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El Presupuesto integral: los informes principales (tercera parte: el balance proyectado)

Por Mariano Ramos Mejía

Cómo hemos desarrollado en los post anteriores de esta serie, los informes principales que resultan del proceso de planeamiento cuantificado y desarrollado en el presupuesto integral son:

a) el presupuesto económico, con su visión de los resultados devengados en el período.

b) el presupuesto financiero, con la evolución y desarrollo del flujo de los fondos del proyecto (punto de vista del “percibido”)

c) el balance proyectado del que nos estamos ocupando en esta entrega.

El Balance Proyectado.

El desarrollo del Balance proyectado consiste en mostrar la situación patrimonial de la empresa al final del período considerado. Es, por lo tanto, la resultante de efectuar los distintos movimientos contables presupuestados en las diversas cuentas que lo componen.

El Balance proyectado es el modelo de estructura patrimonial y financiera, al que se arriba luego de desarrollar y cuantificar las situaciones surgidas de todo el Proceso de Planeamiento. Justamente por eso puede ( y debe) ser objeto de todas las mediciones mediante indicadores y otras herramientas disponibles (junto con el resto de los informes o presupuestos principales) para analizar el modelo en los aspectos de liquidez, endeudamiento, rentabilidad y estructura de financiamiento elegidos.

A continuación analizaremos el desarrollo y composición de los principales rubros, en conjunto, a modo de check list, con las relaciones con los movimientos observados en los ya desarrollados presupuestos económico y financiero:

a)     Caja y Bancos: el saldo al inicio (según último Balance real) más (menos) el superávit (déficit) resultante del Presupuesto Financiero para el período considerado.

b)     Créditos por Ventas: los saldos diferidos de cobranza de los respectivos Presupuestos de Ingresos por Ventas.

c)      Bienes de Cambio: en sus distintos rubros componentes, y como resultado de lo desarrollado en los respectivos Presupuestos de Niveles de inventario.

d)     Inversiones: de acuerdo con los datos contenidos en el Presupuesto de Inversiones y la evolución de los rubros integrantes del saldo inicial.

e)     Bienes de Uso: de acuerdo con la evolución de las cifras iniciales del rubro, y considerando las altas contempladas en el Presupuesto de Inversiones, las bajas que pudieran existir y las depreciaciones del período en función de los distintos presupuestos que las contemplen y que se encuentren reflejadas en el Presupuesto económico.

f)        Deudas: en los distintos rubros de Pasivo se considerarán los saldos diferidos de pagos de los distintos presupuestos de egresos.

g)     Capital social y Resultados acumulados al inicio del período: evolución de los saldos al inicio influenciados por los posibles aportes de capital o por la distribución de dividendos planeada.

h)      Resultado del ejercicio: resultado final del Presupuesto económico.

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El Presupuesto de Ventas

El Presupuesto de Ventas (continuación)

El Presupuesto integral: los informes principales (primera parte: el presupuesto económico)

El Presupuesto integral: los informes principales (segunda parte: el presupuesto financiero)

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El Presupuesto integral: los informes principales (segunda parte: el presupuesto financiero)

Por Mariano Ramos Mejía

Como comentamos en nuestro post anterior los informes principales resultantes del proceso del presupuesto integral son los siguientes:

  1. el presupuesto económico, que es justamente la visión desde el punto de vista de los resultados (contablemente desde el “devengado) y es, sencillamente, el estado de resultados proyectado.
  2. el presupuesto financiero, que, como visión necesariamente complementaria, muestra el flujo de fondos del proyecto (contablemente desde el “percibido”).
  3. el balance proyectado, que muestra la situación final de los recursos del plan y sus fuentes como el objetivo final a alcanzarse.

En esta entrega nos ocuparemos de desarrollar el presupuesto financiero.

Presupuesto financiero.

El presupuesto financiero, también denominado Cashflow, reúne el resultado de la información contenida en los Presupuestos de Ingresos y Egresos, determinando con apertura de los distintos períodos considerados en el mismo los excedentes (superávit) o faltantes (déficit) de fondos previstos para dicho período. Lo que acabamos de describir no es mas que el flujo de fondos del proyecto, visión complementaria de la desarrollada en la confección del presupuesto económico o estado de resultados proyectado.

Debe subrayarse una vez mas que el presupuesto financiero no es una visión aislada ni diferente sino complementaria de la presentada por el presupuesto económico dado que es la natural consecuencia del mismo al analizar los movimientos de fondos generados por dicho presupuesto. Es decir pueden construirse flujos de fondos o pequeños presupuestos de fondos de caja aislados, pero no son estos el presupuesto financiero al que nos referimos, dado que este surge necesariamente de toda la construcción del plan estratégico y su cuantificación mediante el presupuesto integral.

Haciendo jugar en la evolución de estos movimientos de fondos el Saldo inicial de Caja y Bancos, se obtienen los saldos acumulados de fondos al final de cada período (que son los saldos finales de las cuentas que se observan en el Balance proyectado).

Como todo presupuesto, permite anticipar los efectos y tomar decisiones anticipadas, en este caso referidas puntualmente a:

  1. administración del capital de trabajo (rotación de créditos, rotación de bienes de cambio, liquidación de activos ociosos o de baja rotación)
  2. colocación de excedentes en inversiones a corto plazo, a fin de obtener un interés por los mismos, elección anticipada de inversiones que resulten mas atractivas y/o de mejor rendimiento, etc.
  3. análisis de las posibilidades de obtener financiación externa (sea de bancos, proveedores, etc) para cubrir los déficit de fondos presupuestados.
  4. decisiones anticipadas en cuanto a las posibilidades y consecuencias de financiarse con capital propio o de terceros.

A continuación describimos el contenido de los presupuestos de ingresos y egresos que conforman la base y el detalle del presupuesto financiero.

Presupuesto de ingresos.

Detalla los siguientes conceptos:

  1. Ingresos provenientes de las ventas: determinados en función del Presupuesto de Ventas (primera parte del presupuesto económico) así cómo de las condiciones de venta presupuestadas, y haciendo jugar el movimiento de saldos iniciales y finales de la cuenta Créditos por Ventas.
  2. Ingresos provenientes de la cobranza de los Documentos a cobrar al inicio del período presupuestario, analizados por su vencimiento.
  3. Todo otro ingreso de fondos considerado para el período que se está presupuestando y que no esté incluido en los puntos anteriores.

Presupuesto de egresos.

Detalla todos los egresos correspondientes a los rubros de Pasivos existentes al inicio del período presupuestario, de acuerdo a sus vencimientos, como ser

Deudas Comerciales

Deudas Bancarias y Financieras

Deudas Sociales

Deudas Fiscales

Otras Deudas

También incluye todos los movimientos de egresos de fondos derivados de los distintos conceptos desarrollados en los diversos presupuestos, discriminados por fecha de pago:

Proveedores de materias primas y materiales

Proveedores de mercadería de reventa

Proveedores de servicios y otras compras

Remuneraciones al personal y sus cargas sociales

Impuestos

Alquileres

Comisiones

Intereses

Honorarios

Dividendos

Inversiones

Otros egresos.

Continuaremos el análisis de los informes principales del Presupuesto Integral con el desarrollo del Balance Proyectado.

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El Presupuesto integral: los informes principales (primera parte: el presupuesto económico)

Por Mariano Ramos Mejía

Cómo hemos descripto en este otro post, todos los presupuestos parciales van integrándose en el esquema del Presupuesto integral para dar lugar a los tres informes principales que arroja la cuantificación de toda la planificación efectuada. Esos informes principales son:

  1. el presupuesto económico, que es justamente la visión del plan desde el punto de vista de los resultados (contablemente desde el “devengado) y es, sencillamente, el estado de resultados proyectado.
  2. el presupuesto financiero, que, como visión necesariamente complementaria, muestra el flujo de fondos del proyecto (contablemente desde el “percibido”).
  3. el balance proyectado, que muestra la situación final de los recursos del plan y sus fuentes como el objetivo final a alcanzarse.

Presupuesto económico.

El presupuesto económico, o estado de resultados proyectado es el resultante de la compilación de todos los datos contenidos en los presupuestos parciales que se han descripto hasta ahora. Mediante el presupuesto económico se sigue la evolución y el análisis de las desviaciones del negocio proyectado.

La estructura del mismo es la siguiente, y, como puede verse tiene el formato del estado de resultados (también conocido habitualmente como de pasos múltiples):

Ventas netas

Menos: Costo variable de Ventas

Igual:   Resultado bruto

Menos:  Costos Variables de ventas

Igual:   Contribución marginal

Menos:   Costos Fijos

Igual:   Resultado antes de intereses e impuestos

Mas / menos:  Resultados financieros

Igual:   Resultado operativo

Mas / menos:  Resultado no operativo

Igual:   Resultado antes de impuestos

Menos:  Impuesto a las ganancias

Igual:   Resultado Neto

El esquema que se ha presentado sigue la metodología del Costeo Directo (o Costeo Variable), es decir que separa los costos variables de los costos fijos, por considerar que es el la mejor manera de analizar los resultados para la toma de decisiones, pero puede presentarse también siguiendo la metodología del Costeo por Absorción (o Costeo Completo).

Cuando hablamos de costos variables nos referimos a los relacionados con la actividad -las ventas- (tanto los directos y variables sobre ventas – materia prima, mano de obra y otros costos variables – ) como los indirectos pero variables con respecto a las ventas, cómo los impuestos sobre las ventas o los ingresos). En definitiva, la lista incluye:

  1. Impuesto a los ingresos brutos y similares.
  2. Fletes y acarreos.
  3. Comisiones de los vendedores y sus cargas sociales.
  4. Otros costos variables de ventas.

Los costos fijos (como suma de todos los costos de esta naturaleza ya sean de producción, administración, logística, y comercialización) nos muestran la estructura que sostiene el proyecto. El total surge del presupuesto de Costos Fijos que es el resumen de los totales de los presupuestos de costos fijos de Producción, Comercialización y Administración. Consiste básicamente en el detalle de los Costos Fijos aprobados por cada centro de costos, con apertura de conceptos y períodos involucrados. La responsabilidad por su confección está a cargo de cada uno de los encargados de los centros de costos involucrados y posteriormente es compilado por el Sector o Equipo responsable de la elaboración del Presupuesto integral.

Por último, y por su naturaleza especial, se separan los resultados de conceder y utilizar financiación (los resultados financieros).

Comprende la proyección de los resultados financieros en los períodos considerados, resultantes de aplicar la tasa de interés proyectada a los movimientos de obtención y concesión de financiación. Esto es así porque no dependen directamente de la operación si no solamente de las decisiones de financiación elegidas y deben ser analizadas por separado.

Es sumamente importante distinguir en el esquema presentado la zona superior (hasta la Contribución Marginal) que es la verdadera generadora de los resultados de la empresa. Hablamos de la Mezcla de Ventas, es decir el análisis de los contenidos y la evolución de las Ventas menos sus costos variables, o sea, la contribución marginal (por producto, zona geográfica, cliente, vendedor y cualquier otra clasificación que resulte relevante para el caso en particular).

El análisis de la Mezcla de Productos (ya sea la mezcla presupuestado como la que surge de la operación – la mezcla real) se facilita mediante el uso de herramientas ad hoc como la Matriz de Posicionamiento de Productos – Negocios, que presentamos en este otro post.

Continuaremos el análisis del Presupuesto Integral con el desarrollo del Presupuesto Financiero.

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El Presupuesto de Ventas (continuación)

Por Mariano Ramos Mejía

¿Qué es lo que venden los vendedores? Es una pregunta que me gusta formular en los seminarios con empresarios. A preguntas obvias, respuestas obvias: los vendedores venden productos.

Pero no, no venden productos (o por lo menos no venden solamente productos). Ah, entonces venden calidad, venden servicio, venden satisfacción al cliente… y seguimos.

Y es probablemente cierto que los vendedores vendan todas esas cosas, pero ante todo lo que deben vender es rentabilidad (o contribución marginal, la diferencia entre el precio de venta y su costo variable).

En caso contrario, en poco tiempo nos quedaremos sin negocio.

Lo que es claro es que los vendedores no venden unidades físicas, o mejor dicho, eso es lo menos importante si se enfocan solamente en cantidades y no en rentabilidades. Quien vende cantidades es capaz de hacerlo con descuentos o condiciones que no serán soportados por la rentabilidad de la empresa.

Justamente por eso son necesarios y acompañan al Presupuesto de ventas los presupuestos parciales que tratamos en este post, y que detallan en conjunto con él las características y conformación de la mezcla de productos que son la base de la rentabilidad empresaria (veáse también la Matriz de Posicionamiento de Productos / Negocios).

Esos presupuestos son:

Presupuesto de Costo de Ventas.

Incluye la definición del sistema de costeo elegido para la determinación del resultado y también la definición de las políticas de stock determinadas en los correspondientes presupuestos de niveles de inventarios.

Asimismo es el resultante de los costos de adquisición y/o producción determinados en los correspondientes presupuestos de compras y producción.

Presupuesto de Niveles de inventario.

El presupuesto de niveles de inventario deja constancia de las políticas de stock adoptadas en el modelo de Planeamiento por la Dirección de la empresa.

Muestra el nivel de inventarios de cada uno de los distintos depósitos de Bienes de Cambio al inicio del período presupuestario (materias primas y materiales, mercadería de reventa, productos en proceso, productos terminados, etc), el Presupuesto de Ventas (es decir los consumos de dichos inventarios en unidades, y los niveles al final de cada período considerado.

Asimismo indica los lotes óptimos de compra de elementos como mercadería de reventa y materias primas y los insumos de producción necesarios en los restantes: productos terminados y productos en proceso de elaboración.

Su valorización se hace sobre la base de los costos estándares variables elegidos.

Se elaboran presupuestos de niveles de inventario para cada uno de los rubros integrantes de los Bienes de cambio: Productos terminados, Mercadería de reventa, Productos en curso de elaboración y Materias primas y materiales.

Presupuesto de Producción y de Costo estándar variable de fabricación.

El presupuesto de producción en volúmenes físicos de cada período es el resultado de proyectar en unidades la existencia al inicio y restarle la venta y la existencia final de productos terminados.

Este presupuesto, cuya responsabilidad de elaboración corresponde al área de Fabricación, se descompone de acuerdo al método utilizado para el costeo en presupuestos de insumos parciales, especialmente

a)     Insumos de materias primas

b)     Insumos de mano de obra

c)      Insumos de gastos variables de fabricación.

A partir de todos ellos se desarrolla el Presupuesto de costo estándar variable unitario de fabricación con el que se valorizan los movimientos en unidades, determinando el Costo Estándar Variable de Fabricación de los Productos Vendidos, que se detalla en el Presupuesto de Costo de ventas.

Presupuesto de Compras.

El presupuesto de compras refleja las adquisiciones de:

a)     Materias primas y materiales, sobre la base de los insumos necesarios requeridos por la producción y de los presupuestos de niveles de inventario.

b)     Mercaderías de reventa, tomando como base los presupuestos de ventas de las mismas y los respectivos presupuestos de niveles de inventario.

En todos los casos se aconseja el mayor detalle y apertura posible por tipo de producto, área geográfica de compra, etc., y mostrando cantidades a ser compradas, su precio unitario y total, fechas previstas para la entrega y condiciones para su pago.

Asimismo de acuerdo a las condiciones de compra podrán elaborarse los respectivos presupuestos de pagos a proveedores.

Continuaremos con el análisis del Presupuesto en próximas entregas.

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El Presupuesto de Ventas

Por Mariano Ramos Mejía

El presupuesto de ventas constituye la base para el desarrollo del Presupuesto integral. La responsabilidad por su desarrollo y elaboración así como por su posterior cumplimiento y explicación de los desvíos de los resultados reales contra los presupuestados está a cargo de la Gerencia Comercial.

Este presupuesto está integrado básicamente por los siguientes tres elementos:

a)     Unidades a vender (resultado del pronóstico de ventas realizado por el área comercial, y clasificado de acuerdo a las necesidades específicas de cada empresa: por producto y familia de productos, por tipo de cliente, por zona geográfica, ventas en el mercado local y en mercados de exportación, por vendedor o equipo de ventas, etc.)

b)     Precio unitario (lo que implica la definición de la política de precios, su eventual ajuste en el tiempo, las políticas de descuentos y bonificaciones sobre ventas, políticas especiales para mercados diferenciales, etc.)

c)      Ventas totales, resultante de multiplicar las unidades (a) por el precio unitario (b).

Como puede observarse es de conformación aparentemente sencilla, pero justamente de su explosión de su detalle es posible observar y analizar en profundidad la mezcla de negocios/ productos de la empresa, lo que resulta fundamental para el análisis del resultado económico de la empresa y se realiza mediante la confección de la Matriz de Posicionamiento de Productos / Negocios que pueden estudiarse en el link resaltado.

Para el desarrollo y elaboración del Presupuesto de Ventas es necesario realizar el pronóstico de ventas: el análisis de las tendencias históricas de ventas y el de las perspectivas futuras de los mercados hacia los que se dirijan nuestros esfuerzos de ventas.

Asimismo una adecuada apertura del Presupuesto de Ventas permite ver los efectos del modelo a desarrollar sobre los siguientes aspectos:

a)     Política de precios y de descuentos. (Sobre el particular sugerimos la lectura de El “Metro Patrón” para la fijación de precios).

b)     Ventas en el mercado interno y ventas de exportación, con apertura de países destino y mezcla de productos a ser exportados.

Por todo esto es importante que refleje la mayor apertura posible en lo relativo a su composición por:

a)     Negocio o producto.

b)     Producto, familia o línea de producto.

c)      Canales de distribución.

d)     Tipo de clientes.

e)     Zona geográfica.

f)      Vendedores.

Y toda otra referencia que se considere relevante para identificar cómo, dónde y cuándo se hará la venta y el responsable directo de la misma.

Continuaremos con el análisis del Presupuesto en próximas entregas.

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El Presupuesto Integral

Por Mariano Ramos Mejía

Se denomina Presupuesto Integral al conjunto de presupuestos operativos, que, de acuerdo a las características propias de la empresa sobre la que se esté planificando, permiten elaborar los presupuestos principales (Presupuesto Económico, Presupuesto Financiero y Balance Proyectado) así cómo el Presupuesto de Inversiones requeridas por el plan.

Justamente se lo llama integral por mostrar la articulación y las relaciones entre los distintos cálculos presupuestados, dejando sentadas las bases sobre las que oportunamente deberá realizarse el Control de Gestión y cumplimiento del Plan. También es una forma de diferenciarlo de los presupuestos aislados que puedan realizarse (desde un pronóstico de ventas hasta un cashflow), que justamente por ser individuales no permiten visualizar la cuantificación del plan estratégico como conjunto.

De alguna manera el presupuesto integral también es una guía para recorrer el mapa estratégico y aprender más de nuestra propia realidad y los distintos elementos que la componen, lo cual resulta imprescindible por ejemplo en el caso de empresas pequeñas y medianas, que generalmente se relacionan con una sola visión de la realidad (la producción o la venta en la mayoría de los casos) descuidando otros aspectos que les son fundamentales (la financiación y la inversión).

Presentaremos una estructura del Presupuesto Integral que es a grandes rasgos la siguiente, la cual si bien es bastante representativa, no pretende ser taxativa, dependiendo de la estructura de negocios y la naturaleza de la empresa que se trate:

a)     Presupuesto de Ventas

b)     Presupuesto de Costo de Ventas.

c)      Presupuesto de Niveles de inventarios (de productos terminados, de mercadería de reventa, de productos en proceso y de materias primas y materiales)

d)     Presupuesto de Producción y de Costo estándar variable de fabricación.

e)     Presupuesto de Compras (de materias primas y materiales, de mercadería de reventa).

f)        Presupuesto de costos variables de ventas.

g)     Presupuesto de costos fijos.

h)      Presupuesto de resultados financieros.

i)        Presupuesto de ingresos.

j)        Presupuesto de egresos.

Como resultado de la articulación de todos estos presupuestos parciales se obtendrán los presupuestos principales que mencionamos mas arriba:

a)     Presupuesto económico (o Estado de resultados proyectado).

b)     Presupuesto financiero.

c)      Balance proyectado.

d)     Presupuesto de Inversiones (o Estructura, como lo llamamos en otro trabajo).

En futuros post iremos analizando cada uno de estos presupuestos y su articulación y relación con el conjunto.

Continuaremos con el análisis del Presupuesto en próximas entregas.

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