Lo urgente y lo importante en la Gestión de Proyectos

Uno de los principales retos para todo Gerente de Proyecto, especialmente para los recién promovidos que se están iniciando como supervisores, es el poder manejar la cantidad de actividades, cosas por hacer, alertas y asuntos que conlleva un día de trabajo normal para este tipo de trabajo. En este artículo describimos como diferenciando entre asuntos urgentes e importantes se puede hacer una gestión efectiva de los proyectos. También se describen las consecuencias negativas de no hacerlo.

La diferenciación entre asuntos urgentes e importantes como método en la Gerencia fue descrito por Stephen Covey en su obra “Los siete hábitos de la gente altamente efectiva”, es una herramienta útil para el Gerente de Proyectos para organizar su propio trabajo de día a día durante la fase de ejecución, pero también se puede aplicar a áreas especificas como por ejemplo la Gestión de Riesgos.

Presentamos a continuación el artículo de “Lo urgente y lo importante en la Gestión de Proyectos”:

Lo importante y lo urgente

La urgencia, es una medida de tiempo que resta para lidiar con alguna situación o ejecutar una tarea, para que sean efectivas las medidas o para evitar una situación adversa.

La importancia, es una medida de prioridad de una tarea respecto a algún objetivo, refleja lo que se quiere o necesita hacer y esta vinculado a invertir esfuerzo y tiempo.
¿Es un asunto urgente también importante?, ¿Que ocurre cuando no?, Quizás no sea importante para mí, pero, ¿Lo es para otro interlocutor?. Cuantas veces nos sucede en el trabajo que tenemos nuestra agenda diaria o semanal programada y nos llega un colega, un analista o inclusive el Jefe con alguna actividad de última hora, que se había olvidado pero que se necesita para “ahora”. ¿Como lidiamos con estas situaciones?
Los asuntos urgentes no necesariamente son importante para los objetivos y viceversa.
Que ocurriría sino distinguimos entre asuntos importantes y urgentes en nuestra Gestión
El peligro de no distinguir entre lo importante y lo urgente, es el tratar todo asunto como si se necesitará para hoy, trabajando en modalidad multitarea (multitasking), tratando de complacer a todo el mundo pero terminar sin satisfacer las expectativas de nadie.
Esto tenderá a fomentar el caos y a poner nervioso a todo el mundo, clientes, gerentes y equipos de personas, entre más grande el proyecto o entre más proyectos se esté a cargo, la situación tenderá a empeorar, llevando al fracaso de los mismos y muy posiblemente a la destitución del Gerente de Proyectos.
Clasificar los asuntos urgentes e importantes
Uno de los métodos de mayor reconocimiento en la práctica es el de los cuatro cuadrantes de Stephen Covey (“Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva”). Bajo ese esquema, toda tarea, riesgo o problema es categorizado en alguno de los siguientes cuatro cuadrantes:
  • Cuadrante 1: Importante y urgente.
  • Cuadrante 2: Importante pero no urgente.
  • Cuadrante 3: No importante pero urgente.
  • Cuadrante 4: No importante y no urgente.

Según Covey, la gente altamente efectiva se enfoca en trabajar sobre el cuadrante 2, y que el hacer esto reducirá el tiempo invertido en los demás cuadrantes.

Tiene mucho sentido, porque si se hace énfasis sobre los asuntos importantes, estos nunca se harán urgentes y entonces, al no tener que estar apagando fuegos constantemente, se dispondrá de más tiempo para delegar y hacer seguimiento de los asuntos no importantes pero urgentes, así como de manejar las expectativas de los involucrados para descartar los asuntos no importantes ni urgentes.
Lo urgente y lo importante en el día a día de un Gerente de Proyecto

Esta diferenciación como método de trabajo puede aplicarse a diversas áreas de la Gerencia del día a día (Operaciones), la Gestión de Proyecto, e inclusive en las vidas personales y familiares.

Para ello, en primer lugar se clasifica cada tarea, riesgo o problema existente en nuestra lista de cosas por hacer (To-Do List), según los cuatro cuadrantes y se trata de la siguiente forma:
Importante y urgente (Cuadrante 1):
  • Debe tomarse acciones decisivas sobre los mismos de inmediato.
  • En el contexto de un proyecto, estas suelen ser actividades con impacto directo sobre los objetivos del proyecto sobre las que se requiere acción inmediata para evitar resultados adversos.


Importante y no urgente (Cuadrante 2):

  • Son actividades con efecto sobre los objetivos que deben atenderse antes que se hagan urgentes.
  • El Gerente de proyectos debe enfocarse en planificar el suficiente tiempo para atender estos issues.
  • Si se atienden estas situaciones con tiempo nunca se convertirán en urgentes prioritarias, evitando que el proyecto derive al simple apagar fuegos.
  • De esta forma se asegura una gestión de proyectos más planificada y menos improvisada.


No importante pero urgente (Cuadrante 3):

  • Tienden a ser generadas por otros involucrados en el proyecto.
  • Suelen no tener alto impacto sobre los objetivos.
  • La recomendación para el Gerente de Proyecto en este caso es delegarlos en una persona competente.


No importante ni urgente (Cuadrante 4):

  • Probablemente ni siquiera sean su responsabilidad.
  • Lo recomendable es delegarlas a alguien del equipo, manteniendo el seguimiento, en caso que escalen en urgencia o prioridad.
Conclusión
 
En resumen, un método simple a aplicar en nuestro día a día pudiera ser:
  • Clasificar todos los días todas las tareas por hacer con su importancia y urgente.
  • Enfocar esfuerzos en las actividades importantes y no urgentes.
  • Si alguna actividad importante se hace urgente, aplicar todo el esfuerzo en resolverla lo antes posible.
  • Delegar actividades no importantes pero urgentes, evaluar la causa raíz de porque no se atendieron antes de hacerse urgentes.
  • Delegar actividades no importantes ni urgentes, haciendo seguimiento en caso que cambien de clasificación
¿Y que opinas tu?

¿Alguna vez ha tenido muchas cosas por hacer y no sabe por donde empezar?, ¿Como lo ha solventado?, ¿Como atendería las actividades según su urgencia e importancia?. Le invitamos a participar en el foro de discusión y a suscribirse al blog por los distintos canales, incluyendo lista de correo electrónico, al Twitter @PMOInformatica o al feed RSS del Blog.

Publicado en PMOinformatica. Post original aquí.

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Los 4 Pasos Para Priorizar 3 Tareas Que Son Muy Urgentes y Muy Importantes

Por Joaquín Peña

Muchas veces nos encontramos en la tesitura de elegir que hacer primero entre varias cosas que parecen ser igual de importantes y no sabemos qué hacer. Una reunión, un informe y salir temprano para recoger a tu hijo, por ejemplo.

Nuestra reacción suele ser intentar hacer las 3 tareas a la vez, correr más para hacerlo todo, robar tiempo al sueño, a la familia y a nosotros mismos. Pero el resultado es siempre el mismo: cumplimos con las 3 tareas, no hacemos realmente bien ninguna de ellas, y pagamos un precio a nivel personal muy alto.

En función de tu trabajo y posición puede que te encuentres en esta situación de vez en cuando, o incluso constantemente.

Pero, ¿qué podemos hacer?

La respuesta que darían muchos expertos es asignar prioridades a las tareas, pero el verdadero problema cuando todo es importante no es priorizar las tareas que tienes delante.

Cuando todo es importante, lo importante es pararse a determinar que es lo realmente importante. 

Me explico. La palabra “prioridad” o “importante” las deberíamos usar para distinguir lo que es clave para avanzar en la dirección que queremos, para crear dos conjuntos de acciones con una frontera clara:

las que me hacen avanzar hacia mi destino y las que mantienen las cosas en funcionamiento.

Cuando todo es importante, nada lo es. Cuando todo es importante la frontera entre los dos conjuntos de tareas desaparece.

Así que si quieres realmente poder decidir con claridad qué va antes y que va después cuando todo es importante no hay más remedio que:

  1. Pararse a pensar “¿a dónde voy exactamente?”, pues sin saber a dónde vas con claridad, no podrás saber qué acciones son las que te hacen realmente avanzar, y que acciones no aportan más que mantenerse en movimiento. No podrás definir los dos conjuntos de tareas; como los llamamos en FAST®: el de foco y el de responsabilidad/objetivos secundarios
  2. En un mundo de abundancia de información y comunicación globalizada donde puedes plantear pasos hacia tu destino de mil formas distintas, es obligatorio pararse a determinar de todas las posibles opciones, cuál (y cuáles NO) es la mejor (tu foco), y dentro de ella, que sub-acción es la mejor, y dentro de ella qué sub-sub-acción es …
  3. Tener el coraje de apostar en uno mismo, de apostar en nuestro criterio para enfocarnos en una sola cosa. Tener el coraje de ignorar la desaprobación derivada de no complacer las tareas que te piden los demás sino buscar su respeto por ser alguien con las cosas meridianamente claras (pasos 1 y 2) que avanza en una única dirección. La dirección, el destino por el que he apostado. Tener el coraje de arriesgarse a haber escogido la dirección incorrecta y la templanza para reajustarla cuando veas que no es el camino.
  4. Tener principios/reglas innegociables que apliques sin pensar un instante cuando te enfrentes a una decisión. Por ejemplo: el tiempo con mi familia es sagrado de 17:00 en adelante, no entró en proyectos con personas que X, etc.

Aclara tu foco o págalo con tiempo personal

En esencia, si quieres priorizar varias cosas que parecen importantes, tienes que pararte a revisar tu esquema de prioridades y reordenarlo para centrar tu foco, determinar qué es lo clave, y qué es secundario; definir el conjunto de tu Foco y el de Tus Responsabilidades/Objetivos Secundarios.

Por definición todo no puede ser importante/prioritario, si lo es, tienes un problema muy grave, pues acabarás robando tiempo a las cosas que realmente son importantes en tu vida y no deberían ser negociables: tu mismo y tus seres queridos.

Si te gusta, ¡comparte por favor!

Contéstame en comentarios: ¿te pasa esto? ¿Te paras de vez en cuando a aclarar el camino y tus prioridades? ¿Qué reglas tienes del tipo del punto 4?

Publicado en JoaquínPeña. Post original aquí.

 

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Decir “NO” a la Tarea y “SI” a la Persona

Por Isabel Carrasco González

En el boletín de Mind Tools, del pasado 8 de noviembre,   el equipo editor plantean el hecho de que no todos los requerimientos que recibimos de nuestros jefes deben ser aceptados o negociados. En ocasiones es necesario decir “no”, pero para poder detectar cuáles son esas situaciones debemos hacernos las siguientes preguntas:

1.- ¿Tengo tiempo para hacerlo?

2.- ¿Qué urgente o importante es? Podemos utilizar el “Principio de Eishenhower sobre lo urgente/importante” que dice que existen dos tipos de problemas los urgentes que no son importantes y los importantes que no son urgentes. Por tanto debemos emplear nuestro tiempo no sólo en resolver las cosas urgentes, sino dedicar tiempo a las importantes.

3.- Soy la persona más adecuada para la tarea?

4.- ¿Existe alguien más apropiado para afrontar esa tarea?

5.- ¿Esta petición se ajusta a mis metas y objetivos? Para determinarlo podemos utilizar la matriz de acción /prioridad. En ella se incluyen y distinguir entre tareas o requerimientos que pueden considerarse como:

a).- “Ganadores rápidos” (quick wins): alto impacto, poco esfuerzo. Son los proyectos más atractivos porque nos van a dar un buen retorno con un esfuerzo no demasiado grande.

b).- Grandes proyectos: alto impacto, alto esfuerzo. Producen muy buenos resultados pero consumen mucho tiempo.

c).-  Tareas de “relleno”: bajo impacto y bajo esfuerzo. Es mejor no dedicarles tiempo, salvo que éste nos sobre, si no es así debemos desecharlas o delegarlas si es posible.

d).- Tareas “desagradecidas”: bajo impacto, alto esfuerzo. No sólo producen retornos muy bajos sino que consumen tiempo que deberíamos dedicar a a) y a b).

Si la respuesta a estas preguntas es “no” debemos rechazar el encargo, sin olvidar que no es profesional decir no a una tarea sólo porque no queramos hacerla, nos va a llevar mucho tiempo o la consideramos complicada.

Si vamos a decir no tenemos que pensar cómo podemos decir “sí” a la persona al mismo tiempo por lo que debemos explicar nuestra justificación para que quede claro que la negativa se corresponde exclusivamente a una determinada tarea y en esa ocasión particular. Si lo hacemos bien la persona que nos ha pedido nuestra colaboración no tendrá la sensación de que no queremos ayudar.

Decir “sí” a la persona y “no” a la tarea puede suponer, también,  la necesidad de negociar distintos acuerdos para acomodar la petición de distinta manera. Para decir “sí” a la persona primero debemos responder a estas tres preguntas:

1.- ¿Qué es lo que la persona necesita realmente?

2.- ¿De qué otra forma las necesidades de esa persona se pueden abordar?

3.- ¿Cómo puedo apoyar para conseguir que las necesidades de esa persona se cubran?

Es necesario que exista una buena comunicación y confianza entre las dos partes para que este proceso sea eficaz, para poder llegar a conocer las necesidades reales y poder buscar alternativas. No hay que olvidar que decir “sí” a la persona y “no” a la tarea generalmente implica la necesidad de una conversación y no de la respuesta con  una sola frase. Se puede comenzar, en situaciones no muy complicadas con frases del tipo: “Siento no poder realizar ese trabajo esta semana. ¿Te viene bien que lo haga la semana próxima? , “No puedo realizar de forma regular la tarea que solicitas porque me han encargado otras responsabilidades pero puedo enseñar a otra persona para que lo haga”.

Licencia de contenido del blog de “Hablemos de liderazgo”

Publicado en Hablemos de Liderazgo. Post original aquí.

Del mismo autor en este blog:

7 Preguntas Necesarias Antes de Liderar el Cambio

Happyshifting

Seguir leyendo:

La Planificación, los Imprevistos y Eisenhower o… Covey

La matriz de Steven Covey y su aplicación a la productividad

Introducción a la Inteligencia Emocional para el trabajo directivo

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La Planificación, los Imprevistos y Eisenhower o… Covey

por Freddy Hayvard

pusula-fiyatlariEstamos iniciando un nuevo año (*) y con ello enfrentamos el desafío de cumplir los objetivos y las metas determinadas para este período. Para lograrlo, es seguro que hemos “planificado” el quehacer necesario para ello y tenemos producto de ello, un muy buen plan. E incluso, es posible que lo hayamos hecho en el mes de Octubre o Noviembre pasado y ahora en este primer mes del año, estamos preparados (según nosotros) para enfrentar este nuevo desafío.

Pero la historia y más exactamente las investigaciones, nos señalan que un gran número de personas muy luego y dentro del primer trimestre, abandonarán esos planes tan bien elaborados y comenzarán a actuar en base a la improvisación. ¿Qué les sucedió? Algo que es de común ocurrencia: los imprevistos.

Varios de ustedes posiblemente estén pensando que justamente una buena planificación elimina los imprevistos. Sí, es cierto, pero no del todo, pues un buen proceso de análisis previo a la planificación propiamente tal, hace disminuir (pero no los elimina) los riesgos de tener un imprevisto.

Y ¿qué es un imprevisto? Es un hecho que no ha podido conocerse de manera anticipada. Otra definición: algo que ocurre sin que lo tuviéramos en mente, cuando se presenta sin dar signos o señales anticipadas que puedan anunciarlo. Y los imprevistos abundan, más allá de lo que nos imaginamos. Una llamada de nuestro jefe, una situación de competencia, un problema de recursos, una reunión más extensa, una cita que no resultó cómo imaginamos, unos prospectos que no se obtuvieron, una actividad no efectuada, etc.

Todos ellos, pueden parecer “excusas”, pero las más de las veces son IMPREVISTOS VERDADEROS y si no somos capaces de tomar alguna acción reparadora, nuestro plan original se verá alterado y posiblemente dejado de lado!!

Los “imprevistos” ocurren a todo nivel, y en especial en el área comercial, donde la interacción con la competencia, con los clientes y la búsqueda de prospectos, entre otros, muchas veces atenta contra la planificación previa, en especial contra los parámetros de actividad en los que queremos que se desempeñen nuestros vendedores. Y ello las más de las veces es producto de lo mal que administramos nuestros tiempos, porque considerando que es casi habitual que se presenten imprevistos, lo lógico es que tengamos herramientas que nos ayuden a solucionarlos sin que afecten el desarrollo de lo ya planificado.

Ante la aparición de estos “imprevistos”, la mayoría de las personas reacciona en dos formas: una, atacando el “imprevisto” para darle solución lo más pronto posible, y dos, deteniendo todo accionar pues el “imprevisto” pone en jaque al plan el cual ya no podrá ejecutarse. Ambas formas de reacción (no son las únicas por cierto), tienen algo en común: el tiempo que llevará la atención y solución del “imprevisto” con consecuencias en los plazos y objetivos del plan original.

Dwight Eisenhower, ex Presidente de los Estados Unidos, y en su momento Comandante Supremo de las tropas de los Aliados en el Frente Occidental durante la Segunda Guerra Mundial, debía de tomara diario infinitas decisiones y coordinar enormes recursos para cumplir su objetivo bélico, donde el tiempo era un factor decisivo, y para ello utilizaba una herramienta, de su propia invención según cuentan, y que consistía en dibujar un cuadrante en el que la importancia de las cosas se representaba en el eje horizontal y la urgencia en el eje vertical, de manera que quedaba una matriz de cuatro celdas. Y Eisenhower manifestaba que cuando algo es importante pero no urgente, la decisión correcta es planificar su realización en el momento apropiado. Cuando es  importante y urgente, se debe hacer inmediatamente, y cuando es urgente pero no importante, se debe delegar su realización a alguien. Preguntado sobre la cuarta combinación, el ex presidente también afirmó que “si no es urgente ni importante, simplemente no lo hago”.

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La teoría de esta matriz, se fundamenta en que una URGENCIA es determinada por las consecuencias de no tomar acción en forma inmediata, y de ahí que la pregunta clave para su resolución es ¿qué pasa si no lo hago? – esa simple pregunta nos puede ayudar básicamente a definir si realmente se trata de una urgencia o no (la mayoría de las interrupciones llegan disfrazadas de urgencia alta). Por lo tanto, lo siguiente es considerar la IMPORTANCIA, la que se fundamenta en función de su relación con las metas y objetivos de nuestro plan, y la pregunta clave debiera ser: ¿me hace avanzar o detener esta tarea imprevista hacia mis metas y objetivos?

Resumiendo, los consejos se encaminan a que si el imprevisto es:

1.- importante y urgente                          hazlo ya

2.- importante y no urgente                     planifícalo

3.- urgente y no importante                     delégalo* (Si no se puede delegar haz primero la tarea 1 y planifica la 2)

4.- no urgente ni importante                   no lo hagas

Esta matríz de análisis de imprevistos para tomar acción, ha sido popularizada por Stephen Covey cuando nos habla del hábito de “establecer primero lo primero” (en su libro los 7 hábitos de la gente altamente eficaz). Pero, sea Eisenhower o Covey su inventor, se trata de un herramienta simple y efectiva para tomar decisiones ante esos molestos “imprevistos”, los que, no dejemos de mencionar, que si se ha efectuado previamente un buen análisis y una mejor planificación, es posible que esos “imprevistos” sean menos de lo esperado.

Lo que importa más nunca debe estar a merced de lo que importa menos– Goethe.

(*) Este post fue publicado originalmente el 7 de enero de 2015.

Publicado en Inmarkint. Post original aquí.

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