en nuestros clientes. Para empezar, centrarse demasiado en los números implica una pérdida gradual de la capacidad innovadora. También se reduce la cercanía con el consumidor fiel, ya que lo único que interesa es aumentar el número de clientes. Y, por último, cae el nivel de detalle que se tiene en el trabajo en general, y en los productos o servicios en particular. ¿Exagerado? Para nada. Solo las firmas preparadas para incrementos de dos dígitos son capaces de aunar crecimiento y atención. Pero eso solo ocurre con aquellas que disponen de recursos financieros prácticamente ilimitados, lo que no es la situación del 99% de los negocios que tienen su sede en España.
¿Moraleja? Crecer por crecer no es inteligente. En cambio crecer para seguir siendo competitivo sí que es una buena jugada empresarial.

 

Una vez decidida la velocidad que queremos llevar para conseguir unos incrementos estables en el tiempo y que no dañen la estructura interna de la compañía toca decidir qué tipo de crecimiento es el que queremos tener. Por norma general, existen tres tipos de incentivos en este sentido. Tenemos el que se basa en los ingresos. Luego está el que se fija en la creación de beneficios. Y, por último, se encuentra el alza en innovación, tecnología y nuevos productos.

¿Cuál es el mejor de todos ellos? Los expertos aseguran que el más recomendable es el segundo. Pero siempre es necesario diferenciar si lo que se busca es beneficio neto, EBITDA (beneficio obtenido por nuestra actividad antes de impuestos y amortizaciones) y tesorería. ¿Qué es lo más aconsejable? Sin duda, el EBITDA. Se trata de lo que se gana con lo que se ofrece al cliente. Si esta partida aumenta, habrá sido porque la empresa ha sido capaz de vender un producto o servicio mejor, y a mejor precio. Es decir, su cumplimento habrá motivado también una mejora significativa de los procesos y de la partida de I+D+i del negocio.

Por dichos motivos, es aconsejable cuidarse ‘muy mucho’ cuando se quiere crecer, ya que, como hemos visto, no todo vale. A la larga es mucho mejor ir tacita a tacita que enfrentarse al reto interno y externo que supone un crecimiento desmedido. Muchos de estos últimos han muerto de éxito y eso es lo último que un emprendedor quiere.

Publicado en Asesores de Pymes. Post original aquí.

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