3 principios sobre la productividad

por Martín Ayala

Continuando con el tema productividad hoy quiero presentarte tres principios que complementan las notas que presenté anteriormente. Los mismos van a ayudarte a reflexionar sobre tus acciones y sobre cómo hacer ajustes para ser más productivo:

1. Actividad no es productividad

Muchas veces estamos «muy ocupados» pero cuando llega el final del día nos damos cuenta que no hicimos mucho. ¿Te pasó alguna vez que trabajaste todo el día casi sin moverte de tu oficina pero al terminar la jornada sentiste que no fuiste muy productivo? Quizás te quedaron tareas importantes sin hacer o sin terminar.

Esto ocurre porque el hecho de estar ocupados realizando tareas no garantiza la productividad. Esto se relaciona mucho con las notas que presenté anteriormente: la ley de Pareto y la matriz de Stephen Covey donde hablamos de lo importante y lo no importante.

Es importante que al comenzar el día te tomes un momento para contestar esta pregunta:

¿Cuáles son los resultados más importantes que quiero alcanzar hoy?

Más que en tareas, resulta más beneficioso enfocarse en resultados a alcanzar. No importa tanto cómo lo hagamos sino lograr el resultado. Si te enfocás en tareas quizás no veas maneras más sencillas de lograr el objetivo.

Otro punto interesante que nos ayuda a diferenciar entre actividad y productividad es saber controlar nuestro deseo de gratificación inmediata. Me refiero a la tentación de realizar actividades que nos producen cierta gratificación a corto plazo pero nos distraen de nuestro objetivo.

Por ejemplo, quizás tengo como meta terminar un informe para el mediodía. Si me enfoco en dicho objetivo puedo hacerlo a tiempo. Sin embargo, mientras estoy enfocado en la tarea mi mente busca dispersiones como ser hacer una llamada telefónica, revisar mi correo personal, ingresar a una red social, leer las noticias, etc.

Si bien estas distracciones pueden usarse en los momentos programados de descanso, debemos evitarlas en los momentos que decidimos enfocarnos en nuestro objetivo. Si no lo hacemos, difícilmente alcancemos nuestra máxima concentración, y esta distracción si bien nos brinda una gratificación inmediata, nos está dificultando lograr el objetivo propuesto.

Para esto es importante tener hábitos que nos potencien y de eso habla el próximo principio.

2. Nuestros hábitos crean nuestro destino

Muchas veces menospreciamos el poder de las pequeñas decisiones y acciones cotidianas. Sin embargo, si repetimos las mismas acciones estas se convierten en hábitos que una vez adquiridos resultan muy difíciles de eliminar. Una vez que adquirimos el hábito de hacer algo vamos a hacerlo automáticamente en el futuro.

Volviendo al ejemplo de las interrupciones, si nos acostumbramos a distraernos en nuestro momento más productivo leyendo las noticias, vamos a adquirir este hábito y en el futuro, cuando queramos ser productivos probablemente nos distraigamos fácilmente leyendo las noticias.

Para evitar esto debemos crear hábitos que nos potencien. Si realizamos una actividad de manera reiterada por al menos 30 días, vamos a incorporarla como hábito. Una vez que lo hayamos hecho dicho hábito va a quedarse con nosotros de manera permanente.

El éxito no depende tanto de grandes logros repentinos, sino de pequeños logros repetidos una y otra vez. Por ejemplo, una persona promedio en Estados Unidos puede hacerse millonaria ahorrando un dólar por día durante 56 años. Si bien el período parece extenso, muchas veces creemos que para que alguien sea millonario debe trabajar mucho o tener un golpe de suerte. Sin embargo, una persona promedio en ese país puede hacerlo simplemente repitiendo una simple acción en el largo plazo.

Los grandes logros son pequeños logros que se mantienen en el tiempo. Por eso es importante incorporar hábitos positivos, que nos potencien y que nos ayuden a lograr nuestras metas.

¿Qué hábitos podrías incorporar?

Algunos ejemplos podrían ser: trabajar en intervalos de una hora sin distracciones, levantarme una hora más temprano, leer durante media hora por día, ejercitarme durante 45 minutos diarios, tomar 8 vasos de agua por día, etc.

Te recomiendo hacer una lista de hábitos positivos y ponerte en acción diariamente durante al menos 30 días hasta incorporarlo. Si bien los primeros días puede ser difícil, la gratificación valdrá la pena el esfuerzo.

3. Caos interno crea casos externo

Es posible que tengas cierto desorden en tu vida en lo que se refiere a tus tareas. Me refiero por ejemplo a tareas sin terminar, decisiones sin comunicar, papeles sin ordenar, archivos en tu computadora sin organizar, etc. Este desorden afecta también tu productividad.

Una primera respuesta podría ser tomarte un momento para ordenar este caos.

Sin embargo, como lo dice el título, el caos externo es creado por el caos interno. Me refiero a que el desorden en tu mundo externo (papeles, oficina, etc.) se crea a partir de un desorden similar en tu mente. Es importante tener esto en cuenta porque por más que dediques tiempo a ordenar tu caos externo, si tu mente está desordenada el desorden externo va a volver tarde o temprano.

El solo hecho de ser consciente de esto puede ser de gran ayuda.

Luego, es necesario que te enfoques en trabajar tu caos interno. Algunas preguntas que puede resultarte útil responder pueden ser:

¿Qué conflictos internos tengo sin resolver?

¿Cómo puedo resolverlos?

¿Qué decisiones me ayudarían a solucionar dichos conflictos?

¿Qué acciones importantes he postergado?

¿Qué cambios en mi vida me ayudarían a ordenar mi mente?

Encontrar la respuesta a estas preguntas probablemente requiera reflexión y sinceridad con vos mismo. Ponerlas en práctica puede requerir tiempo y esfuerzo pero va a ayudarte a ordenar tu mente y como consecuencia tu mundo externo.

Saludos

Martin

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La ley de Pareto y su aplicación a la productividad

por Martín Ayala

En notas anteriores hablamos sobre productividad. Si no leíste dichas notas te invito a que lo haga aquí: 6 sugerencias para aumentar la productividad y La matriz de Stephen Covey.

Hoy quiero hablarte de la ley de Pareto, que también es conocida como la ley del 80-20. La misma puede enunciarse de distintas maneras pero aplicada a resultados podríamos describirla así:

El 80% de los resultados proviene del 20% del esfuerzo

Podrías cambiar la manera de enunciar este principio según el tipo de trabajo que realices. Podrías por ejemplo decir que el 80% de los ingresos proviene del 20% de los productos o del 20% de los clientes, que el 80% de los errores en un software se encuentra en un 20% del código, etc.

Si aplicamos este principio podemos mejorar nuestra productividad. Para esto lo primero que debemos hacer es encontrar nuestro 20% más productivo.

¿Cuál es tu 20% de las tareas que produce el 80% de los resultados?

Me gustaría que te tomes un momento para hacer este análisis. Una vez que lo hayas hecho, el mismo puede darte ideas interesantes para mejorar tu productividad.

Dentro del 80% que no te produce los mejores resultados, ¿qué tareas podés delegar, eliminar o por lo menos dedicar menos tiempo a realizaras?

Al disminuir estas tareas y al aplicar las sugerencias para ser más productivo que te presenté previamente, vas a poder hacer más del 20% de las tareas que te producen el 80% de los resultados.

Por ejemplo, si tenés 10 clientes y 2 de ellos te producen el 80% de las ganancias, algunas opciones podrían ser:

  • Buscar generar nuevos negocios con los dos clientes que producen el 80% de las ganancias
  • Considerar eliminar o disminuir el tiempo de dedicación a alguno de los clientes que producen en total el 20% de las ganancias
  • Buscar nuevos clientes similares a los dos clientes que me generan más ingresos

La regla del 80-20 también puede aplicarse a la administración del tiempo para dar prioridad a las tareas que producen los mayores resultados. En las sugerencias para ser más productivos te sugerí comenzar el día con la tarea más importante. Dicha tarea debería ser parte del 20% que genera el 80% de los resultados.

Este principio complementa a la matriz de Stephen Covey, y debe aplicarse de manera permanente.

Saludos

Martín

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La pirámide de la confusión, 4 niveles avanzando hacia la claridad. ¿En qué nivel te encontrás?

por Martín Ayala

Hoy en día es común enfrentar una gran confusión. El mundo nos da muchas opciones para elegir pero muchas veces tomar una decisión no resulta para nada fácil, al punto que muchas personas caen en una gran confusión.

La confusión hace que derrochemos mucha energía en los conflictos mentales que podríamos utilizar constructivamente en el logro de nuestros objetivos. Nos puede hacer caer en la ambivalencia, que es la coexistencia de sentimientos opuestos hacia el mismo objetivo. ¿Lo hago o no lo hago? ¿Elijo A o B? Estas preguntas pueden causarnos muchos problemas ya que para el que no sabe donde va no hay caminos favorables.

Una de las razones más importantes por las cuales las personas no logran lo que quieren es que no saben lo que quieren.

¿Por que muchas personas están tan confundidas?

Creo que la confusión comienza cuando nos educan de chicos. Muchas veces quienes nos educan, sean nuestros padres, maestros, etc. nos dicen cosas como:

  • “¡No hagas eso!”
  • “Eso no es verdad”
  • “No podés tenerlo todo”
  • “¡Vos no querés eso!”
  • “Eso no te gusta”
  • “La vida es así”
  • “Eso no está bien”
  • “Eso es incorrecto”
  • “¡Dejá de hacer eso y hacé lo que te digo!”

De niños, las personas que nos criaron o educaron eran personas a quienes respetábamos y en quiénes confiábamos. Entonces tenía sentido creer lo que nos decían. En esta situación no resulta extraño que de a poco comenzamos a tomar estas voces como verdades absolutas aunque muchas de ellas no fueran verdad. A partir de ahí también podemos haberlas generalizado y seguirlas creyendo hoy en día aunque vayan en contra de lo que somos.

Esto puede generar una gran contradicción entre aquello que creímos algún día y lo que verdaderamente creemos. De ahí surge la confusión.

El objetivo de esta nota es ayudarte a salir de la pirámide de la confusión para que tengas absoluta claridad y que puedas usar toda tu energía en el logro de tus metas más ambiciosas.

Quiero presentarte un modelo que creé, al que llamo pirámide de la confusión, el cual consiste en cuatro niveles. En la cima de la pirámide se encuentra la claridad. Esto significa que, según este modelo, cuanto más arriba en la pirámide nos encontremos más cerca vamos a estar de salir de la confusión y tener un estado de claridad. Esta pirámide puede aplicarse a cualquier área de nuestra vida: trabajo, relaciones, dinero, etc.

Es posible tener más claridad en alguna área de nuestra vida y no tenerla en otra. Sin embargo, también es posible tener una gran confusión que afecte todas las áreas de nuestra vida. En ese caso puede tratarse de una confusión de identidad: no tener claro quienes somos, y por lo tanto nos resulta difícil tomar cualquier decisión en cualquier ámbito de nuestra vida.

Veamos uno por uno los niveles de esta pirámide y qué hacer en caso que nos encontremos en alguno de ellos.

Nivel 1 – Confusión con opciones

Al primer nivel le llamo confusión con opciones, porque si bien no sabemos del todo lo que queremos, tenemos un número de opciones entre las cuales elegir. Por ejemplo, puedo querer elegir una profesión y no estar seguro de a qué me quiero dedicar. Puedo tener una, dos, tres o cuatro opciones y me cuesta decidir entre ellas. Según la cantidad de opciones que tenga puedo estar en alguno de los siguientes sub niveles:

Nivel 1.1 – Indecisión simple: Tengo una sola opción pero no estoy del todo seguro de quererla. Por ejemplo, suponiendo que quiero elegir una profesión, me gusta la arquitectura pero no estoy seguro de querer ejercer esta profesión toda mi vida. En este caso es conveniente buscar más opciones a través del conocimiento, o buscar nuevas opciones a partir de la opción que tengo.

Por ejemplo, si me gusta la arquitectura puedo preguntarme: ¿qué me gusta específicamente de la arquitectura? Esta pregunta me lleva a identificar aspectos más específicos como para identificar una especialización que pueda apasionarme. Otra pregunta posible es: ¿qué otras áreas me gustan que están relacionadas con la arquitectura?

Una posible respuesta podría ser el urbanismo, y a partir de ahí encontrar una disciplina relacionada con la arquitectura que pueda interesarme. El objetivo de estas preguntas es ir a lo específico y a lo genérico para generar ideas.

Nivel 1.2 – Dilema: Cuando tenemos dos opciones frente a las cuales elegir estamos frente a un dilema. Si bien las posibilidades se amplían, todavía puede resultarnos difícil tomar una decisión. Podemos sentir que si elegimos una de las dos opciones podemos estar perdiendo al dejar la otra de lado, o al no estar seguros de qué decisión tomar podemos tener miedo a equivocarnos.

Según Robert Dilts, uno de los grandes contribuyentes a la disciplina de la PNL, el solo hecho de formular el problema como un dilema puede generarnos mucho desgaste.

Según este autor, en general no resulta favorable tomar una decisión hasta que tengamos al menos tres opciones. Entonces en caso de tener solamente dos alternativas podemos buscar nuevas alternativas hasta tener tres o más opciones.

Muchas veces los dilemas contienen opciones opuestas y no consideramos la combinación de ellas. Por ejemplo, una persona puede estar queriendo decidir entre mantener su trabajo full time en relación de dependencia o renunciar e iniciar un emprendimiento. Decidir entre estas dos opciones puede generar un dilema muy difícil de resolver.

El primer paso en la solución está en la formulación misma del problema, al ver las opciones como blanco y negro y no considerar las alternativas intermedias.

Una opción intermedia sería buscar un trabajo de menos horas para tener más tiempo para iniciar un emprendimiento. En este caso estaríamos combinando ambas opciones en una tercera opción más conveniente y más fácil de concretar en el corto plazo. Generar más opciones como en este ejemplo nos ayuda a pasar al nivel 1.3.

Nivel 1.3 – Tres o más opciones: En este sub nivel, nos va a ser más fácil tomar una decisión. Para poder hacerlo es importante que tengamos claro qué es importante para nosotros. Para eso es importante que tengamos claros nuestros valores principales en nuestra vida y que tomemos la decisión a partir de ahí.

Por ejemplo, si estamos considerando vivir en un país diferente por un tiempo, sería más coherente tomar esta decisión si diversidad, variedad, y crecimiento personal están en nuestra lista de valores más importantes. Si, por el contrario, estabilidad y seguridad son nuestros valores principales debemos considerarlos en la decisión, y validar si la decisión puede llevarme a una vida estable y segura.

Debemos considerar también la etapa de la vida en la que nos encontramos, cuáles son nuestros objetivos principales y el de las personas cercanas a nosotros.

En resumen, para ganar claridad a este nivel sugiero buscar la mayor cantidad de opciones posibles y a partir de ahí elegir la opción que más se corresponda con quienes somos y con qué es importante para nosotros y para nuestros seres queridos en la etapa de la vida en la que nos encontramos. Una vez que hayamos hecho este análisis podremos tomar una decisión y salir de la pirámide de la confusión.

Tengamos en cuenta que en ocasiones será necesario tomar una decisión para avanzar. Esto no significa que no podamos equivocarnos, pero en caso que lo hagamos podremos aprender la lección y volver atrás. Podrá resultar conveniente tomar un momento para pensar la decisión, pero esperar para siempre por miedo a equivocarnos no nos va a ayudar.

Por el contrario, la inacción por indecisión puede generar más problemas que tomar una decisión equivocada.

Eso ocurre porque si la decisión no es la correcta al menos nos sirvió para darnos cuenta de eso. Sin embargo, si no decidimos, en el fondo estamos tomando una decisión: la decisión de seguir confundidos lo cual a largo plazo puede ser muy contraproducente.

Tomar una decisión implica un riesgo e implica dejar cosas de lado.

Debemos tener el coraje que se requiere para asumir ese riesgo. Las personas que no tengan este coraje estarán atrapadas en este nivel.

Nivel 2 – Confusión sin opciones

En este nivel estamos confundidos pero, a diferencia del nivel anterior, no tenemos opciones para elegir. No sabemos qué queremos y no se nos ocurren ideas. Por lo tanto, este nivel es aún peor que el nivel 1, y el objetivo en este caso será generar ideas para ascender al primer nivel.

Este estado de confusión sin opciones puede surgir a partir de una crisis personal, una pérdida, el miedo al fracaso, etc.

También puede surgir a raíz de un fracaso real que nos hizo perder la fé en nosotros mismos y en algún proyecto en el que pusimos mucha energía. Es posible que este fracaso nos haya confundido tanto que no sepamos ni qué queremos. Este nivel 2 suele ser un estado difícil de transitar hasta que tomamos la decisión de salir de él.

En nuestra parte más profunda sabemos lo que queremos. El problema es que nos lo olvidamos, quizás como mecanismo de defensa. Es posible que nos encontremos en el primer nivel del espiral del miedo: el deseo inhibido, donde creemos que no podemos lograr lo que queremos y esto nos duele tanto que dejamos de desearlo.

Para volver a recordar lo que es verdaderamente importante para nosotros debemos hacernos preguntas abiertas que nos ayuden a clarificar lo que realmente queremos. Ejemplos de estas preguntas pueden ser:

  • ¿Qué sueño dejé de lado?
  • ¿Qué deseo no me permito expresar?
  • Si pudiera dejar de lado el miedo, ¿qué me gustaría lograr?

Debemos realizarnos estas preguntas repetidamente y en un estado de tranquilidad que permita que nuestra mente recuerde las respuestas. Las mismas siempre estuvieron pero no nos permitimos escucharlas. La respuesta a estas preguntas nos va a ayudar a generar opciones para pasar al nivel 1 de la pirámide.

Si estás en este nivel te sugiero escuchar mi audio llamado claridad y propósito donde formulo una serie de preguntas y reflexiones que te van a ayudar a generar ideas para encontrar aquello que te apasionan, y volver a conectar con tus deseos más auténticos. Podes descargar el audio aquí.

Nivel 3 – Ilusión de claridad

Nos encontramos en el nivel 3 cuando creemos que tomamos una decisión correcta pero en realidad no fue así, cuando elegimos algo que creemos que es un auténtico deseo pero en realidad no nos interesa realmente. Quizás lo elegimos por cumplir el deseo de otro, por seguir una definición de éxito que puede imponer la sociedad pero con la que realmente no coincidimos.

La gran pregunta es: ¿cómo podemos darnos cuenta de que estamos en este nivel?

Una manera de descubrirlo es usando nuestras emociones como termómetro: ¿qué tan felices nos encontramos haciendo lo que hacemos? ¿Lo hacemos porque nos gusta realmente o porque nos sentimos obligados a hacerlo?

Por ejemplo, alguien podría ser un ejecutivo exitoso dentro de los parámetros esperables de éxito pero no estar feliz porque dicha profesión le saca calidad de vida, la cual no está dispuesto a renunciar por tener un puesto de prestigio. En este caso quizás se siente culpable por no estar feliz con lo que logró y no sabe por qué se siente de esta manera.

No estoy hablando de una persona excesivamente inconformista, sino de alguien que apostó mucho por vivir una vida que le fue impuesta y por lo tanto no la eligió conscientemente. Tenía la ilusión de que lo estaba haciendo pero fue preso de los deseos de los demás, al punto que se convirtió en alguien que no quería.

Cuando tomamos consciencia de que estamos en el nivel 3 puede ocurrir un momento de crisis personal, a partir del cual pasamos al nivel 2 de la pirámide y esta transición nos genera una gran confusión que nos hace dudar de todo lo que queremos.

Esta confusión, aunque al principio no sea evidente, es un gran avance dado que ahora estamos abiertos a nuevas ideas.

Nivel 4 – Confusión de orden doble

El cuarto nivel es más confuso aún que el nivel 3, porque en el cuarto nivel estamos por tomar una decisión entre una, dos o más opciones, como si estuviéramos en el nivel 1 pero en realidad ninguna de estas opciones es un auténtico deseo. En esta situación en el mejor de los casos al decidir estaremos en el nivel 3 de la pirámide.

A veces, el solo hecho de formular una pregunta puede hacer que entremos en el nivel 4 de la pirámide. Quiero contarte un ejemplo personal. Cuando estaba por terminar mis estudios de Ingeniería mis familiares me preguntaron: ¿cuando te recibas en qué empresa vas a trabajar?  Parecía una pregunta legítima ya que era razonable buscar trabajo al terminar mis estudios. A partir de ahí decidí buscar empresas donde me gustaría trabajar.

Una vez que hice la lista la mantuve conmigo y cuando terminé mis estudios me propuse trabajar en una de esas empresas que más me interesaban. Al cabo de unos meses lo había logrado: estaba trabajando en una de las empresas que me había propuesto. Pasados unos meses me dí cuenta que no estaba feliz a pesar de estar trabajando en una de las empresas que había querido. ¿Qué me estaba pasando?

Varios años después logre descubrirlo: la pregunta que me habían hecho “¿en qué empresa vas a trabajar?” presuponía que iba a trabajar en una empresa, y hoy en día me doy cuenta que mi naturaleza es ser emprendedor y trabajar con mi propia empresa. Es posible que trabajar para otras empresas me haya servido mucho para darme cuenta de esto y por eso haya sido necesario. Sin embargo, esta pregunta me hizo decidir entre opciones que no me atraían, por lo cual me llevó al nivel 3 de la pirámide. Cuando me dí cuenta de eso pude pasar al nivel 2 y luego al 1 para encontrar la verdadera respuesta: ser emprendedor.

A modo de resumen, la acción que debas tomar dependerá del nivel en que te encuentres: si tenés opciones de qué te interesaría hacer es posible que estés en el nivel 1. En ese caso la sugerencia es generar la mayor cantidad de opciones (tres como mínimo) y decidir entre ellas. Si no tenés opciones es probable que estés en el nivel 2 en cuyo caso te recomiendo escuchar nuestro audio sobre claridad y propósito. Si estás haciendo algo que no te apasiona es posible que estés en el nivel 3, en cuyo caso, el solo hecho de tomar consciencia puede ayudarte a avanzar al nivel 2. Si estás en el nivel 4 quizás nunca lo sepas hasta tomar una decisión. En este caso la sugerencia también es decidir, para luego darte cuenta si realmente estás en un estado de claridad o se trata de la ilusión de claridad.

Ahora quiero contarte otro ejemplo personal y usarlo para ilustrar como transité los diferentes niveles en la elección de mi profesión.

Cuando estaba en la secundaria tenía dos carreras en mente que me interesaba seguir: Contador o Ingeniero dado que siempre me gustaron mucho las matemáticas. En este caso estaba en un dilema sin saberlo, y luego de pensarlo bastante decidí ser Ingeniero. En ese momento todo parecía indicar que había tomado la decisión acertada y había salido de la pirámide para estar en la claridad.

Luego de recibirme de Ingeniero y trabajar en dicha profesión me dí cuenta que ninguna de las dos carreras me apasionaba. Si bien tenían algo que ver con quién era, tenía otros deseos más profundos por los aspectos humanos, deseos que no se satisfacían ni en la profesión de Ingeniero ni en la de Contador. En ese momento me dí cuenta que no había salido de la pirámide de la confusión, sino que al tomar la decisión de estudiar Ingeniería había pasado del nivel 4 al 3.

El tomar consciencia de esto fue el comienzo de una crisis personal en la que no sabía a que quería dedicarme. Esta crisis hizo que pasara al nivel 2.

Luego de pasado el tiempo comencé a preguntarme qué me apasionaba realmente hasta que poco a poco me di cuenta que se trataba de los aspectos humanos, y que quería dedicarme a eso. Me costó mucho encontrar a qué hasta que decidí estudiar Recursos Humanos, y luego especializarme en capacitación, PNL y Coaching. Recién al tomar esta decisión pude decidir y salir de la pirámide.

La gran pregunta que me queda es si hoy en día realmente estoy en un estado de claridad, o estoy en otra ilusión de claridad y será cuestión de tiempo para que me de cuenta. Si bien esto es posible no me preocupa dado que creo que de eso se trata la vida: de avanzar cada vez más hacia lo que nos gusta, descubriendo cada vez un poco más de quienes somos y disfrutando del proceso. La recompensa no está al llegar al final sino en saber transitar el camino.

Me gustaría pedirte que hagas el siguiente ejercicio: qué te preguntes para cada área de tu vida: ¿en qué nivel de la pirámide estoy? ¿cómo puedo avanzar al siguiente nivel? Las preguntas presentadas previamente van a ayudarte a transitar el camino.

Saludos

Martín

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6 sugerencias para aumentar la productividad

por Martín Ayala

Un gran problema de muchas personas es la falta de tiempo. Con las exigencias laborales y personales de hoy en día a muchas personas les resulta difícil tener tiempo libre para realizar las actividades que desean.

Por ese motivo resulta fundamental aprender a ser más productivo, es decir hacer más en menos tiempo.

Hoy quiero darte algunas sugerencias para que puedas aumentar la productividad en tu trabajo. Las mismas aplican a la mayoría de los puestos de trabajo de oficina, aunque según de qué puesto se trate puede ser necesario que te vuelvas creativo para hacerle los ajustes necesarios.

También es importante tener en cuenta que estos cambios pueden requerir que salgas de tu zona cómoda. Es probable que te hayas acostumbrado a trabajar de determinada manera. Vas a tener que darte tiempo para aplicar estos cambios poco a poco hasta que puedas incorporarlos como hábitos. Te aconsejo que no los rechaces si te resultan difíciles de aplicar. Con perseverancia y voluntad vas a poder aplicarlos gradualmente.

Las sugerencias son las siguientes:

1. Tener claro a qué vas a dedicar el tiempo extra

El primer paso es motivarte a ser más productivo y para eso es necesario tener un propósito. ¿Cuál es el verdadero motivo que te hace buscar ser más productivo? ¿Qué harías si tuvieras más tiempo? ¿Cuanto tiempo extra necesitas exactamente?

Como ya hemos visto reiteradas veces, los objetivos que fijamos deben ser específicos. Debemos saber exactamente cuando los hemos logrado. Además, dichas metas deben motivarnos. Si no estamos motivados no vamos a hacer mucho para lograrlos. Establecer un propósito para ser más productivo te va a ayudar a lograrlo más fácilmente.

Tener dicho propósito en mente te va a mantener enfocado en ser productivo y en evitar las distracciones y la inacción producida por la desmotivación y la pereza.

Algunos propósitos posibles podrían ser: “quiero tener tiempo para comenzar mi propio emprendimiento”, “quiero pasar más tiempo con mi familia”, “quiero tener tiempo para volver a la universidad y hacer un posgrado”, “quiero ser más productivo en mi trabajo para poder irme en hora en vez de quedarme hasta tarde”, “quiero dar un esfuerzo adicional para aplicar a un ascenso”, “quiero tener más tiempo para hacer ejercicio”, etc.

Una vez que definas qué harás con el tiempo extra estás en condiciones de pasar a la siguiente sugerencia.

2. Trabajar en intervalos de alta concentración

Según Eben Pagan, gurú en el mundo de los negocios y autor del programa de productividad llamado “Wake up productive” (despiertate productivo), para ser más productivo debemos trabajar en intervalos de alta concentración.

Según este autor, nuestro cerebro es más productivo si alternamos períodos de alta concentración con períodos breves de descanso. Este método aprovecha los ciclos de renovación de energía del cerebro y el cuerpo.

Lo que Eben sugiere es dividir nuestras horas de trabajo en bloques de dos horas y media de duración. Estos bloques a su vez se dividen en otros sub bloques como se indica a continuación:

  • 50 minutos de trabajo de alta concentración en una tarea
  • 10 minutos de breve descanso
  • 50 minutos de trabajo de alta concentración en una tarea
  • 10 minutos de breve descanso
  • 30 minutos de descanso

Esta modalidad de trabajo permite que nos enfoquemos en una tarea determinada por 50 minutos. Luego de eso tomamos un breve descanso que nos permite descansar la mente, para luego repetir el proceso.

Antes de comenzar cada período de trabajo de 50 minutos es útil establecer un objetivo a lograr en ese tiempo. Por ejemplo, nuestro objetivo podría ser escribir una propuesta a un cliente, o preparar la presentación para el equipo de ventas. Si el tiempo de la tarea es mayor a 50 minutos podemos continuarlo en el bloque siguiente. Si terminamos la tarea en menos de 50 minutos podemos establecer otro objetivo. Una vez mas, tener un objetivo nos permite estar más enfocados en lograrlo.

Es importante trabajar en estos 50 minutos con el foco absoluto en el objetivo que nos hayamos planteado previamente sin interrupciones. Para esto va a ayudarte nuestra próxima sugerencia.

Además, en los momentos de descanso es importante hacer una pausa. No resulta productivo si nos quedamos realizando la misma tarea. Incluso en momentos de urgencia, por más que parezca que tomar una pausa puede hacernos perder tiempo, vamos a compensarlo dado que nuestro cerebro va a estar más descansado.

Durante los descansos de 30 minutos te sugiero levantarte de tu silla y hacer algo que te haga olvidar del trabajo.

3. Disminuir las interrupciones

Según Tim Ferris, autor del libro La semana laborar de 4 horas, las interrupciones disminuyen la productividad. Muchas empresas valoran el hacer varias tareas al mismo tiempo (multitasking). Sin embargo, según este autor, el multitasking es un mito dado que nos vuelve más improductivos dado que el hacer varias tareas a la vez implica tener más interrupciones.

Cuando nuestro cerebro está concentrado, enfocado en una tarea, podemos ser mucho más productivos. Sin embargo, si nos interrumpen en un momento de alta concentración podemos perder mucho tiempo. No solo perdemos el tiempo en que nos distraemos con otra tarea, sino el tiempo que nos lleva volver a concentrarnos en lo que estábamos haciendo originalmente. Esto puede tomar hasta media hora.

Para esto resulta fundamental evitar las interrupciones lo más posible.

¿Cómo podemos evitar las interrupciones cuando cada día parece haber más cosas urgentes que no pueden esperar?

Como primer paso recomiendo registrar durante una semana las interrupciones que tenemos. Podemos usar un cuaderno y tomar nota de qué tipo de interrupciones tenemos y cuanto tiempo duran. Esto nos ayuda a cuantificar dichas interrupciones y saber qué tanto tiempo nos están quitando.

Una vez que somos conscientes de esto podemos buscar una manera de minimizar estas interrupciones. Por ejemplo, si trabajo con proveedores y me interrumpen con llamadas puedo planear una ventana de tiempo más reducida en la cual voy a recibir llamadas de proveedores. En vez de recibir llamadas todo el día puedo hacerlo de 2 a 5 de la tarde. Esto me permite enfocarme en esto durante menos tiempo y asegurarme que en el resto del día voy a tener menos interrupciones. En este caso es recomendable comunicar el cambio claramente a los proveedores y con la anticipación necesaria.

Otra opción sería pedir a los proveedores que se comuniquen por correo electrónico o a través de un formulario de reclamos y comunicarles que vas a estar respondiendo a dichos reclamos en un horario pre establecido. Esta opción es aún más productiva dado que elimina totalmente las interrupciones. Los reclamos van a llegar por email o por un formulario y los vas a poder resolver todos juntos.

Las interrupciones pueden surgir también de tu propia mente, cuando te acuerdes de algo urgente que tendrías que haber hecho y no hiciste. Cuando esto pasa es muy tentador querer dejar de lado la tarea actual y pasar a la otra más urgente.

Si bien eso puede ser lo más obvio, te sugiero no interrumpir tu tarea a menos que sea una verdadera urgencia. En vez de interrumpir tu tarea podés tomar nota de la misma y ponerla en la lista de pendientes.

Aquí es donde más tenés que salir de tu zona cómoda. Si trabajás con otras personas, cada una de ellas va a manifestar que su pedido es urgente. Sin embargo, muchas veces esto no es así. Es importante que puedas ver la urgencia de la tareas de manera objetiva, y te permitas trabajarlas de manera acorde.

4. Agrupar las tareas en lotes

Esta sugerencia se relaciona con las economías de escala. En microeconomía, las economías de escala refieren al hecho de que los costos medios de una unidad de producción disminuyen a medida que el volumen de producción aumenta.

Este principio aplica a muchas tareas cotidianas. Se basa en que al realizar una tarea de manera repetitiva los tiempos de preparación de la tarea disminuyen, además de que la velocidad en la que realizamos la tarea misma aumenta también.

Por ejemplo, supongamos que tenés que pagar diez facturas a través del portal de tu banco que te permite hacer pagos online. Seguramente sería mucho más rápido juntar todas las facturas y pagarlas todas que pagar una factura por día.

¿Por que ocurre esto?

Pagar una factura requiere cierto tiempo de preparación. En este caso la preparación podría ser ingresar a la página web del banco. Si pagamos todas las facturas juntas esto lo haríamos una sola vez. Además, una vez que pagamos una factura, la siguiente podemos pagarla de manera más rápida ya que cuando más pagos realizamos más ágiles nos volvemos en usar dicha herramienta de pago.

Con esto en mente podrías pensar en todas las tareas cotidianas que podrías agrupar en lotes, y así ahorrar tiempo.

Algunos ejemplos podrían ser: hacer o recibir llamadas, enviar o recibir emails,  atender pedidos en persona, instalar programas, imprimir documentos, etc.

Dicho esto, te recomiendo hacer una lista de todas las tareas que podrías agrupar en lote y luego pensar en un intervalo de tiempo para realizar cada una de estas tareas.

Es importante que comuniques este cambio de rutina a otras personas con quien trabajes.

Por ejemplo, si sos de esas personas que leen el correo electrónico continuamente es posible que al principio te cueste hacerlo de manera menos frecuente. Quizás pienses que puede llegarte un problema urgente y que por eso debés estar pendiente del correo electrónico. Si bien esto es posible, la verdad es que no ocurre tanto como creemos.

La mejor manera de implementar esto es de manera gradual. Podrías por ejemplo leer el correo electrónico cada una hora y evaluar los resultados. Una vez que te sientas cómodo con esta frecuencia, podés hacerlo cada dos horas y así sucesivamente. Si trabajás en un puesto muy crítico podrías dejar el teléfono como alternativa en caso de que ocurra una emergencia.

5. Comenzar el día con una tarea de alta complejidad

La mayoría de las personas comienza el día con tareas de baja complejidad. Es común que las personas lleguen a su trabajo, tomen un café, conversen un poco con sus compañeros, luego lean el correo electrónico, respondan algunos de ellos, y recién después de todo esto comiencen con una tarea más compleja.

El problema de esto es que en general la mañana es nuestro momento de más alta productividad (en la mayoría de los casos aunque no en todos), porque estamos descansados.

Tim Ferris sugiere comenzar el día con la tarea de más alta complejidad. Con esto estamos usando mas energía mental al comienzo del día, y esto nos deja las tareas más fáciles para cuando comenzamos a estar más cansados.

Leer el email es una tarea que no requiere mucha energía. Por lo tanto puede postergarse para más adelante.

Si te resulta muy difícil no leer el correo al comenzar el día, te aconsejo que lo hagas rápidamente buscando mensajes urgentes cuya atención no pueda ser postergada. Una vez atendidos los pedidos urgentes te sugiero dejar los mensajes no urgentes para más tarde, en un momento que tu mente esté más cansada y debas realizar una tarea sencilla.

6. Delegar, eliminar y decir no

Muchas veces caemos en el hábito de trabajar por trabajar. Tenemos tareas que realizamos regularmente pero que ya están obsoletas o son de baja prioridad. Estas tareas deben eliminarse.

Te aconsejo que cada tanto hagas un análisis de todas las tareas en las cuales estás trabajando, y elimines aquellas que no son de alta prioridad o que puedan dejarse de lado.

También ocurre que a veces queremos hacer todo el trabajo nosotros cuando hay muchas tareas que pueden delegarse a otras personas del equipo. Delegar nos ahorra mucho tiempo y puede motivar a otra persona que desea hacer dicha tarea y hasta ahora no ha tenido la oportunidad.

Finalmente, no tenemos por qué hacer todo lo que nos piden. Si no tenemos tiempo para hacer algo o no nos corresponde hacerlo simplemente podemos decir no. Saber decir que no es parte de valorarnos a nosotros mismos y a nuestro tiempo.

Como dije anteriormente, implementar estas sugerencias puede no ser fácil, más aún en algunos puestos donde la interrupción es casi permanente. De todas maneras siempre es posible mejorar. Cuanto más lo apliques más productivo vas a ser. Te deseo mucho éxito!

Saludos

Martín

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Cómo crear sintonía (rapport) con otras personas

por Martín Ayala

Cualquiera sea tu objetivo, ya sea conseguir un trabajo, ampliar tu red de contactos, iniciar tu emprendimiento, es probable que en algún momento necesites la ayuda de otras personas. Para optimizar nuestra interacción con los demás es importante encontrarse en sintonía (también llamado rapport) con la otra persona.

¿Cómo construimos rapport?

Una forma es tener intereses en común con la otra persona. A las personas les gustan quienes son similares a ellos o a quienes ellos buscan ser. Sin embargo, no siempre tenemos cosas en común con todas las personas. De hecho muchas veces podemos buscar estar en rapport con una persona totalmente diferente a nosotros o quizás con una persona que ni siquiera conocemos como para saber qué intereses tiene.

Una excelente manera de lograr estar en sintonía con otra persona consiste en acompasar su lenguaje no verbal. Como vemos en la siguiente figura, el lenguaje no verbal es responsable de un 93% de la comunicación. Las palabras son solamente un 7%. El tono de voz es un 38% y el lenguaje corporal un 55%.

Quizás te parezca exagerado este porcentaje pero la verdad es que las palabras son una mínima parte de la comunicación. La manera en que comuniques algo es mucho más importante que lo que realmente digas. ¿Te ocurrió alguna vez que no te gustaba el tono de voz de alguien con quién estabas hablando y como consecuencia no recordaste nada de lo que te dijo? El tono de voz y la postura comunican mucho más. De hecho, cuando el tono de voz y la postura no son coherentes con lo que estás diciendo, lo que predomina son el tono y los gestos utilizados.

Por este motivo, una muy buena manera de crear rapport es acompasando los gestos y el tono de la comunicación de la otra persona. Debemos hacerlo sutilmente sin que la otra persona lo note, porque de notarlo vamos a perder la sintonía y la confianza de la otra persona en nosotros.

¿Qué podemos acompasar exactamente? Algunos ejemplos son: el tono de voz, la velocidad, el ritmo, las palabras usadas por la otra persona, la velocidad de la respiración, la frecuencia del contacto visual, la postura, los gestos en general, las expresiones faciales, etc.

Si conocemos el sistema representativo de la otra persona, o sea si es visual, auditivo o kinestésico podemos usar palabras acorde a su sistema representativo. Si no estás familiarizado con los sistemas representativos de la PNL te los explico en la siguiente nota.

El tacto puede también crear mucha sintonía si lo hacemos con cuidado y en un momento oportuno. Podemos crear sintonía imitando el contacto corporal del otro. Por ejemplo, si es usual en la otra persona tocar el hombro como señal de reconocimiento podemos hacer lo mismo nosotros a esa persona cuando queramos reconocerlo. Si alguien nos aprieta mucho o muy poco la mano cuando nos saluda podemos hacer lo mismo.

La distancia personal también influye mucho en la creación de sintonía. Esto puede también depender de cada persona y del vínculo que tengamos. Una buena manera es calibrarlo de acuerdo a lo que a la otra persona le siente cómodo.

No debemos abusar al imitar al otro. Si intentamos imitar todo a la vez es probable que no nos resulte y que la otra persona se de cuenta, generando un momento incómodo y perdiendo totalmente la sintonía. Alcanza con imitar una o dos de las opciones mencionadas para crear rapport. Por ejemplo, si estoy sentado frente a otra persona podría cruzarme de piernas como el otro e imitar el volumen y velocidad de su voz.

¿Cómo podemos saber si logramos establecer sintonía?

En general vamos a notarlo por la respuesta de la persona. Si estamos en sintonía es probable que la otra persona esté cómoda y receptiva hacia nosotros. Una manera de comprobarlo es que nosotros hagamos un cambio en nuestra fisiología o tono. Si estamos en rapport en general la otra persona tiende a imitarnos a nosotros. Esto puede ocurrir sin que el otro se de cuenta de esto.

Una vez que nos encontramos en sintonía con la otra persona estamos en mejores condiciones para influir en ella. Tené en cuenta que este conocimiento te da una gran responsabilidad para utilizarlo de manera constructiva.

Acompasar y liderar puede ser una excelente forma para tratar con clientes enojados. Si te llama un cliente furioso podés imitar su fuerte volumen de voz y alta velocidad. Con esto es probable que se sienta más en sintonía con tu respuesta. Una vez que se encuentren en sintonía podés ir disminuyendo gradualmente el volumen y bajando la velocidad. Si lograste crear rapport previamente es probable que te acompañe.

Me gustaría que lo pongas en práctica. Para que puedas practicar y calibrarlo de mejor manera te recomiendo que comiences a hacerlo con personas cercanas, y luego lo extiendas al resto de las personas. Esto te va a dar más seguridad para hacerlo gradualmente y hacer los ajustes que sean necesarios.

Saludos

Martín

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La matriz de Stephen Covey y su aplicación a la productividad

por Martín Ayala

Quizás hayas escuchado hablar alguna vez de la matriz de Stephen Covey. Dicho autor se especializa en efectividad, y en su libro Los siete hábitos de las personas altamente efectivas, Covey nos presenta esta matriz.

La misma contiene dos dimensiones: importante-no importante (va o no va con mi propósito) y urgente-no urgente (requiere o no atención inmediata).  Combinando estas dimensiones obtenemos cuatro cuadrantes como se muestra a continuación:

 

 

cuadrantres_covey4

Veamos uno a uno los cuadrantes:

  • El cuadrante 1 contiene las tareas que son importantes y urgentes. Aquí se incluyen las tareas que van con tu propósito laboral y que requieren atención inmediata. Un ejemplo de esto puede ser un reclamo urgente de un cliente importante debido a un problema crítico que podría implicar perder al cliente. Es importante y es urgente.
  • El cuadrante 2 incluye las tareas que son importantes pero no urgentes. Son tareas que van con tu propósito pero no requieren atención inmediata. Un ejemplo de esto podría ser el mantenerse capacitado y actualizado, o planificar la estrategia de un equipo. No es una tarea urgente pero es importante que se haga.
  • El cuadrante 3 se refiere a aquellas tareas que si bien no son importantes son urgentes. En realidad son tareas urgentes para otras personas, pero no van con tu propósito. Muchas de estas tareas aparentan que están en el cuadrante 1 pero por el hecho de no ser importantes no lo están. Ejemplos son llamadas, pedidos, que pueden delegarse o eliminarse
  • Finalmente en el cuadrante 4 se encuentran aquellas tareas que no son importantes ni urgentes pero que seguimos realizando por costumbre. Estas tareas implican un desperdicio del tiempo. Un ejemplo es cuando nos distraemos haciendo algo que no nos aporta nada ni a nosotros ni a los demás y por lo tanto resulta en una pérdida de tiempo

Ahora quiero proponerte es un ejercicio. Me gustaría pedirte que durante una semana de tu trabajo prestes atención al tipo de tareas que realices y que midas qué porcentaje de tu tiempo dedicás a cada cuadrante. ¿A qué cuadrante dedicás la mayoría de tu tiempo?

Si es al cuadrante 1 probablemente te encuentres apagando incendios permanentemente. El problema de esto es que lleva al estrés y al desgaste. Difícilmente tengas tiempo para planificar y anticipar problemas, identificar oportunidades y ver a futuro. Esta falta de planificación y anticipación va a hacer que surjan aún más problemas lo cual va a aumentar la cantidad de tareas en el cuadrante 1. Esto genera un círculo vicioso que desencadena más crisis y estrés.

Para romper con este círculo vicioso es necesario dedicar más tiempo al cuadrante 2: aquello que es importante pero no es urgente. Esto hará que las tareas del cuadrante 1 disminuyan.

¿Cómo podemos obtener más tiempo para dedicar al cuadrante 2? Para eso debemos quitarle tiempo a los cuadrantes 3 y 4.

El cuadrante 4 es totalmente inútil. No hay nada importante en el cuadrante 4 porque sino, por definición, estaría en el cuadrante 2. Las tareas en este cuadrante deben eliminarse.

El cuadrante 3 tampoco tiene mucho valor, excepto para otras personas. Para eso debemos aprender a decir no, o a delegar tareas. Al decir no a los cuadrantes 3 y 4 estamos diciendo sí al cuadrante 2. Y cuando esto ocurre el cuadrante 1 se hace cada vez menor.

Me gustaría que lo pongas en práctica, junto con las sugerencias para ser más productivo, y luego de 30 días vuelvas a evaluar el resultado.

Saludos

Martín

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