La Planificación, los Imprevistos y Eisenhower o… Covey

por Freddy Hayvard

pusula-fiyatlariEstamos iniciando un nuevo año (*) y con ello enfrentamos el desafío de cumplir los objetivos y las metas determinadas para este período. Para lograrlo, es seguro que hemos “planificado” el quehacer necesario para ello y tenemos producto de ello, un muy buen plan. E incluso, es posible que lo hayamos hecho en el mes de Octubre o Noviembre pasado y ahora en este primer mes del año, estamos preparados (según nosotros) para enfrentar este nuevo desafío.

Pero la historia y más exactamente las investigaciones, nos señalan que un gran número de personas muy luego y dentro del primer trimestre, abandonarán esos planes tan bien elaborados y comenzarán a actuar en base a la improvisación. ¿Qué les sucedió? Algo que es de común ocurrencia: los imprevistos.

Varios de ustedes posiblemente estén pensando que justamente una buena planificación elimina los imprevistos. Sí, es cierto, pero no del todo, pues un buen proceso de análisis previo a la planificación propiamente tal, hace disminuir (pero no los elimina) los riesgos de tener un imprevisto.

Y ¿qué es un imprevisto? Es un hecho que no ha podido conocerse de manera anticipada. Otra definición: algo que ocurre sin que lo tuviéramos en mente, cuando se presenta sin dar signos o señales anticipadas que puedan anunciarlo. Y los imprevistos abundan, más allá de lo que nos imaginamos. Una llamada de nuestro jefe, una situación de competencia, un problema de recursos, una reunión más extensa, una cita que no resultó cómo imaginamos, unos prospectos que no se obtuvieron, una actividad no efectuada, etc.

Todos ellos, pueden parecer “excusas”, pero las más de las veces son IMPREVISTOS VERDADEROS y si no somos capaces de tomar alguna acción reparadora, nuestro plan original se verá alterado y posiblemente dejado de lado!!

Los “imprevistos” ocurren a todo nivel, y en especial en el área comercial, donde la interacción con la competencia, con los clientes y la búsqueda de prospectos, entre otros, muchas veces atenta contra la planificación previa, en especial contra los parámetros de actividad en los que queremos que se desempeñen nuestros vendedores. Y ello las más de las veces es producto de lo mal que administramos nuestros tiempos, porque considerando que es casi habitual que se presenten imprevistos, lo lógico es que tengamos herramientas que nos ayuden a solucionarlos sin que afecten el desarrollo de lo ya planificado.

Ante la aparición de estos “imprevistos”, la mayoría de las personas reacciona en dos formas: una, atacando el “imprevisto” para darle solución lo más pronto posible, y dos, deteniendo todo accionar pues el “imprevisto” pone en jaque al plan el cual ya no podrá ejecutarse. Ambas formas de reacción (no son las únicas por cierto), tienen algo en común: el tiempo que llevará la atención y solución del “imprevisto” con consecuencias en los plazos y objetivos del plan original.

Dwight Eisenhower, ex Presidente de los Estados Unidos, y en su momento Comandante Supremo de las tropas de los Aliados en el Frente Occidental durante la Segunda Guerra Mundial, debía de tomara diario infinitas decisiones y coordinar enormes recursos para cumplir su objetivo bélico, donde el tiempo era un factor decisivo, y para ello utilizaba una herramienta, de su propia invención según cuentan, y que consistía en dibujar un cuadrante en el que la importancia de las cosas se representaba en el eje horizontal y la urgencia en el eje vertical, de manera que quedaba una matriz de cuatro celdas. Y Eisenhower manifestaba que cuando algo es importante pero no urgente, la decisión correcta es planificar su realización en el momento apropiado. Cuando es  importante y urgente, se debe hacer inmediatamente, y cuando es urgente pero no importante, se debe delegar su realización a alguien. Preguntado sobre la cuarta combinación, el ex presidente también afirmó que “si no es urgente ni importante, simplemente no lo hago”.

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La teoría de esta matriz, se fundamenta en que una URGENCIA es determinada por las consecuencias de no tomar acción en forma inmediata, y de ahí que la pregunta clave para su resolución es ¿qué pasa si no lo hago? – esa simple pregunta nos puede ayudar básicamente a definir si realmente se trata de una urgencia o no (la mayoría de las interrupciones llegan disfrazadas de urgencia alta). Por lo tanto, lo siguiente es considerar la IMPORTANCIA, la que se fundamenta en función de su relación con las metas y objetivos de nuestro plan, y la pregunta clave debiera ser: ¿me hace avanzar o detener esta tarea imprevista hacia mis metas y objetivos?

Resumiendo, los consejos se encaminan a que si el imprevisto es:

1.- importante y urgente                          hazlo ya

2.- importante y no urgente                     planifícalo

3.- urgente y no importante                     delégalo* (Si no se puede delegar haz primero la tarea 1 y planifica la 2)

4.- no urgente ni importante                   no lo hagas

Esta matríz de análisis de imprevistos para tomar acción, ha sido popularizada por Stephen Covey cuando nos habla del hábito de “establecer primero lo primero” (en su libro los 7 hábitos de la gente altamente eficaz). Pero, sea Eisenhower o Covey su inventor, se trata de un herramienta simple y efectiva para tomar decisiones ante esos molestos “imprevistos”, los que, no dejemos de mencionar, que si se ha efectuado previamente un buen análisis y una mejor planificación, es posible que esos “imprevistos” sean menos de lo esperado.

Lo que importa más nunca debe estar a merced de lo que importa menos– Goethe.

(*) Este post fue publicado originalmente el 7 de enero de 2015.

Publicado en Inmarkint. Post original aquí.

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Autogestión o el arte de gestionarse a uno mismo

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Peter Drucker, conocido por su gran aportación a la gestión y el management empresarial, desarrolló al final de su carrera la idea de la autogestión. Basándose en el aumento de la longevidad y la inseguridad laboral, sostenía que los individuos deberían esforzarse en saber cuales son sus puntos fuertes, que es lo que pueden aportar a las organizaciones y cómo pueden aumentar su rendimiento. Esto suponía la existencia de una nueva frontera. Este concepto, ha supuesto, según el autor, una verdadera revolución en todos los aspectos de los asuntos más humanos dado que afectaba directamente a las personas.

Podríamos definir autogestión como el uso de cualquier tipo técnica, habilidad o metodología que nos permitiera la capacidad de alcanzar los retos y resultados que nos impusiésemos con una total autonomía de gestión.

David Allen nos propone un modelo de autogestión basado en la búsqueda del equilibrio entre dos factores cruciales. El control y la perspectiva. Estos dos factores se constituyen como los dos ingredientes fundamentales de cualquier receta que pretenda mejorar nuestra eficacia. Pero hay un problema y es que control y perspectiva están íntimamente entrelazados lo cual implica que debamos tener diferentes enfoques al respecto. La naturaleza de la experiencia humana esta en constante movimiento lo que conlleva que podamos encontrarnos antes distintas situaciones a lo largo de un mismo día que nos indiquen que nuestros niveles productivos han cambiado. La clave está en la equilibrio.

La autogestión implica la necesidad de mejorar de forma constante aquellas situaciones que nos desvían de nuestro rumbo y ello requerirá energía extra por nuestra parte. Se trata de alguna manera de identificar los distintos síndromes productivos entre los que podemos vernos inmersos.

David Allen propone como herramienta de guía para alcanzar la mejora, el uso de lo que el denomina la matriz de autogestión. Se trata de una matriz compuesta de cuatro cuadrantes a través de la cual se pueden identificar cada uno de estos síndromes productivos en función de nuestros distintos niveles de control y perspectiva: Víctima, el que responde; Microgestor, implementador; Creador loco, visionario; Comandante en Jefe. En próximas entradas desarrollaré cada uno de estos cuadrantes.

La situación dentro de esta matriz es relativa y puede verse afectada por múltiples parámetros y situaciones. De alguna forma nuestra posición dentro de la propia matriz fluye de forma constante. Cada persona experimenta la situación en estos cuadrantes de forma diferente. Por ejemplo, podrías encontrarte en una situación en la que tienes algunas áreas de la vida más bajo control que otras o bien tener una vida personal equilibrada y la profesional ser un auténtico desastre.

La clave de la autogestión es disponer de un punto de referencia. Presta atención a lo que verdaderamente capta tu atención, de lo contrario después tendrás que derrochar más energía. Un cohete invierte la mayor de su energía en corregir el rumbo previsto. La autogestión implica que hemos de hacer lo mismo siempre que sea necesario, de ahí que se la considere como el arte de gestionarse a uno mismo.

Publicado en Cambiando Creencias. Post original aquí.

Del mismo autor en este blog:

Autogestión: Creador Loco. Visionario

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Autogestión: Creador Loco. Visionario

Creador¿Sueles tener gran cantidad de ideas de forma desproporcionada con tus capacidades? ¿Suele costarte decir NO y por tanto asumir compromisos que después eres incapaz de cumplir por falta de recursos? Si es así, eres una persona con un mayor nivel de perspectiva que de control. Según la matriz de autogestión estarías encuadrado en la figura del Creador Loco,Visionario.

La tendencia general en esta situación es la de soñar mucho y alcanzar pocos resultados ya que para ello hace falta un equilibrio razonable entre los niveles de control y perspectiva. Esta situación suele trasladarse al entorno más cercano, a través de comportamientos al azar, por impulso y con escaso o ningún tipo de control.

Cuando el desequilibrio es importante suele caerse en un estado de distracción absoluta hecho que impide ser capaz de mantener el enfoque durante un tiempo razonable. Déficit de Atención.

Por otro lado, en situaciones de desequilibrio más moderada, suele entrar en acción la conocida sobrerresponsabilidad la cual nos lleva a prometer mucho y cumplir poco. Ser excesivamente responsable puede causarnos muchos problemas y afectar directamente a nuestra productividad ya que si no cumplimos nuestros compromisos no alcanzamos nuestros resultados.

De forma general en esta situación suelen encontrarse personas que yo llamo de antena perceptiva sensible , es decir, personas cuya atención se ve fácilmente alterada por lo último que ven, oyen o sienten. Esto implica que todos sus planes acaban desmontados en un simple instante con lo que conseguir control se complica enormemente. Afinar la sensibilidad de esta antena ayuda de forma increíble a conseguir equilibrio.

Pero claro, por otro lado hemos de ser consciente que la naturaleza de nuestra propia mente nos hace estar en constante estado de visualización. Cada vez que vemos algo y tomamos una decisión, generamos un compromiso no cumplido, el cual genera una disonancia cognitiva en nuestro interior que trataremos de resolver mediante la motivación necesaria para eliminar la tensión que genera dicho compromiso. Esto nos servirá como combustible para comenzar a movernos.

También es cierto que para conseguir mantener el rumbo, es necesario desconectarse de nuestro sistema de organización y pasar algún tiempo soñando, dado que de esta manera podremos experimentar esas visiones y poder aprovechar toda la creatividad emergente que a su vez provoca una dulce salida del área de confort que proporciona estar siempre anclado de forma segura a nuestro propio modelo organizativo.

Si has construido castillos en el aire, tu trabajo no se pierde; ahora coloca las bases debajo de ellos. George Bernard Shaw

Soñar es maravilloso, pero de nada sirve si no transformas tus sueños en realidad. Para ello es fundamental alcanzar un equilibrio entre lo que haces y entre lo que te gustaría hacer, así es que afina tu antena perceptiva y ponte manos a la obra.

Del mismo autor en este blog:

Planificas o mortificas

Publicación original en Cambiando Creencias (post original aquí)

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