Etiqueta: Productividad personal

Definición de “hábito” por Stephen Covey

Por Esteban Raposo Gómez

Uno de los libros que me gustaría meterme bien en la cabeza es “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, una famosa obra de Stephen R. Covey del que se han vendido más de 15 millones de ejemplares en todo el mundo. Al principio de este best seller, antes de entrar en materia, se dedica un capítulo a proporcionar al lector un panorama general de los siete hábitos, y al dar esa visión de conjunto, se define lo que es un hábito. tenemos, en primer lugar, una definición “corta”, que literalmente dice:

Los hábitos son factores poderosos en nuestras vidas. Dado que se trata de pautas consistentes, a menudo inconscientes, de modo constante y cotidiano expresan nuestro carácter y generan nuestra efectividad… o inefectividad.

Y en una definición más amplia y jugosa, para la que Covey utiliza como ejemplo el hábito de escuchar: el hábito es la intersección de tres elementos:

  • conocimiento
  • capacidad
  • deseo

Conocimiento.  Saber que hacer y por qué. Puede que en mis conversaciones hable mucho y no escuche nada y esté tan tranquilo, sin ni siquiera saber que necesito escuchar más. Tener el conocimiento de que debo incorporar una nueva pauta de conducta a mi vida cotidiana es el primer elemento del hábito.

Capacidad. Saber como hacer. Si ya he notado la necesidad de escuchar, puede que aún no sepa como hacer para escuchar realmente a la otra persona.

Deseo. Querer hacerlo. Si sé que tengo que escuchar, y se como hacerlo pero no quiero hacerlo… simplemente no podré desarrollar el hábito.

Podemos cambiar y crecer actuando sobre nuestros hábitos, pero para tener éxito en el proceso, debemos trabajar cada uno de los tres elementos mencionados.

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Cómo manejar las finanzas personales en tiempos de crisis

por Santiago Bulat

  1. Crisis. Escribir sobre crisis no es algo nuevo en la Argentina; más bien es todo lo contrario, porque ya son parte de nuestra normalidad. Por A o por B cada diez años en promedio nuestro país vuelve a caer en una crisis profunda, de mayor o de menor magnitud, de mayor o de menor duración y desatadas por diferentes motivos. Lo cierto es que no podemos controlar los fenómenos macroeconómicos que nos acechan y, casi con seguridad, nos tocará padecer varias crisis más de las cuales no seremos responsables, pero sí actores principales. Solo podemos reducir la incertidumbre en lo que está a nuestro alcance.
  2. Ingresos. Hay ciertos comportamientos de la economía que difícilmente no estén presentes en cualquier tipo de crisis que conocemos: una caída en el nivel de empleo y una contracción en los ingresos reales. Probablemente, este sea el punto más difícil para tratar porque, por más que tomemos decisiones en pos de conseguir nuevos o mayores ingresos, es muy difícil ir contra la corriente de una economía que se contrae y restringe la demanda agregada de la población. Sin embargo, todas las crisis tienen su fin y lo importante es surfearlas para salir lo mejor posible. Por ejemplo, si presto algún servicio o vendo un bien, puedo fidelizar a los clientes al ofrecer cierta “paciencia” en los pagos, pensar en sostener una relación de largo plazo, sin aumentar comisiones o costos, otorgando condiciones favorables para que ambas partes puedan ser socios en la mala pasada que juega la economía y salir a flote juntos, dado que la relación entre cliente y proveedor se retroalimenta.
  3. Gastos. Partiendo del hecho de que mejorar ingresos será algo difícil de lograr, poner el ojo en nuestros gastos siempre resulta más efectivo. Hay tres tipos de gastos: los fijos, los móviles y los hormiga. Los primeros son los más difíciles de cortar (alquiler, expensas, seguros, impuestos, servicios, prepaga, educación, etcétera), aunque hay casos negociables. Si bien algunos valores dependen de decisiones del Gobierno, también es cierto que quienes ofrecen un servicio privado no querrán perder clientes e intentarán sostenerlos. Por eso, los seguros, los alquileres, las cuotas de educación pueden negociarse cuando la caída de la economía es generalizada, o por lo menos, puede suavizarse el impacto de esos gastos solicitando planes de pago, descuentos o cuotas. Por otro lado, los de más fácil acción son los gastos “hormiga”: son los que están de más, por un tema exclusivamente de placer y resultan en realidad prescindibles. Estos gastos parecen insignificantes por ser montos individualmente pequeños, pero terminan siendo abultados a fin de mes. Por último, vale hacer foco en los gastos variables, que siempre están pero no son siempre iguales: supermercado, actividades de ocio, transporte, entre otros.
  4. Deuda. Las deudas son como las mentiras: si crecen, son difíciles de sostener. La clave en momentos en los que nuestro ingreso puede verse afectado es refinanciarlas, teniendo como objetivo reducir los compromisos pero sin dejar nunca de abonarlos, porque se seguirían sumando intereses y se complicaría la situación futura para tomar nueva deuda. La clave es revisar los planes de pagos con el prestamista, buscando bajar el costo financiero total y tratando de suavizar el monto en el programa de repagos.
  5. De surfear se trata. Esto es un desafío que, si no nos encuentra preparados de antemano, puede llevar a tomar decisiones desesperadas y, por ende, malas. El análisis cotidiano sobre nuestros gastos nos permitirá proyectar hacia adelante las necesidades que tenemos y cuán posible será afrontar los compromisos. Hay muchas aplicaciones móviles que podemos utilizar para controlar todas las categorías de nuestros gastos, ingresos e incluso hasta ahorrar. A surfear la ola.

Publicado en La Nación. Post original aquí.

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La ley de Pareto y su aplicación a la productividad

por Martín Ayala

En notas anteriores hablamos sobre productividad. Si no leíste dichas notas te invito a que lo haga aquí: 6 sugerencias para aumentar la productividad y La matriz de Stephen Covey.

Hoy quiero hablarte de la ley de Pareto, que también es conocida como la ley del 80-20. La misma puede enunciarse de distintas maneras pero aplicada a resultados podríamos describirla así:

El 80% de los resultados proviene del 20% del esfuerzo

Podrías cambiar la manera de enunciar este principio según el tipo de trabajo que realices. Podrías por ejemplo decir que el 80% de los ingresos proviene del 20% de los productos o del 20% de los clientes, que el 80% de los errores en un software se encuentra en un 20% del código, etc.

Si aplicamos este principio podemos mejorar nuestra productividad. Para esto lo primero que debemos hacer es encontrar nuestro 20% más productivo.

¿Cuál es tu 20% de las tareas que produce el 80% de los resultados?

Me gustaría que te tomes un momento para hacer este análisis. Una vez que lo hayas hecho, el mismo puede darte ideas interesantes para mejorar tu productividad.

Dentro del 80% que no te produce los mejores resultados, ¿qué tareas podés delegar, eliminar o por lo menos dedicar menos tiempo a realizaras?

Al disminuir estas tareas y al aplicar las sugerencias para ser más productivo que te presenté previamente, vas a poder hacer más del 20% de las tareas que te producen el 80% de los resultados.

Por ejemplo, si tenés 10 clientes y 2 de ellos te producen el 80% de las ganancias, algunas opciones podrían ser:

  • Buscar generar nuevos negocios con los dos clientes que producen el 80% de las ganancias
  • Considerar eliminar o disminuir el tiempo de dedicación a alguno de los clientes que producen en total el 20% de las ganancias
  • Buscar nuevos clientes similares a los dos clientes que me generan más ingresos

La regla del 80-20 también puede aplicarse a la administración del tiempo para dar prioridad a las tareas que producen los mayores resultados. En las sugerencias para ser más productivos te sugerí comenzar el día con la tarea más importante. Dicha tarea debería ser parte del 20% que genera el 80% de los resultados.

Este principio complementa a la matriz de Stephen Covey, y debe aplicarse de manera permanente.

Saludos

Martín

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La falacia de la planificación o por qué empezamos tareas que nunca acabamos

por Miguel Ayuso

A la hora de planificar lo que tardamos en hacer una tarea prima siempre el escenario más optimista, y es algo que provoca infinitos retrasos.

No es fácil estimar cuánto tiempo te llevará completar una tarea dada. / Pixabay

Es uno de los errores más habituales, tanto en la empresa como entre los autónomos. Aceptamos más tareas de las que podemos abarcar, con tiempos que no podemos cumplir, no solo por quedar bien con clientes y jefes, sino también porque somos demasiado optimistas al calcular lo que cuesta concluir una tarea dada.

Esto es un problema gordo a la hora de repartir el trabajo y realizar las entregas convenientemente, lo que tiene un impacto económico directo, pero también sobre la salud del trabajador, que puede llegar a vivir eternamente estresado, trabajando con plazos nada realistas.

Se trata este de un fenómeno bien conocido, y que tiene incluso un nombre entre los estudiosos de la psicología y el ‘management’: la falacia de la planificación.

“Es algo tan profundo [de nuestra naturaleza] que puedes saber sobre ello e, incluso, entender el principio, y seguir cometiéndolo”, explica en ‘The New York Times’ Greg McKeown, autor de ‘Esencialismo’ (Aguilar).

Somos demasiado optimistas

Hay diversas razones que explican el fenómeno. A la hora de planificar lo que tardamos en hacer una tarea prima siempre el escenario más optimista, y no tenemos en cuenta una serie de contratiempos que pueden ocurrir y ocurren –enfermedades, problemas con los proveedores, la aparición de nuevas tareas más urgentes…–, pero, además, solemos hacer una interpretación inadecuada del propio desempeño. En general, valoramos de forma demasiado positiva nuestras propias capacidades.

A esto hay que añadir que el hecho de empezar nuevas tareas funciona como una recompensa en nuestro cerebro, por lo que siempre nos apetece más hacer algo novedoso que terminar lo que ya hemos empezado. Es una de las principales razones por las que tendemos a procrastinar, esto es, a postergar la realización de tareas.

No podemos aceptar cualquier trabajo sin saber cuánto nos va a costar acabarlo. / Pexels

Cuando la consecución de una tarea se retrasa, la emoción que conlleva el inicio de esta se desvanece. Es la pescadilla que se muerde la cola: tendemos a acumular tareas inconclusas, que abandonamos en favor de otras nuevas que no llegamos a completar.

No es fácil romper este círculo vicioso, pero es posible si nos obligamos, de forma sistemática, a calcular el coste real que implica terminar cualquier tarea, incluyendo también las posibles contingencias.

Multiplica por tres

En opinión de McKeown la mejor forma de estimar el tiempo que realmente cuesta finalizar una tarea es multiplicar por tres lo que crees vas a tardar. Por supuesto, hay métodos más sofisticados para realizar la planificación, pero el consultor asegura que, pese a que parezca excesiva, esta regla funciona bien y permite hacer estimaciones realistas sin complicarnos la vida. Además, a diferencia de un retraso, un adelanto siempre es bien recibido por uno mismo y por los clientes.

Esto, sobre todo en el caso de los autónomos, es muy útil para saber qué trabajos merece la pena aceptar y cuáles no, pero una vez que comiences a hacer una tarea dado, es importante realizar un seguimiento para no retrasarse más de la cuenta y, mucho menos, abandonar esta.

En este sentido nuestro mayor enemigo es un perfeccionismo excesivo. El no poder alcanzar el estándar irrazonable que nos fijamos en un principio es la razón principal por la que renunciamos a las cosas. Así que, antes de plantearse el inicio de una tarea, además de pensar cuánto nos va a llevar completarla, debemos definir qué consideramos completarla con éxito. Nadie ganada nada prometiendo resultados poco realistas, algo que lleva a perder tiempo y dinero a todo el mundo y la razón por la que existen siempre sobrecostes y retrasos.

Todos podemos cometer errores cuando realizamos trabajos por primera vez, pero la experiencia nos dará una idea fiable de lo que exige cada actividad, al que es ideal añadir un tiempo extra, pensando en cualquier contratiempo que tengamos que aportar. Esto evita malentendidos y mucha frustración.

Publicado en La Información. Post original aquí.

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El reto de teletrabajar de manera efectiva

Por José Miguel Bolívar

«Trabajar con éxito desde casa es una habilidad, como programar, diseñar o escribir. Se necesita tiempo y compromiso para desarrollar esa habilidad, y la cultura tradicional de la oficina no nos da ninguna razón para hacerlo».  Alex Turnbull

Teletrabajar de manera efectiva es una competencia

La palabra «trabajar» tiene un significado distinto según hablemos de trabajo del conocimiento o de trabajo manual. En el primer caso, «trabajar» está asociado a lo que haces —al margen de dónde lo hagas— mientras que, en el segundo, «trabajar» está asociado al lugar al que tienes que ir para hacer tu trabajo.

Por su propia naturaleza, una de las características del trabajo del conocimiento es que es innecesario —y más aún con los medios actualmente disponibles— coincidir en el tiempo y en el espacio con otras personas para lograr resultados.

Un error muy común es pensar que trabajar de forma remota es —salvando las obvias diferencias —muy parecido a hacerlo desde la oficina, cuando lo cierto es que se trata de formas de trabajo distintas que a su vez requieren competencias distintas.

Cuando esto no se entiende, el teletrabajo se convierte en una pesadilla, ya que teletrabajar mal amplifica y agrava las disfunciones existentes en el trabajo presencial.

También hay que tener presente que para ser una persona efectiva —en este nuevo entorno o en cualquier otro— necesitas cambiar una serie de comportamientos y que esto requiere un proceso de transformación que exige esfuerzo, paciencia y compromiso por tu parte.

Una oportunidad para mejorar

Empezar a teletrabajar de manera habitual ofrece una ocasión fantástica para reevaluar tus hábitos de trabajo, corregir errores e incorporar buenas prácticas.

Algo a tener en cuenta al empezar es que la tecnología es simplemente un medio para tu efectividad. Dale solo, por tanto, la importancia que tiene y tómatelo con calma. Puede que lleve un tiempo que todo funcione como esperas y sepas gestionarlo con fluidez.

Lo realmente importante es analizar qué haces actualmente para, a partir de ahí, decidir qué seguir haciendo, qué dejar de hacer, qué evitar hacer y qué empezar a hacer.

Qué hay que seguir haciendo

Teletrabajar es distinto de continuar la jornada laboral en casa o de trabajar ocasionalmente en vacaciones. Aunque esto es obvio, a menudo se olvida o se pasa por alto. Es cierto que teletrabajar conlleva flexibilidad horaria, pero también tendrás que estar ocasionalmente disponible para interaccionar con otras personas.

Por eso, la buena práctica al teletrabajar es mantener rutinas similares a las que sigues cuando vas a trabajar físicamente a la oficina en lo que se refiere a horarios o cuidar tu apariencia.

Qué hay que dejar de hacer

Teletrabajar te brinda una ocasión inigualable para dejar a un lado malas prácticas, como vivir pendiente del email, el teléfono o las aplicaciones de mensajería (llámense Teams, Hangouts, WhatsApp o cualquier otra). Comprueba estas herramientas con la frecuencia necesaria, pero el resto del tiempo siléncialas y asegúrate de dedicar bloques de tiempo continuo a tu trabajo.

Otra buena práctica productiva es dejar de pasarte el día en reuniones en lugar de trabajar. Como decía el maestro Peter Drucker, «una organización en la que todo el mundo se reúne a todas horas es una organización en la que nadie hace nada».

Antes de asistir a una reunión, asegúrate de que hacerlo va a aportar valor a la reunión o te va a aportar valor a ti. Si no lo sabes, indaga antes y, en caso de duda, no asistas.

Qué hay que evitar hacer

Uno de los riesgos que conlleva teletrabajar es el de facilitar la procrastinación. El hecho de no estar en un lugar público bajo la mirada de otras personas puede hacer que la tendencia natural a la procrastinación se acreciente. Tenlo en cuenta para poder detectarlo y evitarlo. Pista: un indicio claro de procrastinación son las visitas frecuentes a la nevera.

También es habitual que tu nuevo entorno —particularmente si tienes críos— piense que, como estás en casa, estás de vacaciones. A fin de cuentas, ya te han visto antes con el ordenador los fines de semana, ¿no? Para evitar esto tienes que educar a tu entorno sobre cómo comportarse en tu nueva situación. La buena práctica es definir y explicarles una serie de indicaciones visuales que les permita saber cuándo estás trabajando (y no se te puede molestar) y cuándo no.

Otra mala práctica que suele darse al empezar a teletrabajar es la opuesta a procrastinar, es decir, pasar a tener jornadas de trabajo interminables que ocupan todo tu tiempo. Para evitarlo, la buena práctica es seguir algún tipo de horario aproximado —el que mejor se adapte a tus circunstancias —y, cuando llegue el momento, saber decir «por hoy es suficiente, mañana más».

Qué hay que empezar a hacer

Cuando teletrabajas, hay muchas cosas que antes no hacías tú y ahora vas a tener que hacer. Por ejemplo, vas a tener que ocuparte de tu privacidad, tu seguridad o tu salud.

Primero, asegúrate de tener actualizados tu sistema operativo y tu antivirus. Si aún no lo tienes, compra un protector para tu cámara web que permita tapar el objetivo siempre que no la estés usando. Asegúrate también de no dejar el micrófono encendido y de cerrar cualquier programa de videoconferencia siempre que no esté en uso.

Lo segundo es cuidar tu salud. Por una parte, asegurando que el sitio en el que trabajas cumple unos mínimos requisitos de iluminación, ventilación y ergonomía. Si no dispones de monitor, teclado y ratón externos, adquiérelos. El portátil no está pensado para trabajar todos los días y a todas horas con él. Hacerlo no solo es ineficiente sino también perjudicial para tu salud por la posición que te obliga a mantener. Otro aspecto clave es usar una buena silla bien regulada. Evitarás dolores y lesiones de cuello y espalda. Cuida también tu alimentación y los descansos, que puedes aprovechar para estirar y hacer algún ejercicio visual para descansar la vista.

Lo tercero es desarrollar tu efectividad personal si aún no lo has hecho. Hay múltiples recursos en Internet que te pueden ayudar a empezar. La efectividad personal es una competencia transversal imprescindible si eres profesional del conocimiento y desarrollarla es lo que te va a permitir trabajar de forma responsable, autónoma, enfocada, sin estrés, «estando a lo que estás» y con la confianza de estar haciendo lo que tiene más sentido en cada momento.

 

Publicado en GlocalThinking. Post original aquí.

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Qué NO es la Empresa 2.0: «Empleados perdiendo el tiempo»

Por Joaquín Peña

 

Al vincularse la Empresa 2.o a las redes sociales, el concepto evoca automáticamente en la mente de los neófitos el comportamiento en redes sociales de sus hijos adolescentes: compartir fotos, contarse que se ha hecho durante el fin de semana, chatear, etc. Se suele creer que al implantar una plataforma de colaboración 2.0 los empleados van a:

«Perder el tiempo contándose batallitas y compartiendo fotos de sus hazañas de fin de semana»

Existen numerosos motivos que hace en este no sea el caso de las redes sociales corporativas o plataformas de Empresa 2.0:

  1. Orientadas a trabajar: las plataformas disponibles para las empresas están enfocadas en facilitar el trabajo colaborativo, poniendo el énfasis por ejemplo en la compartición de ficheros, espacios de discusión para facilitar la toma de decisiones y evitar reuniones innecesarias, espacios para difundir información relevante para el trabajo diario, etc. Por contra, redes sociales como Facebook, ponen el énfasis en la compartición del «estado» ( indicar qué se está haciendo en este momento) y la compartición de fotos y videos.
  2. Comportamiento adecuado en las plataformas 2.0: si un empleado no caería nunca en el error de criticar a su jefe inmediato en una reunión «formal» con varias personas, aún menos dejará estas críticas por escrito y firmadas con su nombre, foto y fecha de publicación en la plataforma 2.0. Esto es lo que ocurre en una plataforma de Empresa 2.0: todos los usuarios están identificados (no existen usuarios anónimos o con nombres falsos) y toda la actividad que realicen irá marcada con fecha, nombre y apellidos y foto de la persona. Si alguno de sus empleados lo hace por correo electrónico, también lo hará en una plataforma social. Existen numerosos estudios que refrendan que el comportamiento de los empleados en redes sociales es adecuado siempre que se fijen unas normas de actuación claras y sensatas.
  3. Contenidos organizados por grupos de trabajo: las plataformas empresariales están preparadas para organizar los contenidos por áreas de trabajo, proyectos, etc. Por esta razón, no existe un lugar donde un empleado pueda comentar, sin molestar al resto, que ese fin de semana fue a visitar tal o cuál lugar.
  4. No soportan la compartición de fotos: las plataformas disponibles no soportan por defecto la compartición de fotos ni proporcionan mecanismos para visualizarlas con comodidad, a no ser que deseemos esta características y pidamos que nos la integren. Así pues, a los empleados les será difícil compartir fotos de sus hazañas de fin de semana; además, para eso ya tienen Facebook.
  5. No queremos que todos conozcan nuestra vida privada: los usuarios de redes sociales son cada vez más conscientes de los problemas que puede generar publicar contenidos privados inadecuados en sus perfiles de redes sociales. Por esto son cada vez más cautos e intentan limitar sus publicaciones a sus círculos de amistad más cercanos. Buena prueba de ello es la característica que añade la  red social lanzada por Google, Google+: la posibilidad de clasificar nuestros contactos por círculos y publicar contenidos visibles solo para los círculos que deseemos.
  6. Control sobre lo qué se publica y lo qué no: en las plataformas 2.0 empresariales es posible controlar por completo qué se publica y qué no. Además, se tiene un control total de qué personas tienen acceso a qué contenidos y, por ejemplo, si sólo pueden leer, leer y comentar, publicar, etc.

Conclusión

Existen numerosos problemas derivados de la implantación de soluciones de Empresa 2.0, pero en ningún caso el problema será que nuestros empleados pierdan el tiempo comentando el fin de semana y chateando.

Publicado en JoaquínPeña. Productividad 2.0. sin Estrés. Post original aquí.
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Los 4 Pasos Para Priorizar 3 Tareas Que Son Muy Urgentes y Muy Importantes

Por Joaquín Peña

Muchas veces nos encontramos en la tesitura de elegir que hacer primero entre varias cosas que parecen ser igual de importantes y no sabemos qué hacer. Una reunión, un informe y salir temprano para recoger a tu hijo, por ejemplo.

Nuestra reacción suele ser intentar hacer las 3 tareas a la vez, correr más para hacerlo todo, robar tiempo al sueño, a la familia y a nosotros mismos. Pero el resultado es siempre el mismo: cumplimos con las 3 tareas, no hacemos realmente bien ninguna de ellas, y pagamos un precio a nivel personal muy alto.

En función de tu trabajo y posición puede que te encuentres en esta situación de vez en cuando, o incluso constantemente.

Pero, ¿qué podemos hacer?

La respuesta que darían muchos expertos es asignar prioridades a las tareas, pero el verdadero problema cuando todo es importante no es priorizar las tareas que tienes delante.

Cuando todo es importante, lo importante es pararse a determinar que es lo realmente importante. 

Me explico. La palabra “prioridad” o “importante” las deberíamos usar para distinguir lo que es clave para avanzar en la dirección que queremos, para crear dos conjuntos de acciones con una frontera clara:

las que me hacen avanzar hacia mi destino y las que mantienen las cosas en funcionamiento.

Cuando todo es importante, nada lo es. Cuando todo es importante la frontera entre los dos conjuntos de tareas desaparece.

Así que si quieres realmente poder decidir con claridad qué va antes y que va después cuando todo es importante no hay más remedio que:

  1. Pararse a pensar “¿a dónde voy exactamente?”, pues sin saber a dónde vas con claridad, no podrás saber qué acciones son las que te hacen realmente avanzar, y que acciones no aportan más que mantenerse en movimiento. No podrás definir los dos conjuntos de tareas; como los llamamos en FAST®: el de foco y el de responsabilidad/objetivos secundarios
  2. En un mundo de abundancia de información y comunicación globalizada donde puedes plantear pasos hacia tu destino de mil formas distintas, es obligatorio pararse a determinar de todas las posibles opciones, cuál (y cuáles NO) es la mejor (tu foco), y dentro de ella, que sub-acción es la mejor, y dentro de ella qué sub-sub-acción es …
  3. Tener el coraje de apostar en uno mismo, de apostar en nuestro criterio para enfocarnos en una sola cosa. Tener el coraje de ignorar la desaprobación derivada de no complacer las tareas que te piden los demás sino buscar su respeto por ser alguien con las cosas meridianamente claras (pasos 1 y 2) que avanza en una única dirección. La dirección, el destino por el que he apostado. Tener el coraje de arriesgarse a haber escogido la dirección incorrecta y la templanza para reajustarla cuando veas que no es el camino.
  4. Tener principios/reglas innegociables que apliques sin pensar un instante cuando te enfrentes a una decisión. Por ejemplo: el tiempo con mi familia es sagrado de 17:00 en adelante, no entró en proyectos con personas que X, etc.

Aclara tu foco o págalo con tiempo personal

En esencia, si quieres priorizar varias cosas que parecen importantes, tienes que pararte a revisar tu esquema de prioridades y reordenarlo para centrar tu foco, determinar qué es lo clave, y qué es secundario; definir el conjunto de tu Foco y el de Tus Responsabilidades/Objetivos Secundarios.

Por definición todo no puede ser importante/prioritario, si lo es, tienes un problema muy grave, pues acabarás robando tiempo a las cosas que realmente son importantes en tu vida y no deberían ser negociables: tu mismo y tus seres queridos.

Si te gusta, ¡comparte por favor!

Contéstame en comentarios: ¿te pasa esto? ¿Te paras de vez en cuando a aclarar el camino y tus prioridades? ¿Qué reglas tienes del tipo del punto 4?

Publicado en JoaquínPeña. Post original aquí.

 

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¿En qué consiste la productividad personal?

por Rubén Alzola

He comenzado una colaboración mensual como redactor con ¿Qué aprendemos hoy? La intención es divulgar los conceptos básicos de la productividad personal en un sitio generalista. Publicaré los días 3 de cada mes y republicaré los artículos por aquí cuando encuentre un hueco. Nada que sorprenda a los lectores habituales del blog aunque siempre es interesante repasar los conceptos fundamentales. Además los artículos serán muy cortitos. Aquí os dejo el que salió el 3 de Octubre:

“La crisis económica ha traído a primer plano una palabra como “productividad”. Por asociación (negativa) mucha gente rechaza el término y cualquier cosa que pueda estar asociada con el mismo. Sin embargo, el término “productividad personal” no es sinónimo de hacer más cosas (eso sería producción) sino de ser capaces de hacer eficientemente las cosas que realmente hay que hacer.

La productividad personal es especialmente necesaria en esta época dónde la información nos desborda y las fronteras entre tiempo de trabajo y ocio son cada vez más difusas. Su principal objetivo no es otro que el tratar de tener un control sobre las cosas y no llegar a que sean las cosas las que nos dominen a nosotros.

Si me pidiesen que defina “productividad personal” creo que enunciaría algo así como “el conjunto de hábitos y conocimientos que te permiten hacer aquello que aporta verdadero valor a tu vida de manera eficiente”.

Productividad personal no es gestión del tiempo. Lo malo de las técnicas de gestión del tiempo es que no entran en la calidad de lo que haces, es decir, te enseñan a aprovechar tu tiempo pero no se centran en el valor añadido de lo que haces.

¿Por qué funciona la productividad personal?

El “secreto” es su visión holística: empezar desde abajo y seguir hacia arriba (bottom-up). A continuación expongo un gráfico que ejemplifica como funciona GTD (Getting Things Done es posiblemente el sistema de productividad personal más difundo).

GTD-Visión-horizontal-y-vertical

Visión horizontal y vertical de GTD

GTD empieza por ayudarte con tus acciones más rutinarias (eje horizontal). La diferencia es que GTD, a la vez, asciende en vertical por lo que denominamos proyectos (que a su vez se agrupan en niveles superiores que cubren las diversas facetas de nuestra vida, culminando en nuestra misión, visión y objetivos).

Al empezar por las “cosas” que ocupan nuestro día a día, GTD permite que liberemos tiempo para pensar. De otro modo es imposible. Esto es lo que, progresivamente, nos permitirá ir alineando lo que hacemos con lo que debemos hacer.

Si no actúas así, es más que posible que todo se quede en buena voluntad. Es lo que nos ocurre a principios de año cuando hacemos una lista de grandes cambios que, tras unas semanas de tibios intentos, caen en el fracaso más absoluto.

Intentaré, en próximas entregas, introducir los conceptos esenciales de la productividad personal. Para mí ha sido (y sigue siendo) un viaje apasionante. Espero que, como dicen los grandes pensadores, disfrutes tanto del viaje como de alcanzar tu destino.”

Artículo originalmente publicado en ¿Qué aprendemos hoy?

Licencia de Creative Commons
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10 Principios básicos sobre productividad personal que sí funcionan

Por Juan Andrés Nuñez

Tratar de conseguir mejorar mi productividad ha sido y sigue siendo una de mis obsesiones. Esto me ha llevado a consumir infinidad de información al respecto y a probar (creo) la mayoría de técnicas y métodos para mejorar mi productividad personal y profesional. ¿Mi conclusión?:

No existe el método perfecto, cada individuo debe crear el suyo propio. No existen dos personas iguales por lo tanto no es posible que un único método sirva y cubra todas nuestras necesidades por defecto.

Pero, antes de embarcarse en la búsqueda del método ideal para uno mismo, hay que entender y admitir cuáles son las causas principales que nos vuelven improductivos.

Análisis Pareto

Si no conoces el principio de Pareto, es muy simple. Dicho principio viene a decir que el 80% de los efectos está originado por el 20% de las causas.

Esta relación 80/20 se da prácticamente en todas las facetas de la existencia. Por ejemplo, el 80% de la riqueza del planeta está controlada por el 20% de la población.

Comento esto porque, aunque podríamos intentar analizar la mayoría de causas que nos llevan a perder el tiempo, procrastinar y a no ser productivos, solo unas pocas de ellas tienen un peso real en nuestro día a día. Teniendo en cuenta esto, ¿quiénes son los verdaderos enemigos de la productividad?.

Los enemigos de la productividad

Como ya sabemos, el principal enemigo de la productividad es la procrastinación, es decir, el arte de posponer indefinidamente las tareas que no son de nuestro agrado que son, casi siempre, las más importantes.

Es posible que ahora mismo te sientas identificado, yo también y es normal. Todos en mayor o menor medida procrastinamos. No se trata de falta de voluntad, es la reacción lógica ante una falta de estructura y una planificación precaria a la hora de trabajar, personal y de los que te rodean.

Este último punto es importante ya que, aunque crees y uses el mejor sistema de productividad adaptado a tus necesidades, éste se tambaleará cuando tengas que trabajar o colaborar con otras personas desorganizadas. Contra esto no existe un antídoto o fórmula mágica, en mayor o menor medida todos tenemos que trabajar con gente improductiva y esto siempre influirá en nuestro rendimiento y motivación. Estas personas son un cáncer productivo. Sin embargo sí que existen unos principios que llevados a cabo e interiorizados, minimizarán el daño ocasionado.

Principios que sí funcionan

Aunque como ya he comentado no existe un método de productividad universal que se adapte a todas nuestras necesidades y circunstancias, sí que existen unos principios muy sencillos que todos nosotros podemos comenzar a utilizar desde ya. En forma breve estos son los que personalmente he encontrado más efectivos:

1- Aprende a decir que no.

Es más fácil decirlo que hacerlo, está claro. El principal motivo es la falsa sensación de que todo es urgente, creada por individuos con una falta total de organización y que viven en una multitarea constante. Si lo piensas es lógico ya que, si eres incapaz de priorizar tus tareas, obviamente, todo es urgente. El siguiente punto tiene mucho que ver con esto.

2- Lleva un control estricto del tiempo empleado.

Si alguna vez has llevado un control sobre cómo inviertes tu tiempo de trabajo durante el día sabrás que es imposible ser productivo durante 8 horas. Es una falacia. Por ello algunas grandes organizaciones han cambiado ese modelo de trabajo por otros mucho más flexibles, aunque este es otro tema.

Lo importante aquí es darse cuenta de que es posible estar 8, 10 y hasta 18 horas al día haciendo cosas, pero eso no significa estar siendo productivo.

Si creamos el hábito de controlar el tiempo que empleamos durante el día en las diferentes tareas, nos daremos cuenta de que el recurso más valioso del que disponemos es nuestro tiempo y que debemos defenderlo por encima de todo y de todos, aunque sea con rudeza. Entender esto permite que sea mas sencillo decir que no, porque precisamente no estaremos dispuestos a regalar nuestro tiempo a cualquiera, querremos sacarle el máximo partido, querremos que sea lo más productivo posible.

Nuestro tiempo y que debemos defenderlo por encima de todo y de todos, aunque sea con rudeza.

3- Minimiza el uso del correo-e.

No hay que ser muy avispado para entender que estar siempre pendiente del correo electrónico impacta muy negativamente en la productividad.

El correo-e no es un medio para informar u obtener una respuesta inmediata. Tú lo sabes. Todos lo sabemos. Aún así seguimos usándolo de forma incorrecta.

Igual que las urgencias, el correo-e se utiliza asumiendo que el destinatario del mensaje (o sea, nosotros) va a estar constantemente pendiente de él. Los perjuicios de esta costumbre son enormes, pero principalmente destacaré dos:

Impide concentrarse (lo cual impacta directamente en la calidad de nuestro trabajo).
Nos lleva a la multitarea.
La solución no es abandonar el correo-e. Bien utilizado todavía sigue siendo una herramienta de comunicación muy poderosa. Lo que debemos hacer es revisarlo dos o tres veces al día, y nunca, nunca, NUNCA revisarlo nada más comenzar a trabajar.

Cuando comento este punto con otras personas, casi todas se escandalizan porque no creen posible dejar de usar el correo-e para todo y a todas horas. En realidad nadie te obliga a dejar de hacerlo. Puedes seguir recibiendo incontables correos en cadena durante todo el día mientras tu frustración y estrés aumentan exponencialmente y, eso sí, disfrutas de esa falsa sensación de “estar ocupado”. También puedes continuar rebuscando entre todos esos adjuntos fragmentados la última versión del briefing del cliente… y rezar para que realmente sea el documento más reciente.

¿Qué hacer entonces?. En lo personal, trato de usar el correo-e para lo que fue diseñado: intercambio de información más o menos casual y que no requiere acción inmediata. Para el resto uso una herramienta de gestión de tareas/proyectos y de comunicación entre equipos de trabajo. Si te interesa, ampliaré esto después.

4- Planifica tu jornada y tu semana.

Aunque parezca increíble muchas personas comienzan su día laboral sin saber muy bien qué es lo que tiene que hacer. Esa falta de planificación facilita que cualquier supuesta urgencia se cuele en su lista de tareas, creando pronto la sensación de que todo son urgencias, fenómeno del que ya hemos hablado.

La solución más sencilla es utilizar un día de la semana para hacer un listado de tareas y proyectos que debes llevar a cabo durante la misma. Luego, al finalizar cada jornada, se distribuyen las tareas para el día siguiente, de forma que siempre sabes lo que quieres hacer al comenzar la jornada de trabajo y siempre sabes que queda por hacer y porqué.

5- Gestiona bien las interrupciones.

Las interrupciones son inevitables y poco podemos hacer para erradicarlas. Lo que sí podemos mejorar es la forma en la que las gestionamos.

Si recibes una nueva tarea o encargo o tienes que ocuparte de algún asunto no planificado, yo sigo una regla muy sencilla heredada directamente de la filosofía GTD. Si hacer lo que me piden me cuesta menos de dos minutos, lo hago. Si no, lo apunto para procesarlo al final de la jornada. Lo importante aquí es apuntarlo, olvidarte y volver a tu trabajo, que no siga pululando por tu cabeza.

6- Busca el aislamiento acústico.

Si trabajas en un entorno físico con compañeros, debes usar auriculares en los momentos que necesites mayor concentración (aunque no estés escuchando nada), sirve para reducir el ruido ambiente y para hacerte menos accesible.

7- Elige bien la música.

Todos tenemos nuestro tipo de música preferida. Por ejemplo, a mi me gusta la música electrónica. ¿Quiere decir eso que es la música que debo escuchar mientras trabajo? No.

Está demostrado científicamente que la música con grandes cambios de ritmo y sobre todo con voces y letra dificulta la concentración.

En lo personal, para el día a día uso una aplicación con música diseñada científicamente para ayudar a concentrarse.

Para los momentos en los que necesito un estímulo (al enfrentarme a una tarea muy mecánica o aburrida) también tengo mis opciones con música más de mi agrado. Luego ampliaré esto.

8- Desconecta las notificaciones sociales.

Es obvio pero sin embargo en algún momento todos caemos en ello. Las notificaciones de redes sociales y/o Apps impiden que nos concentremos y nos hacen perder el foco constantemente. No solo eso, además nos hacen correr el riesgo de procrastinar y perder horas en Twitter o viendo fotos absurdas en Facebook.

Todos los smartphones disponen de un modo de silencio, ocupado, o incluso el modo avión. Úsalo. En serio.

9- Instala un bloqueador de páginas en tu navegador.

Puede parecer algo un poco radical pero a mí me ha funcionado muy bien. En mi navegador tengo instalada una extensión que me da 60 segundos al día para visualizar páginas de noticias o de ocio. No puedo añadir Facebook y Twitter por mi trabajo, pero si no, lo haría.

Puedes pensar que es muy sencillo abrir otro navegador para saltarse temporalmente la restricción, pero como el impulso que nos lleva a distraernos es tan efímero, no lo haces. Acabas siendo consciente de que debes seguir trabajando. ¿El resultado tras 6 meses?. Ya ni siquiera intento visitar esas páginas.

10- Comenzar lo es TODO.

He dejado para el final el que creo es el mejor consejo y remedio contra la procrastinación y la improductividad. Cuando te enfrentas a una tarea que se te hace muy cuesta arriba lo más tentador es dilatar el comienzo navegando por Webs destinadas a hacernos perder el tiempo o en redes sociales. Personalmente he encontrado que comenzar a hacer la tarea, aunque sea por 10 minutos, supone un mundo de diferencia. Lo que generalmente suele ocurrir es que, una vez vencida la primera resistencia, la mente entra en modo trabajo durante mucho más de 10 minutos. Así pues, ahora que ya hemos comenzado, la tarea siempre es mucho más fácil continuar. Abajo dejaré dos referencias a artículos sobre el tema que me han servido sobremanera.

Mi workflow

Voy a compartir (muy por encima) mi forma de trabajar y de enfrentarme a las tareas del día a día. Aclaro que no siempre consigo llevarlo a cabo y que desde luego no es perfecto, pero no me importa ya que lo que busco es algo que sea sencillo y que tenga sentido para mí, punto principal con el que he comenzado este artículo.

Mañanas

En la medida de lo posible dedico las mañanas a estudiar y lo que yo llamo tareas de “exposición”, es decir, escribir artículos (como ahora mismo), grabar algún screencast, etc.

Por la mañana también reviso mis feeds guardando el contenido interesante para leer después y compartirlo (content curation). Luego reviso Twitter, de donde también saco ideas y contenido bastante interesante.

A media mañana reviso el correo-e por primera vez.

A última hora de la mañana comienzo a trabajar en proyectos. No hago división entre proyectos personales y profesionales. En mi experiencia, si separo los personales del resto de mi trabajo nunca encuentro tiempo para encargarme de ellos.

Tardes

Por la tarde continúo con el desarrollo de proyectos hasta que mi concentración comienza a debilitarse. En este aspecto me ayuda bastante usar una técnica para trabajar por etapas de concentración y descanso (con base científica) llamada Pomodoro. Luego ampliaré este punto.

Antes de cerrar todo y dar por finalizada la jornada, tomo nota de cuántas hora he dedicado a trabajar y en qué proyectos han sido utilizadas.

Por último, reviso las tareas del día, re-asigno o muevo las que no he podido realizar en el día, proceso y asigno lo anotado por interrupciones o nuevas tareas y preparo el set de tareas para el día siguiente, siempre dentro del esquema planteado en la revisión semanal.

Revisión semanal

Los domingos a última hora elijo los proyectos en los que debo trabajar, teniendo en cuenta las fechas de entrega y mis prioridades. También elijo las tareas profesionales que no forman parte de ningún proyecto y las tareas personales. Por supuesto es (muy) posible que deba re-asignar tareas que han quedado incompletas de la semana anterior.

Una vez seleccionadas ya tengo el listado de tareas para la semana entrante. Algunas de ellas tienen fecha fija de entrega, otras son un poco más volubles. Lo importante aquí es tener una representación visual clara de lo que hay que hacer en la semana.

La revisión semanal también me sirve para:

  • Estado de las propuestas activas que he realizado.
  • Estado de las actividades de exposición (contenido).
  • Revisión del backlog de ideas y proyectos.
  • Revisión de notas en moleskine, etc.
  • Estado económico (planificación de gastos, ingresos, etc.).
  • Herramientas que te ayudarán

A lo largo del este artículo he ido hablando sobre diferentes Apps y herramientas relacionadas con la productividad que uso en mi día a día. Aunque en algún momento futuro me gustaría dedicar una entrada individual a cada una de ellas, explicando por qué las utilizo, en esta ocasión haré una muy breve descripción de ellas.

Gestión de tareas y proyectos

Asana https://asana.com/: Uso Asana para mis gestionar mis tareas y proyectos de forma individual. El principal motivo es su interfaz minimalista y su clara influencia por la filosofía GTD. De todos (y son muchos, de verdad) los gestores de proyectos que he probado Asana es el que más me gusta. No podría vivir sin ella.

Podio https://podio.com/: Uso Podio para trabajar/colaborar con otros equipos de personas. El principal motivo es que he encontrado que a la mayoría les cuesta menos hacerse con Podio, entro otras cosas porque se encuentra traducido íntegramente al castellano.

Control de bloques de trabajo/descanso/concentración

La técnica Pomodoro ofrece una solución al problema de la poca capacidad de concentración que la mayoría de personas sufrimos. Resumiendo su funcionamiento, se basa en alternar bloques de trabajo, generalmente de 25 minutos, donde tenemos que olvidarnos de todo lo demás para centrarnos en la tarea que tenemos que realizar. A estos bloques les siguen otros de pocos minutos destinados a hacer cualquier otra cosa opuesta a la tarea que estábamos haciendo, como descanso. Os dejaré un enlace a la Wikipedia al final.

Pomodoro Gnome https://extensions.gnome.org/extension/53/pomodoro/: Como usuario de Fedora Linux y Gnome, uso esta extensión.

Otras Apps online son Moosti http://www.moosti.com/ y Focus Booster http://www.focusboosterapp.com/, entre otras.

Control de tiempo trabajado

Toggl https://www.toggl.com/: Toggl es una herramienta muy sencilla que te permite llevar un control de las horas que dedicas a proyectos/tareas. Lo recomiendo absolutamente.

Música

Focus@Will https://www.focusatwill.com/: Focus@Will ofrece diferentes estilos de música científicamente diseñada para amplificar y mantener la atención. Sé que suena un tanto extraño pero realmente funciona.

GetWorkDoneMusic http://www.getworkdonemusic.com/: Para esas tareas monótonas en las que necesitas un estímulo y siempre que te guste la música electrónica, esta es tu App.

Bloqueadores Web

StayFocusd https://chrome.google.com/webstore/detail/stayfocusd/laankejkbhbdhmipfmgcngdelahlfoji?hl=es: Es una extensión de navegador que limita la cantidad de tiempo que podemos acceder a determinadas páginas (que nosotros le indicamos). En lo personal, lo tengo configurado a 60 segundos máximo por día a páginas creadas específicamente para perder el tiempo. Todos sabemos cuáles son.

Aprendizaje y creación de contenido

Trello https://trello.com/: Trello hereda su funcionamiento de la filosofía Kanban, por lo que es una herramienta para organizarse visualmente muy potente. En Trello tengo un board donde planifico el contenido de Wmedia y donde tengo controlado lo que estoy estudiando, leyendo en este momento y planificado lo que quiero estudiar y leer después.

Gestión de información durante el día

Google Keep https://keep.google.com/: Uso la versión desktop de esta pequeña App para apuntar nuevas tareas durante el día. También la uso para dejar constancia de ideas que se me ocurren ya sea en casa, en la oficina o en la calle. Google Keep también dispone de una App para móvil que permite apuntar notas ya sea escribiéndolas en formato voz (las transcribe manteniendo el archivo de voz original). También permite adjuntar imágenes de la galería o directamente desde una cámara.

Obviamente, independientemente de la fuente donde guardes la información, ésta siempre está sincronizada en tus dispositivos y en tu cuenta de Google. Como comento en el artículo, lo importante es guardar la información para que no siga circulando por nuestra cabeza, luego al finalizar el día sí que es momento de procesar todas esas ideas, tareas, reflexiones, etc.

Referencias

Publicado en WMedia. Post original aquí.

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¿Qué es la productividad personal?

por Daniel Grifol

Si buscáis por internet encontrareis un montón de definiciones técnicas de productividad. En realidad es un concepto asociado al trabajo industrial que por su utilidad a la hora de establecer métricas se ha extendido a otros sectores.

Como yo ni dirijo equipos de decenas de personas con objetivos empresariales preestablecidos ni lo pretendo, desde hace años he estado intentando mejorar en el ámbito de la productividad personal.

La productividad personal es la cantidad de trabajo útil que un individuo puede sacar adelante en una unidad de tiempo.

Nótese que en la definición he incluido la palabra útil. Evidentemente, todos pasamos la mayor parte de nuestro tiempo en la oficina trabajando en mayor o menor medida, pero son los resultados efectivos de este trabajo lo que constituirá el objetivo que pretendemos medir. Para ilustrarlo en pocas palabras, si para resolver un problema necesitas cinco llamadas de teléfono a lo largo de dos horas serás menos productivo que una persona que ha resuelto ese mismo problema con una llamada de teléfono de diez minutos.

Es importante señalar que la productividad personal se ve alterada por una gran cantidad de factores, tanto internos como externos. Por ejemplo:

  1. El nivel de intensidad de la tarea que estamos realizando. No requiere el mismo esfuerzo enviar un email que resolver un problema de matemáticas, aunque ambos pueden requerir el mismo tiempo. Se consciente y no te plantees metas imposibles. No por ser facil necesariamente tardarás menos tiempo. Es la trampa de “eso lo hago en cinco minutos”.
  2. Nuestro nivel de concentración mientras la realizamos. Los ruidos, la multitarea y las interrupciones afectan a nuestra productividad. Incluso aunque cuanto más concentrados estemos en una tarea por regla general más productivos seremos, pero no podemos mantener el máximo nivel de concentración siempre sin sufrir fatiga. – La cantidad de esfuerzo aplicada a la tarea. Por diversos factores no nos aplicamos siempre con la misma intensidad, ya sea porque tenemos otras cosas en la cabeza, por nuestro estado de ánimo, porque nos sentimos especialmente motivados o por saturación mental.
  3.  Nuestro nivel de energía en el momento de realizar la tarea. No es lo mismo afrontar una tarea a primera hora de la mañana que después de comer o a media tarde. Es más, no trabajaremos igual un martes que un viernes.

Por tanto, el secreto (mi secreto al menos) para ser más productivos en nuestro trabajo consiste en conocer en profundidad nuestro ecosistema laboral, las tareas que vamos a realizar y a nosotros mismos, de tal forma que seamos capaces de manejar todas las variables implicadas y ser lo más efectivos que sea posible.

Como dijo Tsun Zu

Conoce a tu enemigo y conócete a ti mismo; en cien batallas, nunca saldrás derrotado.

Si lo pensáis detenidamente, todos tenemos nuestros pequeños trucos para ser más productivos. Si estáis interesados, aquí encontrareis algunos consejos sobre productividad personal.

Publicado en Daniel Grifol. Post original aquí.

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