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¿En qué consiste la productividad personal?

por Rubén Alzola

He comenzado una colaboración mensual como redactor con ¿Qué aprendemos hoy? La intención es divulgar los conceptos básicos de la productividad personal en un sitio generalista. Publicaré los días 3 de cada mes y republicaré los artículos por aquí cuando encuentre un hueco. Nada que sorprenda a los lectores habituales del blog aunque siempre es interesante repasar los conceptos fundamentales. Además los artículos serán muy cortitos. Aquí os dejo el que salió el 3 de Octubre:

“La crisis económica ha traído a primer plano una palabra como “productividad”. Por asociación (negativa) mucha gente rechaza el término y cualquier cosa que pueda estar asociada con el mismo. Sin embargo, el término “productividad personal” no es sinónimo de hacer más cosas (eso sería producción) sino de ser capaces de hacer eficientemente las cosas que realmente hay que hacer.

La productividad personal es especialmente necesaria en esta época dónde la información nos desborda y las fronteras entre tiempo de trabajo y ocio son cada vez más difusas. Su principal objetivo no es otro que el tratar de tener un control sobre las cosas y no llegar a que sean las cosas las que nos dominen a nosotros.

Si me pidiesen que defina “productividad personal” creo que enunciaría algo así como “el conjunto de hábitos y conocimientos que te permiten hacer aquello que aporta verdadero valor a tu vida de manera eficiente”.

Productividad personal no es gestión del tiempo. Lo malo de las técnicas de gestión del tiempo es que no entran en la calidad de lo que haces, es decir, te enseñan a aprovechar tu tiempo pero no se centran en el valor añadido de lo que haces.

¿Por qué funciona la productividad personal?

El “secreto” es su visión holística: empezar desde abajo y seguir hacia arriba (bottom-up). A continuación expongo un gráfico que ejemplifica como funciona GTD (Getting Things Done es posiblemente el sistema de productividad personal más difundo).

GTD-Visión-horizontal-y-vertical

Visión horizontal y vertical de GTD

GTD empieza por ayudarte con tus acciones más rutinarias (eje horizontal). La diferencia es que GTD, a la vez, asciende en vertical por lo que denominamos proyectos (que a su vez se agrupan en niveles superiores que cubren las diversas facetas de nuestra vida, culminando en nuestra misión, visión y objetivos).

Al empezar por las “cosas” que ocupan nuestro día a día, GTD permite que liberemos tiempo para pensar. De otro modo es imposible. Esto es lo que, progresivamente, nos permitirá ir alineando lo que hacemos con lo que debemos hacer.

Si no actúas así, es más que posible que todo se quede en buena voluntad. Es lo que nos ocurre a principios de año cuando hacemos una lista de grandes cambios que, tras unas semanas de tibios intentos, caen en el fracaso más absoluto.

Intentaré, en próximas entregas, introducir los conceptos esenciales de la productividad personal. Para mí ha sido (y sigue siendo) un viaje apasionante. Espero que, como dicen los grandes pensadores, disfrutes tanto del viaje como de alcanzar tu destino.”

Artículo originalmente publicado en ¿Qué aprendemos hoy?

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Liderar sin cargo

Por Rubén Alzola

“Si cada uno barriera la puerta de su casa, el mundo estaría limpio”

Madre Teresa

El liderazgo tal y como lo interpreta Robin Sharma (y un servidor) tiene que ver con la  excelencia de tu trabajo y de tu comportamiento. Liderar no es algo que está únicamente al alcance de “los jefes” sino que es una opción personal que cualquiera puede elegir: liderar sin cargo.

Decía Jean Giraudox que “sólo los mediocres mueren siempre en su mejor momento1” y es que la mejora personal y profesional no es una opción, es una obligación. Antepongo personal a profesional porque nuestra opción de liderazgo es integral.

Como afirma Robin Sharma, nuestro objetivo  sería poder decir (con argumentos) que el mundo es un poquito mejor porque yo estuve allí. Liderar desde este punto de vista nos produce satisfacción. No se trata de egoísmo, se trata de responsabilidad o como dice el refrán: “de lo bien que hagas la cama dependerá lo bien que dormirás en ella”.

¿Qué es el liderazgo sin cargo?

Podríamos decir que consiste en mantener una fe inquebrantable en tu punto de vista (enfoque y coherencia) y una confianza inamovible en tu poder de provocar cambios positivos. Supone enfrentar el victimismo, tan común hoy en día, al hecho de tomar las riendas de tu vida. Como decía Oscar Wilde:

“Sé tú mismo todos los demás ya están ocupados”

Uno de los pilares del liderazgo es la mejora continua, es decir, el firme propósito de dejar todo lo que tocas un poquito mejor de cómo lo encontraste. Un objetivo, aparentemente sencillo, que requerirá de un compromiso firme y de un replanteamiento constante de nuestros métodos de trabajo. Decía William James que:

“Nuestra experiencia es aquello a lo que prestamos atención”

Repetir lo mismo día tras día, semana tras semana, año tras año no aporta experiencia. La repetición no produce experiencia sólo hastío. La experiencia implica aprendizaje…¡y mejora!

Por otro lado, el liderazgo efectivo te exige que sueñes a lo grande pero empieces por lo pequeño. Siempre de abajo a arriba o te quedarás “en las nubes”.

Otro de los pilares del liderazgo es la concentración y la constancia. Estar enfocado, “en la zona” o “fluir” es algo de lo que ya han hablado muchos autores y que, en ocasiones, tú también habrás experimentado. Recuerda: la concentración unida al tiempo produce maestría. Liderar es un ejercicio que conlleva dedicación y que nunca termina.

El liderazgo también supone ampliar tus límites, salir de tus “zonas de confort”. El miedo que pasas cuando vas al borde de tus límites, expande esos límites. Liderar es, por lo tanto, gestionar el cambio con valentía. Si haces todos los días aquello que te asusta transformarás tu miedo en fuerza. Es inevitable.

Liderar es pasar a la acción. Como cantaba Joan Baez “la acción es el antídoto de la desesperación”. Basta ya de quejarte, basta ya de procrastinar, ¡Empieza ya! ¡Empieza hoy mismo!

Liderar es relacionarte con otras personas, motivarles  y añadirles valor. No se trata de ascensos laborales sino de cosas tan simples como escuchar, ser sincero, positivo y humilde. Decía Winston Marsalis que “sólo los humildes mejoran”. Convierte esto en tu bandera.

Lo anterior no debe llevarte a engaño: el primer paso para liderar a los demás consiste en liderarte a ti mismo. Parece evidente que para ser un gran líder primero hay que ser una gran persona y ésta, sin duda, no es una tarea fácil. Aprende de los que lo han logrado, Gandhi por ejemplo, que nos decía: “conviértete en el cambio que deseas”.

Liderar es, en definitiva, una manera de pensar (y vivir) que comprende todo lo anterior y mucho más. Robin Sharma habla de “el interés compuesto del liderazgo” y es cierto: un pequeño cambio se nota inmediatamente pero varios pequeños cambios obtienen un resultado muy superior al de cada uno de ellos aisladamente.

Liderar es fijarte unos objetivos y aprender lo necesario para conseguirlos. Decía Montaigne:

“El glorioso legado de un ser humano es un vivir con propósito”.

Liderar es también un compromiso social. Tu actitud es una gota en el mar, de acuerdo, pero es necesaria. Sé que es difícil, sé que hay que pelear pero como decía Margaret Mead:

“Nunca dudes que un pequeño grupo de ciudadanos pensantes y comprometidos puede cambiar el mundo. De hecho, es lo único que lo ha logrado”

¿Crees que necesitas un cargo para algo de lo anterior?

Rotundamente no. Sin excusas.

No esperes a recibir para dar. Liderar también es dar sin esperar nada a cambio. Liderar es servir a los demás.

Muchas veces nos da vergüenza hablar en estos términos, tememos que nos juzguen de “iluminados” pero lo cierto es que cuando charlas tranquilamente con los demás te das cuenta que prácticamente nadie está en desacuerdo con lo anterior.

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La matriz de los valientes

Por Rubén Alzola

“Lo que importa más nunca debe estar a merced de lo que importa menos”

Goethe

Existe un método de toma de decisiones que resulta muy interesante para los sistemas de productividad. Éste no es otro que la matriz de Eisenhower. Se llama así porque, ni más ni menos que Dwight David Eisenhower (“Ike” para los amigos) fue su creador. Sí, resulta que el comandante supremo de las tropas de los Aliados en el Frente Occidental en la Segunda Guerra Mundial y trigésimo cuarto Presidente de los Estados Unidos era un fanático de la gestión del tiempo.

La matriz se popularizó de la mano de Stephen Covey otro crack (esta vez de la gestión y el cambio personal) en su bestseller Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva , en concreto en el tercer hábito “Establezca primero lo primero”.

Sea como fuere, vayamos brevemente a la teoría de la matriz.  La matriz tiene dos ejes:

a) La urgencia: La urgencia de una tarea vendría determinada por las consecuencias de no abordarla inmediatamente. Por lo tanto, la pregunta clave para determinar la urgencia de algo sería: ¿qué pasa si no lo hago? Hay que tener mucho cuidado con la urgencia porque casi todas las interrupciones y ladrones de tiempo vienen disfrazados con una urgencia alta.

b) La importancia: La importancia de una tarea se determina en función de su relación con las metas y objetivos (individuales o de empresa). Quizás en este caso la pregunta clave podría ser: ¿me hace avanzar esta tarea hacia mis metas y objetivos? Determinar la importancia de una tarea tiene que ver con el liderazgo y/o con la estrategia de la empresa.

La combinación de urgencia e importancia de una tarea es lo que determina el tipo de acción a realizar con ella. Así tenemos que:

1) Si algo es importante y urgente…tienes que ocuparte de ello ¡inmediatamente! Este es el “cuore” de tu trabajo. Nunca lo olvides. Tiene que ver con la finalización de proyectos aunque también se ocupa de las grandes crisis y problemas que aunque no contribuyen a lograr metas sí que suelen ser paralizantes.

2) Si algo es importante pero no urgente…planifícalo. Busca un hueco libre entre las tareas de tipo 1) y ocúpate de ello sin falta pero sin agobios. Estas tareas son las grandes perjudicadas si no utilizamos ningún criterio de prioridad, ya que a pesar de ser importantes y hacernos avanzar hacia nuestros objetivos corren el peligro de ser eternamente relegadas por las actividades de tipo 1) y de tipo 3).

3) Si algo es urgente pero no importante…delégalo. Busca alguien que pueda ocuparse de este tema con la rapidez requerida pero no dejes que te distraiga de tu verdadero “cuore”. Aquí se esconden casi todas las formas de interrupción conocidas y por conocer (teléfono, reuniones, apariciones en tu mesa de trabajo, mail etc).

4) Si algo no es ni urgente ni importante…sencillamente no lo hagas. ¿A quién carajo le importa? Aquí se suelen esconder tareas en las que ocupamos nuestro tiempo cuando procrastinamos o tareas que “tras el calentón” han perdido todo su ímpetu y objeto (actividades de tipo 3) cuya urgencia no era real).

La gran aportación de la matriz de Eisenhower, desde mi punto de vista, es que te obliga a reflexionar sobre la importancia de las tareas y evita que te dejes llevar únicamente por la urgencia. Tras un tiempo utilizando la matriz de manera más o menos mecánica, el hábito formará parte de ti y serás capaz de distinguir perfectamente entre lo urgente (ruido) y lo importante (nueces) y las combinaciones de ambas.

Una de las quejas recurrentes de la gente con este método es: yo no tengo nadie en quien delegar, no tengo un ejército como Eisenhower. ¿Qué hago?

Pues como reclutar mercenarios te va a salir un pico, tendrás que hacer tú mismo las tareas de tipo 3) eso sí, habiendo primero hecho las de tipo 1) y planificado las de tipo 2) (planificar no es hacer aunque debes aprender a arreglártelas para respetar tus planes).

A mí me gusta llamarle la matriz de los valientes por dos motivos:

a) Te ayuda a sobreponerte a la urgencia. Una interrupción en forma de jefe que te aborda ya no será suficiente motivo para ponerte a hacer algo dejando de lado todo lo que tenías entre manos.

*Eso sí, te animo a que antes de negarle algo a tu jefe le expliques los motivos por los que lo haces (y consensues en cierta medida el funcionamiento de la matriz en tu área) porque una cosa es ser valiente y otra…¡kamikaze!

b) Te da elementos de juicio para no hacer ciertas cosas. Las cosas del tipo 4) puedes colocarlas en tu lista de “Algún día/Tal vez” o…puedes ser aún más valiente y tirarlas directamente a la papelera.

En las organizaciones se necesitan, cada vez más, personas con sentido común e inteligencia. El uso de esta matriz permitirá “forzarte” a levantar la cabeza antes de centrar, algo que, no me aburro de repetir, es uno de los objetivos principales de cualquier sistema de productividad.

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Un vistazo general sobre la productividad

por Rubén Alzola

Concéntrate en ser productivo, no en estar ocupado”

Tim Ferriss

Hablaré hoy de mi visión sobre la productividad personal, una visión que ha ido evolucionando según he ido leyendo, formándome y experimentando, en carne propia y ajena, sistemas y técnicas diversas.

Si hablamos de productividad personal, en mi opinión, hay dos conceptos fundamentales: el control y la perspectiva. Considero que la clave del éxito de la productividad personal es unir ambos mundos, algo que no había conseguido, por ejemplo, la gestión del tiempo.

Por cierto, el orden de los factores sí altera el producto; el control debe preceder, necesariamente, a la perspectiva.

¿Qué es el control?

El control es la capacidad de asumir el mando de tu día a día, de ser el capitán de tu propia nave. Es requisito imprescindible porque, sin control, es imposible encajar (léase planificar) una actividad tan importante como pensar. Tiempo de calidad para pensar implicará perspectiva.

El mundo del control es el mundo de las técnicas encaminadas a luchar contra nuestros principales “ladrones de foco”. Antiguamente se hablaba de ladrones de tiempo pero es que, además de tiempo, estos ladrones nos roban la capacidad de enfocarnos “en lo que hay que hacer”.

Todos conocemos a unos cuantos de estos ladronzuelos: el teléfono, el correo electrónico y las reuniones componen la santísima trinidad del latrocinio profesional. Pero no son los únicos, en este amplio saco, podemos meter a nuestros compañeros de trabajo (sobre todo superiores) y a Internet ý, cada vez más, a las redes sociales. El gran desafío es que estos ladrones son, a su vez, herramientas necesarias para nuestro trabajo y, por lo tanto, hemos de aprender (o re-aprender) a usarlas a nuestro favor.

Esas técnicas podemos inventarlas nosotros, aplicar técnicas ya existentes o usar un sistema de “buenas prácticas” como podría ser GTD de David Allen.

Como en casi todo, en el punto intermedio está la virtud. Desde mi experiencia, es perfectamente compatible usar GTD y, a la vez, técnicas de time boxing como puede ser Pomodoro, técnicas como los mapas mentales, las checklist, los contextos o buenas prácticas como “las 5 eses” en nuestro puesto de trabajo físico.

Por cierto, a veces nos pasamos de dogmáticos y olvidamos que la manera más evidente de ganar tiempo es hacer lo que hacemos más rápido. Si bien la productividad no es únicamente esto, recursos como aprender mecanografía o hacer un curso de lectura rápida pueden liberar una cantidad ingente de tiempo. De cualquier modo si nos quedamos aquí, por mucho que mejoremos, estaremos haciendo microgestión y seremos víctimas, tarde o temprano, de la ley de Parkinson que dice que “el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible”.

El tránsito desde el control a la perspectiva

Con el control habremos conseguido hacer las cosas que hacíamos de una manera mejor. Si lo hemos hecho bien, habremos obtenido los primeros resultados. Estos nos habrán permitido desestresarnos un poco y encontrar algún que otro hueco para pensar.

El problema es que es difícil saber en qué pensar. Desde mi punto de vista, el elemento que hace de puente entre ambos mundos, el control y la perspectiva, son los proyectos. Los proyectos son esos retos mastodónticos que necesitan ser descompuestas en acciones menores que planificaremos en función de unos plazos y unos recursos.

Todos tenemos claros, si no todos, algunos de los proyectos que ocupan nuestra vida profesional. Si no los tenemos claros nos los suelen imponer nuestros jefes. Así pues, empezar a pensar en un proyecto, fijar la meta que persigue, las acciones necesarias para su ejecución, los responsables de llevarlas a cabo, las fechas y los plazos, los riesgos, etc. es el siguiente paso lógico en nuestra evolución personal.

El reto, claro está, es hacerlo a la vez que seguimos aplicando el control.

En este punto, GTD propone el modelo de planificación natural aunque, en mi experiencia, hay técnicas clásicas como el análisis DAFO, el diagrama de Ishikawa o el brainstorming que nos pueden ser de gran ayuda en la gestión de un proyecto. Y es que, cuando hablo de proyectos, hablo de una entidad más compleja que “algo que requiere más de una acción para su consecución” (concepto GTD que me parece demasiado genérico).

Si conseguimos sobrevivir al día a día y además avanzar en nuestros proyectos estaremos preparados para abordar…

¡La perspectiva!

No hay otro camino que el recorrido. Al menos esa es mi experiencia. El enfoque “de abajo a arriba” es el que nos permitirá llegar sanos y salvos (aunque magullados) a este punto. Si empezáramos por aquí (la casa por el tejado), sin abordar el día a día, es más que posible que todo nuestro trabajo se quedaría en el limbo de los buenos deseos (y de la frustración por su pronto abandono).

Por perspectiva entiendo el hecho de saber qué es lo que quiero hacer en mi vida. Fíjate que no he añadido el adjetivo “profesional” y ha sido intencionado. De hecho, la perspectiva, en su forma más potente, debería determinar qué es lo que quiero hacer CON mi vida.

GTD, habla de seis niveles, de áreas de responsabilidad, de tener una visión y una misión. Para mí no ha sido suficiente con las indicaciones de GTD y he recurrido al coaching (podríamos decir autocoaching) para hacer balance de mí mismo y determinar dónde estoy pero, sobre todo, dónde quiero llegar. Es una lástima que mucha gente se quede en el control y, si acaso, avance un poco en la perspectiva, renunciando a la herramienta más poderosa de la productividad personal que no es otra que el alineamiento entre qué quieres ser y cómo vas a conseguirlo.

Balancear entre áreas de mi vida, conciliar vida personal y profesional, determinar mis metas y concretar su consecución mediante proyectos y saber cómo abordar éstos, sin perder el control del día a día, pone a mi alcance posibilidades ilimitadas.

Hábitos y herramientas

La productividad personal se implementa mediante la adquisición de hábitos, hábitos productivos. La productividad personal es un proceso de transformación, de mejora continua, puro Kaizen.

Me gusta estar al tanto de lo que dice la neurobiología al respecto, de la pelea entre nuestra amígdala y nuestra corteza pre-frontal, de los ilusionantes conceptos de neuroplasticidad y neurogénesis. Poco a poco la ciencia va corroborando algunas hipótesis intuitivas o basadas en resultados empíricos en las que se basa la productividad personal. Vamos por el buen camino.

En cuanto a las herramientas… ¡hay muchísimas! Difícil será que no encuentres una que encaje bien contigo aunque, de nuevo desde mi experiencia, las herramientas no son un factor determinante. La clásica libretita, un bolígrafo y una serie de listas son suficientes para una inmensa mayoría. De nada te sirve ganar minutos con una buena herramienta si pierdes horas por tus malos hábitos.

Y no, no es una crítica a las herramientas sólo que conozco a mucha gente que se queda ahí o está continuamente cambiando de herramienta, probando todas las novedades del mercado y no se centra en lo nuclear: los hábitos. No conviertas tu herramienta de productividad en un ladrón de foco.

Relaciones ocultas.

No quiero resultar pesado en mi primer artículo pero me gustaría terminar ligando dos disciplinas con la productividad.

La primera de ellas es la comunicación. En general, comunicamos de manera bastante deficiente. De nada vale que controles tu e-mail, tu teléfono o tus reuniones si no eres capaz de expresarte de manera ordenada y precisa. No sólo eso, estoy firmemente convencido que trabajar en habilidades como la escucha activa, la empatía y la asertividad nos va a convertir en personas (y equipos) mucho más productivas.

La segunda de ellas es el liderazgo. No me refiero al liderazgo que se ejerce desde un cargo jerárquico me refiero a “liderar sin cargo” como dice Robin Sharma. Atreverte a probar nuevas técnicas como los sombreros de Edward De Bono en tus reuniones, probar con el storytelling en tu próxima presentación o gamificar tus dinámicas de trabajo pueden ser ejemplos de liderazgo e innovación.

Una última cosa, ser productivo, en cierto modo, consiste en tomar decisiones óptimas. Sé minimalista. Cuantas menos decisiones debas tomar porque has construido un mundo más sencillo, más te aguantará la batería cargada.

Y por si todo lo anterior no fuera suficiente, no olvides los consejos de la abuela, duerme bien y haz ejercicio. A veces, entre tantos conceptos nuevos, nos olvidamos de lo más básico para un rendimiento óptimo.

Artículo originalmente publicado en Productive! Magazine en español

Publicado en Marca la Diferencia. Post original aquí.

Para seguir leyendo:

Incrementar la productividad y promover a las personas (Segunda y última parte)

Remix de ideas. Cuando la productividad potencia la creatividad

La matriz de Steven Covey y su aplicación a la productividad

Inteligencia Colectiva y Conocimiento en Tránsito

Gestión del cambio en la Era de la Colaboración. De la Jerarquía a la Redarquía

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