Un vistazo general sobre la productividad

por Rubén Alzola

Concéntrate en ser productivo, no en estar ocupado

Tim Ferriss

Hablaré hoy de mi visión sobre la productividad personal, una visión que ha ido evolucionando según he ido leyendo, formándome y experimentando, en carne propia y ajena, sistemas y técnicas diversas.

Si hablamos de productividad personal, en mi opinión, hay dos conceptos fundamentales: el control y la perspectiva. Considero que la clave del éxito de la productividad personal es unir ambos mundos, algo que no había conseguido, por ejemplo, la gestión del tiempo.

Por cierto, el orden de los factores sí altera el producto; el control debe preceder, necesariamente, a la perspectiva.

¿Qué es el control?

El control es la capacidad de asumir el mando de tu día a día, de ser el capitán de tu propia nave. Es requisito imprescindible porque, sin control, es imposible encajar (léase planificar) una actividad tan importante como pensar. Tiempo de calidad para pensar implicará perspectiva.

El mundo del control es el mundo de las técnicas encaminadas a luchar contra nuestros principales “ladrones de foco”. Antiguamente se hablaba de ladrones de tiempo pero es que, además de tiempo, estos ladrones nos roban la capacidad de enfocarnos “en lo que hay que hacer”.

Todos conocemos a unos cuantos de estos ladronzuelos: el teléfono, el correo electrónico y las reuniones componen la santísima trinidad del latrocinio profesional. Pero no son los únicos, en este amplio saco, podemos meter a nuestros compañeros de trabajo (sobre todo superiores) y a Internet ý, cada vez más, a las redes sociales. El gran desafío es que estos ladrones son, a su vez, herramientas necesarias para nuestro trabajo y, por lo tanto, hemos de aprender (o re-aprender) a usarlas a nuestro favor.

Esas técnicas podemos inventarlas nosotros, aplicar técnicas ya existentes o usar un sistema de “buenas prácticas” como podría ser GTD de David Allen.

Como en casi todo, en el punto intermedio está la virtud. Desde mi experiencia, es perfectamente compatible usar GTD y, a la vez, técnicas de time boxing como puede ser Pomodoro, técnicas como los mapas mentales, las checklist, los contextos o buenas prácticas como “las 5 eses” en nuestro puesto de trabajo físico.

Por cierto, a veces nos pasamos de dogmáticos y olvidamos que la manera más evidente de ganar tiempo es hacer lo que hacemos más rápido. Si bien la productividad no es únicamente esto, recursos como aprender mecanografía o hacer un curso de lectura rápida pueden liberar una cantidad ingente de tiempo. De cualquier modo si nos quedamos aquí, por mucho que mejoremos, estaremos haciendo microgestión y seremos víctimas, tarde o temprano, de la ley de Parkinson que dice que “el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible”.

El tránsito desde el control a la perspectiva

Con el control habremos conseguido hacer las cosas que hacíamos de una manera mejor. Si lo hemos hecho bien, habremos obtenido los primeros resultados. Estos nos habrán permitido desestresarnos un poco y encontrar algún que otro hueco para pensar.

El problema es que es difícil saber en qué pensar. Desde mi punto de vista, el elemento que hace de puente entre ambos mundos, el control y la perspectiva, son los proyectos. Los proyectos son esos retos mastodónticos que necesitan ser descompuestas en acciones menores que planificaremos en función de unos plazos y unos recursos.

Todos tenemos claros, si no todos, algunos de los proyectos que ocupan nuestra vida profesional. Si no los tenemos claros nos los suelen imponer nuestros jefes. Así pues, empezar a pensar en un proyecto, fijar la meta que persigue, las acciones necesarias para su ejecución, los responsables de llevarlas a cabo, las fechas y los plazos, los riesgos, etc. es el siguiente paso lógico en nuestra evolución personal.

El reto, claro está, es hacerlo a la vez que seguimos aplicando el control.

En este punto, GTD propone el modelo de planificación natural aunque, en mi experiencia, hay técnicas clásicas como el análisis DAFO, el diagrama de Ishikawa o el brainstorming que nos pueden ser de gran ayuda en la gestión de un proyecto. Y es que, cuando hablo de proyectos, hablo de una entidad más compleja que “algo que requiere más de una acción para su consecución” (concepto GTD que me parece demasiado genérico).

Si conseguimos sobrevivir al día a día y además avanzar en nuestros proyectos estaremos preparados para abordar…

¡La perspectiva!

No hay otro camino que el recorrido. Al menos esa es mi experiencia. El enfoque “de abajo a arriba” es el que nos permitirá llegar sanos y salvos (aunque magullados) a este punto. Si empezáramos por aquí (la casa por el tejado), sin abordar el día a día, es más que posible que todo nuestro trabajo se quedaría en el limbo de los buenos deseos (y de la frustración por su pronto abandono).

Por perspectiva entiendo el hecho de saber qué es lo que quiero hacer en mi vida. Fíjate que no he añadido el adjetivo “profesional” y ha sido intencionado. De hecho, la perspectiva, en su forma más potente, debería determinar qué es lo que quiero hacer CON mi vida.

GTD, habla de seis niveles, de áreas de responsabilidad, de tener una visión y una misión. Para mí no ha sido suficiente con las indicaciones de GTD y he recurrido al coaching (podríamos decir autocoaching) para hacer balance de mí mismo y determinar dónde estoy pero, sobre todo, dónde quiero llegar. Es una lástima que mucha gente se quede en el control y, si acaso, avance un poco en la perspectiva, renunciando a la herramienta más poderosa de la productividad personal que no es otra que el alineamiento entre qué quieres ser y cómo vas a conseguirlo.

Balancear entre áreas de mi vida, conciliar vida personal y profesional, determinar mis metas y concretar su consecución mediante proyectos y saber cómo abordar éstos, sin perder el control del día a día, pone a mi alcance posibilidades ilimitadas.

Hábitos y herramientas

La productividad personal se implementa mediante la adquisición de hábitos, hábitos productivos. La productividad personal es un proceso de transformación, de mejora continua, puro Kaizen.

Me gusta estar al tanto de lo que dice la neurobiología al respecto, de la pelea entre nuestra amígdala y nuestra corteza pre-frontal, de los ilusionantes conceptos de neuroplasticidad y neurogénesis. Poco a poco la ciencia va corroborando algunas hipótesis intuitivas o basadas en resultados empíricos en las que se basa la productividad personal. Vamos por el buen camino.

En cuanto a las herramientas… ¡hay muchísimas! Difícil será que no encuentres una que encaje bien contigo aunque, de nuevo desde mi experiencia, las herramientas no son un factor determinante. La clásica libretita, un bolígrafo y una serie de listas son suficientes para una inmensa mayoría. De nada te sirve ganar minutos con una buena herramienta si pierdes horas por tus malos hábitos.

Y no, no es una crítica a las herramientas sólo que conozco a mucha gente que se queda ahí o está continuamente cambiando de herramienta, probando todas las novedades del mercado y no se centra en lo nuclear: los hábitos. No conviertas tu herramienta de productividad en un ladrón de foco.

Relaciones ocultas.

No quiero resultar pesado en mi primer artículo pero me gustaría terminar ligando dos disciplinas con la productividad.

La primera de ellas es la comunicación. En general, comunicamos de manera bastante deficiente. De nada vale que controles tu e-mail, tu teléfono o tus reuniones si no eres capaz de expresarte de manera ordenada y precisa. No sólo eso, estoy firmemente convencido que trabajar en habilidades como la escucha activa, la empatía y la asertividad nos va a convertir en personas (y equipos) mucho más productivas.

La segunda de ellas es el liderazgo. No me refiero al liderazgo que se ejerce desde un cargo jerárquico me refiero a “liderar sin cargo” como dice Robin Sharma. Atreverte a probar nuevas técnicas como los sombreros de Edward De Bono en tus reuniones, probar con el storytelling en tu próxima presentación o gamificar tus dinámicas de trabajo pueden ser ejemplos de liderazgo e innovación.

Una última cosa, ser productivo, en cierto modo, consiste en tomar decisiones óptimas. Sé minimalista. Cuantas menos decisiones debas tomar porque has construido un mundo más sencillo, más te aguantará la batería cargada.

Y por si todo lo anterior no fuera suficiente, no olvides los consejos de la abuela, duerme bien y haz ejercicio. A veces, entre tantos conceptos nuevos, nos olvidamos de lo más básico para un rendimiento óptimo.

Artículo originalmente publicado en Productive! Magazine en español

Publicado en Marca la Diferencia. Post original aquí.

Para seguir leyendo:

Incrementar la productividad y promover a las personas (Segunda y última parte)

Remix de ideas. Cuando la productividad potencia la creatividad

La matriz de Steven Covey y su aplicación a la productividad

Inteligencia Colectiva y Conocimiento en Tránsito

Gestión del cambio en la Era de la Colaboración. De la Jerarquía a la Redarquía

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