Etiqueta: Indecisión

¿Por qué fracasa mi Plan Estratégico?

Antes de comenzar, lanzaremos al aire una pregunta.

¿Su organización invierte grandes esfuerzos en la elaboración de la estrategia pero acaba fracasando al no obtener los resultados estratégicos esperados?

    • Si su respuesta es NO, enhorabuena. Su organización hace un gestión eficaz de la estrategia y su ejecución.
    • Sin embargo, si su respuesta es SÍ, se enfrenta a una inversión sin retorno alguno. Es frustrante, después de haber invertido mucho tiempo y recursos en elaboración de matrices FODA, objetivos, definición de iniciativas e indicadores, ver que los resultados no cumplen con las expectativas o ni siquiera se acercan. Tenemos entre las manos un Plan Estratégico muy elaborado pero que, simplemente, no funciona. En este momento, nos preguntamos qué hemos hecho mal. ¿Hemos errado en la definición de los objetivos? ¿El consultor externo que ha venido a prestarnos sus servicios no ha comprendido correctamente el funcionamiento de nuestra organización? Seguramente, nos estamos preguntando cuáles son las causas del fracaso.
Si esta es su situación, debe saber dos cosas:
      • Su organización no es un caso único. Según David Norton, 9 de cada 10 organizaciones, fallan en la implementación de la estrategia.
      • Casi nunca, el fracaso se debe a una definición deficiente de la estrategia. El problema no se halla en esta fase, si no más adelante: cuando los planes deben ser ejecutados. La ejecución del plan estratégico es el talón de Aquiles de las organizaciones. El momento de aterrizar los proyectos y las iniciativas que hemos definido e integrarlos en el día a día es crucial.

¿Qué es la ejecución del Plan Estratégico?

Podríamos definirla como todos aquellos comportamientos y técnicas específicas que las empresas necesitan conocer y dominar para obtener una ventaja competitiva frente a otras empresas.

Entonces, ¿cuáles son realmente las causas de esa no ejecución?

Existen una serie de elementos comunes en las organizaciones que fracasan. Dichos elementos se extrajeron de unos estudios llevados a cabo por Charan y Colvin en el año 1999. Son los siguientes:

          • La indecisión
          • Falta de compromiso
          • No ejecución de lo definido
          • La inexistencia de una cultura de la ejecución en los subordinados
          • Falta de procesos y sistemas orientados a la ejecución

Es fundamental rectificar y cubrir estas carencias. En un mundo como el actual, con un mercado tan competitivo y globalizado, las organizaciones que no ejecutan sus estrategias están abocadas a constantes pérdidas, y, finalmente, a su desaparición.

Las 4 principales causas del fracaso según Norton y Kaplan

          1. Falta de comprensión de la estrategia a todos los niveles. Es frecuente que la estrategia no pase del ápice estratégico, es decir, la alta dirección. Se trata de un grave error. Se hace necesario trasladar los objetivos, la visión y el resto de elementos estratégicos a toda la organización, con el fin de que puedan conocerla, comprenderla y, por tanto, materializarla.
          2. Falta de implicación de los mandos intermedios. Habitualmente, los mandos intermedios se centran en hacer más eficaz y eficiente el trabajo operativo en el día a día. La estrategia siempre pasa a un segundo plano. Esta falta de compromiso hacia la estrategia por parte del mando intermedio, supone, además, un mal ejemplo para el subordinado, que no llega a comprender la importancia de la misma al no recibir el mensaje adecuado por parte de su superior.
          3. Falta de relación entre estrategia y presupuesto. También ocurre que en los presupuestos de la organización no se refleja la partida necesaria para ejecutar la estrategia, es decir, para las iniciativas y proyectos asociados a los objetivos estratégicos.
          4. Falta de alineación entre la compensación de las personas y los objetivos estratégicos. Como ya hemos comentado, la implicación de las personas en la estrategia es fundamental para que esta materialice. Si el trabajador tiene la posibilidad alinear sus objetivos personales con los corporativos y sentirse recompensado de alguna forma por sus logros en el camino hacia la consecución de los objetivos, este se sentirá mucho más motivado.

En resumen, debemos tomar conciencia sobre la importancia de la ejecución dentro de la estrategia

        • La ejecución es una disciplina y es parte integral de la estrategia.
        • Esta debe ser la principal tarea de los líderes
        • la ejecución debe ser el elemento fundamental dentro de la cultura de la organización.

Publicado en ISOTools . Post original aquí.

Si te ha interesado este post, no olvides dejarnos tus comentarios. También apreciamos que los compartas con tus amigos y contactos en las redes sociales. Muchas gracias.

Share

Si el líder no cambia, menos lo hará la organización

El cambio exitoso requiere una transformación personal

Cuando se trata del cambio organizacional, el fracaso es más común que el éxito.

En una encuesta con casi 3.000 ejecutivos acerca de sus esfuerzos de transformación empresarial, McKinsey descubrió que la tasa de fracasos es superior al 60%, mientras que un estudio de Harvard Business Review sugirió que más del 70% los esfuerzos de transformación falla.

El patrón es claro, y los líderes diligentes suelen dedicar incontables recursos a planear las iniciativas de cambio. Sin embargo, para aumentar las probabilidades de éxito, los líderes necesitan comenzar la transformación con ellos mismos.

Demasiados líderes quieren que la transformación suceda a velocidades poco realistas, con esfuerzo mínimo y en todos lados excepto en sí mismos.

Como Manfred Kets de Vries dice en The Leader on the Couch , “las organizaciones a lo largo del mundo están llenas de personas que son incapaces de reconocer los patrones de comportamiento repetitivo que se han vuelto disfuncionales”.

Esto refleja una falta de autoconciencia en el liderazgo, y los costos son significativos.

Un estudio descubrió que cuando se trata de la toma de decisiones, la coordinación y el manejo de conflictos, los equipos con un bajo nivel de autoconciencia son menos de la mitad de efectivos que aquellos altamente auto conscientes.

Durante un periodo de cambio disruptivo, muchos sentimientos se intensifican: pérdida de control, interrupción del poder, miedo al fracaso. En respuesta, los líderes suelen responder inconscientemente con comportamientos que revelan su lucha para adaptarse al propio cambio que están defendiendo.

Por ejemplo, un CEO recientemente nombrado estaba encabezando la renovación de una compañía, pero batallaba con la indecisión. Históricamente, la cultura había sido lenta e indiferente, debido a que la toma de decisiones residía principalmente en la cima.

Él rediseñó la organización de forma que los derechos de toma de decisiones estuvieran distribuidos entre aquellos más abajo en la organización, que estaban mejor equipados para resolver problemas y dirigir recursos. Ello dejó las decisiones más estratégicas con él y su equipo. Sin embargo, batallaba para cerrar decisiones críticas que el resto de la organización necesitaba.

Cuando llegamos a las raíces del comportamiento improductivo de un líder, buscamos la “narrativa operativa”, qué está impulsando el comportamiento indeseado en un nivel subconsciente. No fue sorpresa que debajo del comportamiento del CEO estaba un casete de perfeccionismo, declarando “si te equivocas respecto a esto, todo recaerá sobre ti”. Su miedo al fracaso le impedía tomar decisiones.

Un autoexamen

Para que los ejecutivos tengan éxito al dirigir transformaciones organizacionales, deben comenzar con su transformación personal. Comience identificando y reescribiendo aquellas narraciones operativas que podrían provocar comportamientos improductivos. He aquí los dos primeros pasos a tomar en cuenta.

Conozca quién y qué lo detona: Un comportamiento que nos mantiene encerrados en ese ciclo es la “transferencia”, que sucede cuando transcribimos nuestros sentimientos hacia algo más. En momentos de transferencia, el comportamiento de los líderes se define más por sus experiencias pasadas que por la situación presente.

Por ejemplo, al dirigir el cambio de rumbo de una división en problemas, una de nuestras clientes se dio cuenta de que su impaciencia empeoraba el desempeño y debilitaba la confianza en el futuro. Descubrimos que su impaciencia era síntoma de problemas más profundos. Cuando las personas hacían preguntas buscando claridad acerca del cambio, las interpretaba como resistencia hacia su visión o como una duda pasivo-agresiva acerca de su habilidad. No era nada de eso, pero sus respuestas agresivas crearon la resistencia y agresión pasiva que ella temía.

Esta líder necesitaba asumir las preguntas de las personas como una oportunidad de asegurar su compromiso, no verlas como ataques personales. Una mirada a su carrera reveló una historia en la que injustamente había tenido que probarse a sí misma, recibiendo críticas injustas y sintiendo que no confiaban en ella. Las preguntas de su equipo detonaron una transferencia al pasado, que se volvió más compleja por las ansiedades de dirigir un cambio de alto riesgo.

Romper el ciclo de la transferencia comienza con la autorreflexión. Sea honesto sobre quiénes y cuáles son sus detonantes.

Escriba la narrativa: La autoconciencia genuina demanda escarbar a fondo para descubrir por qué usted sigue haciendo algo contraproducente y después trabajar para detenerlo. Cuando se enfrenta a los desafíos de dirigir el cambio, usted fuerza estas narrativas a salir a la superficie, volviéndolas más accesibles. Un líder debe escuchar con atención el cómo se expresa las presiones del cambio.

Por ejemplo, los líderes a quienes les detona el que les impongan limitaciones podrían expresar en su exasperación: “¿Por qué me pidieron dirigir esto, si todo lo que van a hacer es ponerme obstáculos en el camino a cada momento?”. Sin embargo, el resentimiento persistente hacia las limitaciones razonables podría llevar una consigo una narrativa que diga “las personas que me piden hacer cosas por ellos en realidad quieren que yo fracase” o “mi juicio siempre está siendo cuestionado”.

Escribir estas narrativas brinda la sobria aceptación de una fuerza más profunda que le da forma al comportamiento. Ello requiere valentía, humildad y la habilidad de detectar los patrones de comportamiento recurrente.

Cuando los líderes aceptan la narrativa que revela la respuesta a “¿por qué sigo haciendo eso?”, han tomado el poderoso siguiente paso para reescribirla.

© 2017 Harvard Business School Publishing Corp. Distribuido por: The New York Times Syndicate

Publicado en El Financiero. Post original aquí.

Si te ha interesado este post, no olvides dejarnos tus comentarios. También apreciamos que los compartas con tus amigos y contactos en las redes sociales. Muchas gracias.

Share

La pirámide de la confusión, 4 niveles avanzando hacia la claridad. ¿En qué nivel te encontrás?

por Martín Ayala

Hoy en día es común enfrentar una gran confusión. El mundo nos da muchas opciones para elegir pero muchas veces tomar una decisión no resulta para nada fácil, al punto que muchas personas caen en una gran confusión.

La confusión hace que derrochemos mucha energía en los conflictos mentales que podríamos utilizar constructivamente en el logro de nuestros objetivos. Nos puede hacer caer en la ambivalencia, que es la coexistencia de sentimientos opuestos hacia el mismo objetivo. ¿Lo hago o no lo hago? ¿Elijo A o B? Estas preguntas pueden causarnos muchos problemas ya que para el que no sabe donde va no hay caminos favorables.

Una de las razones más importantes por las cuales las personas no logran lo que quieren es que no saben lo que quieren.

¿Por que muchas personas están tan confundidas?

Creo que la confusión comienza cuando nos educan de chicos. Muchas veces quienes nos educan, sean nuestros padres, maestros, etc. nos dicen cosas como:

  • “¡No hagas eso!”
  • “Eso no es verdad”
  • “No podés tenerlo todo”
  • “¡Vos no querés eso!”
  • “Eso no te gusta”
  • “La vida es así”
  • “Eso no está bien”
  • “Eso es incorrecto”
  • “¡Dejá de hacer eso y hacé lo que te digo!”

De niños, las personas que nos criaron o educaron eran personas a quienes respetábamos y en quiénes confiábamos. Entonces tenía sentido creer lo que nos decían. En esta situación no resulta extraño que de a poco comenzamos a tomar estas voces como verdades absolutas aunque muchas de ellas no fueran verdad. A partir de ahí también podemos haberlas generalizado y seguirlas creyendo hoy en día aunque vayan en contra de lo que somos.

Esto puede generar una gran contradicción entre aquello que creímos algún día y lo que verdaderamente creemos. De ahí surge la confusión.

El objetivo de esta nota es ayudarte a salir de la pirámide de la confusión para que tengas absoluta claridad y que puedas usar toda tu energía en el logro de tus metas más ambiciosas.

Quiero presentarte un modelo que creé, al que llamo pirámide de la confusión, el cual consiste en cuatro niveles. En la cima de la pirámide se encuentra la claridad. Esto significa que, según este modelo, cuanto más arriba en la pirámide nos encontremos más cerca vamos a estar de salir de la confusión y tener un estado de claridad. Esta pirámide puede aplicarse a cualquier área de nuestra vida: trabajo, relaciones, dinero, etc.

Es posible tener más claridad en alguna área de nuestra vida y no tenerla en otra. Sin embargo, también es posible tener una gran confusión que afecte todas las áreas de nuestra vida. En ese caso puede tratarse de una confusión de identidad: no tener claro quienes somos, y por lo tanto nos resulta difícil tomar cualquier decisión en cualquier ámbito de nuestra vida.

Veamos uno por uno los niveles de esta pirámide y qué hacer en caso que nos encontremos en alguno de ellos.

Nivel 1 – Confusión con opciones

Al primer nivel le llamo confusión con opciones, porque si bien no sabemos del todo lo que queremos, tenemos un número de opciones entre las cuales elegir. Por ejemplo, puedo querer elegir una profesión y no estar seguro de a qué me quiero dedicar. Puedo tener una, dos, tres o cuatro opciones y me cuesta decidir entre ellas. Según la cantidad de opciones que tenga puedo estar en alguno de los siguientes sub niveles:

Nivel 1.1 – Indecisión simple: Tengo una sola opción pero no estoy del todo seguro de quererla. Por ejemplo, suponiendo que quiero elegir una profesión, me gusta la arquitectura pero no estoy seguro de querer ejercer esta profesión toda mi vida. En este caso es conveniente buscar más opciones a través del conocimiento, o buscar nuevas opciones a partir de la opción que tengo.

Por ejemplo, si me gusta la arquitectura puedo preguntarme: ¿qué me gusta específicamente de la arquitectura? Esta pregunta me lleva a identificar aspectos más específicos como para identificar una especialización que pueda apasionarme. Otra pregunta posible es: ¿qué otras áreas me gustan que están relacionadas con la arquitectura?

Una posible respuesta podría ser el urbanismo, y a partir de ahí encontrar una disciplina relacionada con la arquitectura que pueda interesarme. El objetivo de estas preguntas es ir a lo específico y a lo genérico para generar ideas.

Nivel 1.2 – Dilema: Cuando tenemos dos opciones frente a las cuales elegir estamos frente a un dilema. Si bien las posibilidades se amplían, todavía puede resultarnos difícil tomar una decisión. Podemos sentir que si elegimos una de las dos opciones podemos estar perdiendo al dejar la otra de lado, o al no estar seguros de qué decisión tomar podemos tener miedo a equivocarnos.

Según Robert Dilts, uno de los grandes contribuyentes a la disciplina de la PNL, el solo hecho de formular el problema como un dilema puede generarnos mucho desgaste.

Según este autor, en general no resulta favorable tomar una decisión hasta que tengamos al menos tres opciones. Entonces en caso de tener solamente dos alternativas podemos buscar nuevas alternativas hasta tener tres o más opciones.

Muchas veces los dilemas contienen opciones opuestas y no consideramos la combinación de ellas. Por ejemplo, una persona puede estar queriendo decidir entre mantener su trabajo full time en relación de dependencia o renunciar e iniciar un emprendimiento. Decidir entre estas dos opciones puede generar un dilema muy difícil de resolver.

El primer paso en la solución está en la formulación misma del problema, al ver las opciones como blanco y negro y no considerar las alternativas intermedias.

Una opción intermedia sería buscar un trabajo de menos horas para tener más tiempo para iniciar un emprendimiento. En este caso estaríamos combinando ambas opciones en una tercera opción más conveniente y más fácil de concretar en el corto plazo. Generar más opciones como en este ejemplo nos ayuda a pasar al nivel 1.3.

Nivel 1.3 – Tres o más opciones: En este sub nivel, nos va a ser más fácil tomar una decisión. Para poder hacerlo es importante que tengamos claro qué es importante para nosotros. Para eso es importante que tengamos claros nuestros valores principales en nuestra vida y que tomemos la decisión a partir de ahí.

Por ejemplo, si estamos considerando vivir en un país diferente por un tiempo, sería más coherente tomar esta decisión si diversidad, variedad, y crecimiento personal están en nuestra lista de valores más importantes. Si, por el contrario, estabilidad y seguridad son nuestros valores principales debemos considerarlos en la decisión, y validar si la decisión puede llevarme a una vida estable y segura.

Debemos considerar también la etapa de la vida en la que nos encontramos, cuáles son nuestros objetivos principales y el de las personas cercanas a nosotros.

En resumen, para ganar claridad a este nivel sugiero buscar la mayor cantidad de opciones posibles y a partir de ahí elegir la opción que más se corresponda con quienes somos y con qué es importante para nosotros y para nuestros seres queridos en la etapa de la vida en la que nos encontramos. Una vez que hayamos hecho este análisis podremos tomar una decisión y salir de la pirámide de la confusión.

Tengamos en cuenta que en ocasiones será necesario tomar una decisión para avanzar. Esto no significa que no podamos equivocarnos, pero en caso que lo hagamos podremos aprender la lección y volver atrás. Podrá resultar conveniente tomar un momento para pensar la decisión, pero esperar para siempre por miedo a equivocarnos no nos va a ayudar.

Por el contrario, la inacción por indecisión puede generar más problemas que tomar una decisión equivocada.

Eso ocurre porque si la decisión no es la correcta al menos nos sirvió para darnos cuenta de eso. Sin embargo, si no decidimos, en el fondo estamos tomando una decisión: la decisión de seguir confundidos lo cual a largo plazo puede ser muy contraproducente.

Tomar una decisión implica un riesgo e implica dejar cosas de lado.

Debemos tener el coraje que se requiere para asumir ese riesgo. Las personas que no tengan este coraje estarán atrapadas en este nivel.

Nivel 2 – Confusión sin opciones

En este nivel estamos confundidos pero, a diferencia del nivel anterior, no tenemos opciones para elegir. No sabemos qué queremos y no se nos ocurren ideas. Por lo tanto, este nivel es aún peor que el nivel 1, y el objetivo en este caso será generar ideas para ascender al primer nivel.

Este estado de confusión sin opciones puede surgir a partir de una crisis personal, una pérdida, el miedo al fracaso, etc.

También puede surgir a raíz de un fracaso real que nos hizo perder la fé en nosotros mismos y en algún proyecto en el que pusimos mucha energía. Es posible que este fracaso nos haya confundido tanto que no sepamos ni qué queremos. Este nivel 2 suele ser un estado difícil de transitar hasta que tomamos la decisión de salir de él.

En nuestra parte más profunda sabemos lo que queremos. El problema es que nos lo olvidamos, quizás como mecanismo de defensa. Es posible que nos encontremos en el primer nivel del espiral del miedo: el deseo inhibido, donde creemos que no podemos lograr lo que queremos y esto nos duele tanto que dejamos de desearlo.

Para volver a recordar lo que es verdaderamente importante para nosotros debemos hacernos preguntas abiertas que nos ayuden a clarificar lo que realmente queremos. Ejemplos de estas preguntas pueden ser:

  • ¿Qué sueño dejé de lado?
  • ¿Qué deseo no me permito expresar?
  • Si pudiera dejar de lado el miedo, ¿qué me gustaría lograr?

Debemos realizarnos estas preguntas repetidamente y en un estado de tranquilidad que permita que nuestra mente recuerde las respuestas. Las mismas siempre estuvieron pero no nos permitimos escucharlas. La respuesta a estas preguntas nos va a ayudar a generar opciones para pasar al nivel 1 de la pirámide.

Si estás en este nivel te sugiero escuchar mi audio llamado claridad y propósito donde formulo una serie de preguntas y reflexiones que te van a ayudar a generar ideas para encontrar aquello que te apasionan, y volver a conectar con tus deseos más auténticos. Podes descargar el audio aquí.

Nivel 3 – Ilusión de claridad

Nos encontramos en el nivel 3 cuando creemos que tomamos una decisión correcta pero en realidad no fue así, cuando elegimos algo que creemos que es un auténtico deseo pero en realidad no nos interesa realmente. Quizás lo elegimos por cumplir el deseo de otro, por seguir una definición de éxito que puede imponer la sociedad pero con la que realmente no coincidimos.

La gran pregunta es: ¿cómo podemos darnos cuenta de que estamos en este nivel?

Una manera de descubrirlo es usando nuestras emociones como termómetro: ¿qué tan felices nos encontramos haciendo lo que hacemos? ¿Lo hacemos porque nos gusta realmente o porque nos sentimos obligados a hacerlo?

Por ejemplo, alguien podría ser un ejecutivo exitoso dentro de los parámetros esperables de éxito pero no estar feliz porque dicha profesión le saca calidad de vida, la cual no está dispuesto a renunciar por tener un puesto de prestigio. En este caso quizás se siente culpable por no estar feliz con lo que logró y no sabe por qué se siente de esta manera.

No estoy hablando de una persona excesivamente inconformista, sino de alguien que apostó mucho por vivir una vida que le fue impuesta y por lo tanto no la eligió conscientemente. Tenía la ilusión de que lo estaba haciendo pero fue preso de los deseos de los demás, al punto que se convirtió en alguien que no quería.

Cuando tomamos consciencia de que estamos en el nivel 3 puede ocurrir un momento de crisis personal, a partir del cual pasamos al nivel 2 de la pirámide y esta transición nos genera una gran confusión que nos hace dudar de todo lo que queremos.

Esta confusión, aunque al principio no sea evidente, es un gran avance dado que ahora estamos abiertos a nuevas ideas.

Nivel 4 – Confusión de orden doble

El cuarto nivel es más confuso aún que el nivel 3, porque en el cuarto nivel estamos por tomar una decisión entre una, dos o más opciones, como si estuviéramos en el nivel 1 pero en realidad ninguna de estas opciones es un auténtico deseo. En esta situación en el mejor de los casos al decidir estaremos en el nivel 3 de la pirámide.

A veces, el solo hecho de formular una pregunta puede hacer que entremos en el nivel 4 de la pirámide. Quiero contarte un ejemplo personal. Cuando estaba por terminar mis estudios de Ingeniería mis familiares me preguntaron: ¿cuando te recibas en qué empresa vas a trabajar?  Parecía una pregunta legítima ya que era razonable buscar trabajo al terminar mis estudios. A partir de ahí decidí buscar empresas donde me gustaría trabajar.

Una vez que hice la lista la mantuve conmigo y cuando terminé mis estudios me propuse trabajar en una de esas empresas que más me interesaban. Al cabo de unos meses lo había logrado: estaba trabajando en una de las empresas que me había propuesto. Pasados unos meses me dí cuenta que no estaba feliz a pesar de estar trabajando en una de las empresas que había querido. ¿Qué me estaba pasando?

Varios años después logre descubrirlo: la pregunta que me habían hecho “¿en qué empresa vas a trabajar?” presuponía que iba a trabajar en una empresa, y hoy en día me doy cuenta que mi naturaleza es ser emprendedor y trabajar con mi propia empresa. Es posible que trabajar para otras empresas me haya servido mucho para darme cuenta de esto y por eso haya sido necesario. Sin embargo, esta pregunta me hizo decidir entre opciones que no me atraían, por lo cual me llevó al nivel 3 de la pirámide. Cuando me dí cuenta de eso pude pasar al nivel 2 y luego al 1 para encontrar la verdadera respuesta: ser emprendedor.

A modo de resumen, la acción que debas tomar dependerá del nivel en que te encuentres: si tenés opciones de qué te interesaría hacer es posible que estés en el nivel 1. En ese caso la sugerencia es generar la mayor cantidad de opciones (tres como mínimo) y decidir entre ellas. Si no tenés opciones es probable que estés en el nivel 2 en cuyo caso te recomiendo escuchar nuestro audio sobre claridad y propósito. Si estás haciendo algo que no te apasiona es posible que estés en el nivel 3, en cuyo caso, el solo hecho de tomar consciencia puede ayudarte a avanzar al nivel 2. Si estás en el nivel 4 quizás nunca lo sepas hasta tomar una decisión. En este caso la sugerencia también es decidir, para luego darte cuenta si realmente estás en un estado de claridad o se trata de la ilusión de claridad.

Ahora quiero contarte otro ejemplo personal y usarlo para ilustrar como transité los diferentes niveles en la elección de mi profesión.

Cuando estaba en la secundaria tenía dos carreras en mente que me interesaba seguir: Contador o Ingeniero dado que siempre me gustaron mucho las matemáticas. En este caso estaba en un dilema sin saberlo, y luego de pensarlo bastante decidí ser Ingeniero. En ese momento todo parecía indicar que había tomado la decisión acertada y había salido de la pirámide para estar en la claridad.

Luego de recibirme de Ingeniero y trabajar en dicha profesión me dí cuenta que ninguna de las dos carreras me apasionaba. Si bien tenían algo que ver con quién era, tenía otros deseos más profundos por los aspectos humanos, deseos que no se satisfacían ni en la profesión de Ingeniero ni en la de Contador. En ese momento me dí cuenta que no había salido de la pirámide de la confusión, sino que al tomar la decisión de estudiar Ingeniería había pasado del nivel 4 al 3.

El tomar consciencia de esto fue el comienzo de una crisis personal en la que no sabía a que quería dedicarme. Esta crisis hizo que pasara al nivel 2.

Luego de pasado el tiempo comencé a preguntarme qué me apasionaba realmente hasta que poco a poco me di cuenta que se trataba de los aspectos humanos, y que quería dedicarme a eso. Me costó mucho encontrar a qué hasta que decidí estudiar Recursos Humanos, y luego especializarme en capacitación, PNL y Coaching. Recién al tomar esta decisión pude decidir y salir de la pirámide.

La gran pregunta que me queda es si hoy en día realmente estoy en un estado de claridad, o estoy en otra ilusión de claridad y será cuestión de tiempo para que me de cuenta. Si bien esto es posible no me preocupa dado que creo que de eso se trata la vida: de avanzar cada vez más hacia lo que nos gusta, descubriendo cada vez un poco más de quienes somos y disfrutando del proceso. La recompensa no está al llegar al final sino en saber transitar el camino.

Me gustaría pedirte que hagas el siguiente ejercicio: qué te preguntes para cada área de tu vida: ¿en qué nivel de la pirámide estoy? ¿cómo puedo avanzar al siguiente nivel? Las preguntas presentadas previamente van a ayudarte a transitar el camino.

Saludos

Martín

Licencia Creative Commons  Integra++ por Martin Ayala se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivadas 3.0 Unported

Publicado en IntegraMasMas. Post original aquí.

Del mismo autor en este blog:

6 sugerencias para aumentar la productividad

Cómo crear sintonía (rapport) con otras personas

¿Seguir leyendo?

Confusiones

Tener problemas no está mal. Lo importante es saber definirlos

Para ser feliz tomo decisiones

Si te ha interesado este post, no olvides dejarnos tus comentarios. También apreciamos que los compartas con tus amigos y contactos en las redes sociales. Muchas gracias.

Share

Análisis de problemas y toma de decisiones. Reto principal para una gerencia efectiva

Por Alexis Codina

feedbackSi algo caracteriza el trabajo de dirección es la toma de decisiones, es el acto que inicia los procesos de trabajo en las organizaciones. Esto es lo que explica que, en los textos de Administración, el tratamiento de este tema se presente desde los primeros momentos, generalmente como parte de la función de Planeación.

En el texto de Koontz-Weirich esto se fundamenta en que “La toma de decisiones es la selección de un curso de acción, entre varias alternativas, y constituye, por tanto, la esencia de la planeación. No puede decirse que existe un plan si no se han tomado las decisiones de compromiso, entre otras”.

Los especialistas relacionan el proceso de toma de decisiones con el análisis y solución de problemas, aclarando que, en el plano de la administración (dirección), un “problema” se define como la brecha existente entre el Estado Actual y el Estado Deseado. “Existe un problema cuando hay una diferencia entre lo que está sucediendo y lo que uno desea que suceda” ..

Por tanto, el primer paso en la toma de decisiones es identificar el(los) problema(s) sobre lo(s) que es necesario decidir. Para Drucker, una de las habilidades principales de un dirigente es su capacidad para identificar los problemas principales, es decir, las situaciones más importantes que deben mejorarse en su organización.

Un especialista amplía esta definición planteando que existe un problema cuando:

  1. Existe una discrepancia entre lo que ocurre y lo que debería estar ocurriendo.
  2. Quiero hacer algo al respecto.
  3. Hay algo que yo pueda hacer.

Lo primero que se destaca es que, para resolver un problema, es decir, tomar una decisión, usted tiene que estar dispuesto a enfrentarlo y, por tanto, asumir las consecuencias. Lo segundo, es que usted tenga alguna certeza de que pueda hacer algo para resolverlo, de lo contrario, no tiene sentido que dedique tiempo y energías a enfrentar “ese problema” que, como dicen los especialistas está “fuera de su área de influencia”. Estos son criterios que se aplican para determinar las prioridades sobre los problemas de que se ocupará el dirigente.

Las principales fuentes de información a las que puede acudir un dirigente para identificar problemas son:

  • Incumplimiento de planes.
  • Desviación (disminución, deterioro) de resultados anteriores.
  • Quejas de clientes.
  • Desempeño de competidores, que pueden ocasionar pérdidas de clientes y mercados a la empresa.
  • Preocupaciones sobre el desempeño y resultados de su entidad que le planteen sus superiores, colegas, inclusive subordinados.
  • Cambios en el entorno que modifican tecnologías, tendencias en el mercado, expectativas de clientes, entre otros factores.

Varios especialistas proponen que la identificación de problemas se asuma como una búsqueda de oportunidades. Stoner plantea: “No siempre está claro si la situación que enfrenta un administrador presenta un problema o una oportunidad. Así, las oportunidades no aprovechadas crean problemas a las organizaciones, y a menudo se encuentran oportunidades mientras se explora un problema”.

Drucker define un “problema”, como: “algo que pone en peligro la capacidad de la organización para alcanzar sus objetivos”; y una “oportunidad” como: “algo que le ofrece a una organización la posibilidad de ir más allá de los objetivos que se ha fijado”.

La mejor comprensión de estos planteamientos, la logramos con una tecnología de consultoría que nos trasladó una consultora extranjera hace unos años y que utilizamos mucho en los procesos de diseño de estrategias y programas de cambio organizacionales. Su creadora, Ann Overton, dice que “Dios creó el mundo en siete días y en el octavo creó los problemas”. La connotación que tienen, en nuestra cultura, las palabras “problema” y “oportunidad” es tan diferente que nos parece imposible conciliarlas en un mismo proceso. Pero es posible, se trata de tomar una situación cualquiera que debamos atender y analizarla en dos planos, como se muestra en la siguiente Tabla.

2098imagen1

Tipos de problemas y de decisiones.

Hay coincidencia entre los especialistas en clasificar los problemas y las decisiones en dos grupos: los problemas y decisiones “estructurados” y los(as) “no estructurados”.

Las Decisiones Estructuradas (Programadas) son las que se toman para resolver problemas y situaciones que se producen de manera rutinaria, sistemática, por ejemplo: el sueldo a pagar a un trabajador, cómo proceder ante la devolución de mercancías por los clientes, los procedimientos para extraer mercancías del almacén. Se establecen mediante la definición de políticas, procedimientos, sistemas de trabajo, definición de la autoridad para aprobar documentos, excepciones, entre otros.

Una tarea del dirigente, en esta esfera, es identificar las actividades y situaciones que se presentan de manera repetitiva y definir los instrumentos que le permitirán decidir “por una sola vez” cómo deben resolverse esos problemas.

Las Decisiones No Estructuradas son las que se toman para resolver problemas que no se presentan constantemente y que requieren soluciones únicas, como pueden ser: adquisición de una nueva tecnología, aprobación de un plan de mercadotecnia, asignación de recursos, cómo mejorar las relaciones con la comunidad. Según los especialistas, este es el tipo de decisiones que, con mayor frecuencia, tienen que tomar los dirigentes. Estas situaciones exigen soluciones innovadoras, que no pueden seguir políticas trazadas. Para este tipo de decisiones se utilizan procesos de análisis de problemas, grupos de expertos, contratación de estudios especiales, entre otros.

En la Figura 1 se presenta un resumen de estos enfoques.

Figura 1.

2098imagen2

El proceso de análisis de problemas y toma de decisiones

Existen diferentes “modelos” para el análisis de problemas. En cualquiera que se tome como referencia se pueden identificar cuatro momentos: 1-Identificación del problema; 2-Análisis de las causas; 3-Generación y selección de alternativas de solución y; 4-Aplicación, control y evaluación, como puede verse en la Figura 2.

Figura 2.

2098imagen3

Las tareas principales a desarrollar en cada paso se resumen a continuación.

1-Identificación del problema

El objetivo de este primer paso es: Definir el problema en términos que todos comprendan y que posibilite trabajar sobre el mismo. La pregunta clave es: ¿Qué deseamos cambiar?.

La definición del problema debe describir la situación que se desea cambiar como realmente existe y de la forma más objetiva posible. Por ejemplo: “el treinta y dos por ciento de los modelos de solicitud procesados por nuestro departamento contiene errores”. Así es “como existe el problema”.

Otra manera de definirlo es expresándolo en términos del “estado deseado”, es decir lo que se desea obtener cuando esté resuelto el problema. En el ejemplo anterior, podría ser: “Reducir la cantidad de errores en los modelos procesados a no más de un 10%.

2-Análisis de las causas

El objetivo de este paso es: Identificar la(s) causa(s) principal(es) del problema. La pregunta clave: ¿Qué nos impide alcanzar la “condición deseada”?.

Algunas sugerencias para trabajar en este paso:

  • Identifique las causas potenciales. Puede ayudar un análisis de Causa-Efecto (Espina de pescado).
  • Seleccione la causa mas probable, o de mas significación, en la ocurrencia del problema.
  • Determine los datos necesarios para verificar esto. ¿Cuáles?. ¿Dónde están?. ¿Quién los tiene?.
  • Considere las “Fuerzas positivas” y “Negativas” que pueden incidir en el problema, para centrarse en la(s) causa(s) de mayor impacto.

3- Generación y selección de alternativas de solución

El objetivo de este paso es: Generar las alternativas de solución. La pregunta clave: ¿Qué podemos hacer para alcanzar el “estado deseado”, actuando sobre en la(s) causa(s) principal(es)? .

Este paso se sub-divide en tres tareas: una, la generación de todas las alternativas posibles de solución; dos, determinar los criterios que aplicaremos para seleccionar la(s) alternativa(s) con la que trabajaremos (costo, tiempo, impacto, etc.) y; tres, aplicar los criterios acordados a cada alternativa y seleccionar la(s) que mas los satisfaga.

4- Aplicar la alternativa de solución, controlar y evaluar los resultados

El objetivo de este paso es: Ejecutar y controlar la aplicación de la solución de acuerdo con el plan desarrollado en el paso anterior. La pregunta clave: ¿Estamos siguiendo el plan, qué resultados estamos logrando?.

Recomendaciones de tareas a realizar en este paso.

  • Dividir la ejecución en etapas controlables, para un monitoreo más efectivo.
  • Manténgase preparado para modificar el plan, en caso de que se produzcan eventos esperados -o inesperados.
  • Utilice un sistema de control para medir el avance.
  • Recopile los datos para la evaluación de la eficacia de la solución.
  • Ponga en práctica los planes de contingencia según las necesidades.

Según expertos, en el trayecto entre el planeamiento y la puesta en práctica es donde fracasan muchas aparentemente “buenas” soluciones. Puede ser de útil repasar algunas deficiencias frecuentes en la ejecución de los planes como las siguientes.

  • El planeamiento se confunde con el pronóstico.
  • Las estimaciones y cálculos son deficientes.
  • No se han elaborado planes de contingencia.
  • El plan no se comunica o actualiza apropiadamente.
  • No se logra el compromiso necesario.

Las decisiones están presentes en todas las etapas de este proceso. Algunas preguntas para generarlas pueden ser: ¿en qué problema debemos centrarnos?, ¿cuáles son las causas principales que lo generan (o impiden alcanzar el estado deseado)?, ¿qué alternativas de solución tenemos?, ¿qué criterios podemos aplicar para seleccionar la mejor alternativa?, ¿qué planes podemos desarrollar para aplicarlas, controlar su ejecución y evaluar sus resultados?.

La indecisión en la dirección

Si las decisiones inician el proceso gerencial y mueven el trabajo en las organizaciones, su ausencia o postergación pueden afectar su efectividad e impacto en el entorno. No obstante, hay que saber diferenciar dos situaciones: una, la postergación de la decisión, para la búsqueda de más información o de mejores alternativas; otra, la que se dilata, sin proporcionar nuevos elementos, y que puede conducir a lo que los especialistas llaman “parálisis por análisis”. Expresiones típicas de este estado pueden ser: “necesito estudiar más el asunto”; “investiguemos más a fondo”; “conviene pedir otra opinión”; “aún no estoy seguro”, entre otras.

La “parálisis por análisis” surge cuando colocamos tanto énfasis en el proceso de análisis, que quedamos atascados en él y no llegamos a decidir. Cuando se convierte en hábito, este estado termina impregnando cada vez más el proceso de decisiones, hasta llegar a las más simples y triviales.

En el video “Decisiones efectivas” , utilizado en la capacitación de directivos, Peter Drucker comenta que un ejecutivo de una empresa importante, cuando se discutía en el Consejo de Administración un tema en el que se llegaba a acuerdo sin mucha confrontación decía “como todos estamos de acuerdo, vamos a volver a discutirlo en la próxima sesión” . Le preocupaba que, en el análisis de alternativas de decisión, no se identificaran aspectos negativos y todo se aprobara muy rápidamente. Al parecer, el principio a aplicar debería ser “ni precipitaciones o improvisaciones irresponsables, ni postergaciones innecesarias” .

Mc Kenzie, en La Trampa del Tiempo, identifica la indecisión como “el mas grande ladrón del tiempo”destacando que muchos ejecutivos dudan, demoran o se rehúsan, en cualquier forma, a decidir y que la indecisión no es únicamente una pérdida de tiempo sino que también implica preocupación. Y “la preocupación es tan destructiva, que fatiga al individuo antes de iniciar su día de trabajo” . Realmente, lo que mas nos agobia y estresa no es el volumen o intensidad de lo que hemos hecho, sino lo que nos queda pendiente por resolver, que muchas veces depende de decisiones que debemos tomar.

Entre los factores que los especialistas señalan como propiciadores de la indecisión, están:

  • Indeterminación. Precisión de los objetivos (resultados) esperados, las estrategias y medios para alcanzarlos, los recursos disponibles, entre otros.
  • Insuficiente información. Sobre los antecedentes del problema, experiencias anteriores y, principalmente, sobre la situación futura del entorno y resultados esperados.
  • Inoportunidad. Considerar que el momento y las circunstancias no son las mejores para adoptar una decisión.
  • Sensación de precipitación o improvisación. Falta de seguridad, percepción de que el problema no está suficientemente “maduro” para atacarlo.
  • Desorganización. Imprecisión de roles en una estructura, dispersión de documentación relevante, ausencia de políticas y procedimientos.
  • Temor al fracaso.

En investigaciones realizadas sobre los procesos de decisiones gerenciales se reitera que el factor principal que ocasiona la indecisión es precisamente el temor al fracaso. MacKenzie plantea que, “..si una decisión se toma rápidamente, se tiene más tiempo para corregirla si resulta equivocada, además se ahorra el tiempo que habría que invertir en reuniones subsiguientes con el propósito de reconsiderar y debatir los hechos. Si ya se tomó la decisión, son innecesarias tales reuniones.” .

Shakespeare expresó: “Nuestras dudas son traidoras y nos hacen perder lo que con frecuencia podríamos ganar, por el simple miedo de arriesgarnos” .

El problema principal radica en que las decisiones se toman en el presente, pero sus resultados se constatan en el futuro, que muchas veces se caracteriza por los cambios acelerados y la incertidumbre. Koontz-Weirich plantean que “…los directivos, muchas veces, prefieren decisiones que garanticen estabilidad y seguridad eludiendo asumir riesgos, aunque estos puedan representar oportunidades potenciales…”.

Como este es un tema muy recurrente, que se me presenta con mucha frecuencia en consultorías y talleres gerenciales, hace algún tiempo vengo preparando un listado de frases de personajes célebres, de las que presento algunas a continuación.

  • “El éxito consiste en moverse de fracaso, en fracaso, sin perder el entusiasmo” – Winston Churchill.
  • “He llegado al éxito por un sendero de fracasos. Realmente, no fracasé ni una sola vez, inventé la bombilla de luz, sólo que fue un proceso de dos mil pasos”. T. A. Edison.
  • “A nuestra gente le decimos que debe equivocarse diez veces al día, de lo contrario, es que no ponen bastante interés” . Bob Metzalfe-IBM.
  • “No nos amarguemos innecesariamente, hay ocasiones en que algunos fracasos resultan productivos”E.M. Cifran.
  • “Ganar sin riesgos, es triunfar sin glorias” . Cornielle.
  • “El hombre que se levanta de sus errores, es aún más grande que el que no ha caído” . Concepción Arenal.
  • “Los que no se arriesgan, pueden evitarse el sufrimiento y el dolor. Pero no pueden aprender, sentir, crecer, cambiar, amar” . Eileen Caddy.
  • “Los que nunca se equivocan, generalmente, es porque pocas veces toman decisiones” – Un empresario cubano.

Todos conocemos casos de personas que transcurren durante años en una organización, sin “tener problemas”. Pero, no se destacan por su iniciativa y eluden todo lo que pueda representar algún riesgo. Un director de empresa, cubano, me dijo en una ocasión “Yo prefiero aguantar a un loco, que empujar a un bobo”. El “loco” es el que se cuestiona las cosas y emprende otras nuevas, es decir, que “mueve” a la organización; el “bobo”, el que permanece en la inercia, por temor a lo que pueda suceder si se equivoca.

Algunas sugerencias prácticas para la toma de decisiones

Sobreponerse al temor al fracaso y adoptar una disposición a asumir riesgos no puede limitarse a un “acto de fé y voluntad”. Esto puede apoyarse con la utilización de determinadas técnicas. Entre las técnicas sugeridas por especialistas se encuentran las siguientes.

  • Establecer prioridades. Centrarse en las decisiones de mayor impacto, (el 20×80 de Pareto).
  • Recopilar y analizar la mayor cantidad de información relevante posible. (antecedentes, experiencias anteriores, criterios de expertos).
  • Aplicar el “benchmarking”. Analizar lo que hacen y cómo, los que han tenido éxito.
  • Dividir un problema grande, en pequeños problemas.
  • Generar la mayor cantidad posible de alternativas y separar la generación de ideas de su análisis y selección. (Estas son reglas básicas de la técnica de la “tormenta de ideas”, el “brainstorming”).
  • Evaluar cada alternativa desde diferentes ángulos (criterios). Entre los criterios que se proponen están: aporte a los objetivos, tiempo requerido, costo, duración de sus efectos, impacto en el entorno, nivel de riesgo o probabilidad de ocurrencia.

Además, se recomiendan los siguientes comportamientos:

  • No decida “en caliente”. Si es posible, tómese un tiempo prudencial para analizar la situación y las posibles decisiones.
  • Escriba las opciones posibles. Lo que no está escrito es fácil olvidarlo; cuando lo escribimos, podemos recordarlo, mejorarlo, tenerlo presente; además, nos “compulsa” a decidir.
  • Valore y anote las ventajas e inconvenientes de cada una de las alternativas. Es el “campo de fuerzas” que planteó Kurt Lewin, y la técnica del P-N-I (Positivo-Negativo-Interesante) que propone De Bono, para el análisis creativo de alternativas.
  • Mire al pasado. Contéstese: ¿Cómo me fue cuando decidí algo parecido?.
  • -Piense en los cambios que pueden producirse en el entorno en un futuro cercano. “Lo que fue exitoso en el pasado puede no serlo en el futuro”, alerta Drucker.
  • Piense en posibles “escenarios”. Se refiere a diferentes posibles tendencias en variables clave que podamos proyectar para un futuro cercano, donde van a operar las decisiones que tomemos.
  • Prepare “planes de contingencia”. Responden a la pregunta: ¿Qué hacemos si sucede…?
  • Nunca se quede sin posibles acciones ante cambios imprevistos.
  • Acepte las consecuencias. No piense: !Ojalá hubiese elegido otro camino!.
  • Asuma los errores como una vía de aprendizaje.
Información Legal
Este artículo es Copyright de su autor(a). El autor(a) es responsable por el contenido y las opiniones expresadas, así como de la legitimidad de su autoría.
El contenido puede ser incluido en publicaciones o webs con fines informativos y educativos (pero no comerciales), si se respetan las siguientes condiciones:
1) se publique tal como está, sin alteraciones
2) se haga referencia al autor (Alexis Codina)
3) se haga referencia a la fuente (degerencia.com)
4) se provea un enlace al artículo original (http://www.degerencia.com/articulo/
analisis-de-problemas-y-toma-de-decisiones-reto-principal)
5) se provea un enlace a los datos del autor (http://www.degerencia.com/acodina)

Publicado en De Gerencia. Post original aquí.

Del mismo autor en este blog:

Los líderes: ¿nacen o se hacen?

Empatía y comunicación. Primera “Aptitud social” de la inteligencia emocional

Seguir leyendo:

Pequeños / Grandes Desencuentros

¿Cómo podemos decir “NO” cuando decimos SÍ?

Las emociones y el arte de la negociación

William Ury: “Sin Comunicación no hay Negociación”

Si te ha interesado este post, no olvides dejarnos tus comentarios. También apreciamos que los compartas con tus amigos y contactos en las redes sociales. Muchas gracias.

Share