Proyectos: Planificación adaptativa

Por Antonio José Masía

Durante muchísimos años he podido experimentar de primera mano la inutilidad de los procedimientos de planificación tradicionales que, aún a día de hoy, se siguen usando de forma generalizada en muchos entornos de trabajo. Y, ¿por qué han dejado de ser útiles? Sencillamente porque la naturaleza del trabajo ha cambiado de forma drástica en los últimos años. Es la primera vez en la historia de la humanidad en la que el trabajo deja de ser evidente. Esto tiene unas consecuencias impactantes, dado que en estas circunstancias no siempre estará claro qué es lo que tenemos que hacer, o cuál es realmente nuestro trabajo. Como consecuencia de este cambio, para poder hacer nuestro trabajo hemos de definirlo antes de hacerlo, y también en qué momento queda terminado. Mientras no desarrollemos el hábito de hacer este trabajo intelectual previo, nuestro trabajo seguirá siendo desconocido para nosotros, convirtiéndose en un gran foco generador de estrés. Otra consecuencia de este hecho es que el trabajo deja de ser predecible y por tanto pasa a ser inestable. La conclusión a la que llega José Miguel Bolívar en su libro Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD, es que en el trabajo del conocimiento hay mucho más trabajo que hacer que tiempo para hacerlo, y en este sentido contar con buenos hábitos productivos resulta crucial.

Las metodologías y herramientas tradicionales de planificación tienen su origen en entornos totalmente predecibles y estables, por lo que seguir usándolas en un paradigma cuyo funcionamiento se rige por la incertidumbre y la inestabilidad, incide de forma directa en la efectividad. En primer lugar, suelen dar pie a que las subjetividades pasen a formar parte del proceso de planificación a modo de suposiciones irreales, y en segundo lugar, nos llevan a la sobreplanificación, ya que definir el proyecto de principio a fin deja de tener sentido, pues durante el transcurso del mismo seguro habrá cambios. La consecuencia de seguir planificando como siempre tendrá un impacto directo en la eficiencia, dado que por un lado se producirá un excesivo consumo de recursos, normalmente de forma imprevisible, y por otro, estaremos elevando el nivel de posibilidad de fracaso en la consecución del resultado. En definitiva, planificar como se hacía antes tiene un impacto negativo y directo sobre nuestra efectividad que nos mantiene anclados en la reactividad en lugar de en la proactividad.

Decía Darwin que «no sobreviven las especies más fuertes, ni las más inteligentes, sino las que mejor se adaptan al cambio ». ¿Dirías que tu forma de planificar se adapta bien a los cambios? Probablemente la respuesta sea no. La incertidumbre y la inestabilidad son factores externos que, como diría Stephen Covey, están fuera de nuestro círculo de influencia. En este sentido, planificar de espaldas a esta situación resulta totalmente ineficiente, por lo que la mejor solución pasa a ser planificar de forma adaptativa.

La planificación adaptativa, idea que surgió durante una interesante conversación con José Miguel Bolívar no hace mucho, implica sencillamente hacerlo hasta donde tiene sentido planificar, siempre en función de la información que dispongamos en cada momento, e ir adaptando la secuencia de pasos conforme el proyecto se va desarrollando, basándonos siempre en las experiencias e informaciones útiles y relevantes (como diría Paz Garde) que vamos recogiendo durante la ejecución. Esto nos permitirá, de forma clara y objetiva, tomar las mejores decisiones para alcanzar el resultado deseado con el mayor grado de efectividad posible. Planificar de forma adaptativa es planificar de forma natural, revisando tanto como el proyecto lo requiera. Con ello conseguiremos mantenerlo siempre fuera de nuestra mente, para de esta forma dar paso a la creatividad, consiguiendo a la vez que las cosas sucedan. Sin duda alguna, la clave está en la revisión continua de los proyectos.

La planificación natural nos permitirá descubrir el propósito de nuestro compromiso respecto al proyecto y cuáles son los principios básicos que nos ayudarán a tomar las decisiones que tengamos que tomar durante el transcurso del mismo. A través del ejercicio de visualizaciónpodremos saborear el éxito, a partir del cual generaremos un montón de ideas que acabaremos organizando en grandes hitos o subproyectos que pondremos inmediatamente en marcha a través de la definición las primeras siguientes acciones. Por otro lado, el hábito de la revisión nos permitirá volver a las tripas del proyecto, para de esta forma alimentarlo con las experiencias obtenidas hasta el momento, permitiéndonos tomar las mejores decisiones, ya que nos estaremos adaptando en cada momento a la realidad actual. Imagina por ejemplo que la siguiente acción de tu proyecto es reunirte con un grupo de técnicos para conseguir asesoramiento respecto a un tema concreto. En función del resultado de esa reunión, el proyecto podrá tomar un camino u otro. ¿Tendría sentido haberlo planificado hasta el final? Seguro que no.

Así es que recuerda, en el trabajo del conocimiento la planificación tiene que ser realista, y para ello necesitas ir adaptándola a la realidad circunstancial de forma continua.

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Cuando la jerarquía da paso a la red

Hoy mas que nunca se pone de manifiesto la necesidad de llevar a cabo grandes cambios en las diferentes prácticas empresariales que se instrumentan dentro de las organizaciones. El nuevo paradigma socioeconómico del que nos hablan desde ya hace tiempo, algunos de los grandes gurús del management como Peter Drucker o Gary Hamel, nos lleva a pensar que la transformación o el cambio organizacional pasa por conseguir organizaciones más abiertaseficaceseficientesflexibles y sobre todo con una ágil capacidad de respuesta. Además se ha de tener en cuenta que en la nueva cultura emergente, los comportamientos y el éxito de las organizaciones cada vez queda más ligado a los factores socialeshumanosmedioambientales y ecológicos. Es decir, las organizaciones han de ejercer cada vez mas una fuerte responsabilidad social.

El rendimiento abarca cada vez más cosas que antes. Aquí es donde entra en juego el coaching, dado que proporciona una forma de alcanzar unos niveles óptimos de rendimiento, los cuales requerirán cambios fundamentales el la conducta de todos los niveles de responsabilidad dentro de las organizaciones. Se trata pues de un nuevo estilo de liderazgo orientado hacia una cultura de transformación. Se trata, entre otras cosas, de dar paso al trabajo en red, al trabajo colaborativo y dejar atrás la jerarquía asfixiante, de dar paso a la responsabilidad y sepultar para siempre a la culpa y como no de dar lugar a la motivación 3.0 propiciada por la conducta Tipo I de la que nos habla Daniel Pink, en lugar de continuar con el palo y la zanahoria.

Cualquier cultura nueva deberá ofrecer un nivel de rendimiento más elevado, pero también habrá de ser capaz de mostrar mucha más responsabilidad social que antes. John Whitmore

La materia prima de las organizaciones de hoy es el conocimiento, por lo que resulta más que necesario, aprovechar la inteligencia colectiva disponible en la organización para transformar dicho conocimiento en energía de impulsión hacia un nueva cultura empresarial con un marcado carácter de responsabilidad social y humana. Para ello han de abandonarse los caducos modelos jerárquicos y pasar a modelos basados en el liderazgo distribuido en red, en los que los criterios meritocráticos permitan aprovechar todo el talento y el potencial de la personas que forman parte de la organización.

El cambio es multifacético, incesante, subversivo y en ocasiones aterrador. Gary Hamel

Cuando la jerarquía da paso al liderazgo distribuido en red, las personas pasan a ocupar el corazón de las organizaciones, implicando un claro cambio en el modelo de gestión. Según Hamel, esto implica una mejora en el alineamiento entre valores e interesesuna mejor optimización del talento, un giro hacia organizaciones más abiertas y dinámicas y como no un aumento saludable de la competitividad. Sería como tener un diamante en cuyas caras habría personas que brillarían por luz propia. Este modelo permite a las personas gozar de autonomíaautodeterminación y capacidad de relación, hecho que potencia sin duda alguna la motivación internala eficacia y proporciona la felicidad.

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Todo es nuevo más a menudo

Si nos detenemos un breve momento y observamos lo que ocurre a nuestro alrededor, no hay que ser muy inteligente para darse cuenta que las personas cada vez sufrimos más estrés. Las pérdidas de control son constantes y la capacidad de concentración cada vez es menor. Para darnos cuenta de esto tan sólo serviría con grabar alguna de las conversaciones que mantenemos durante el día con cualquier persona. Salidas de tono, falta de compromiso, quejas, el famoso no tengo tiempo …

Por el contrario aun siendo conscientes que esto sigue ocurriendo y sobre todo va en aumento, las personas aun sentimos la necesidad de recuperar el equilibrio perdido. Realmente lo que deseamos es disponer de más libertad y menos trabajo siendo de forma simultánea capaces de lidiar con la incertidumbre instalada de forma clara en nuestra sociedad y en entornos cada vez cambiantes. Sentimos la necesidad de autogestionarnos, de entender lo que significan realmente las cosas que nos rodean y por supuesto como interactuar con ellas.

En una ocasión le preguntaban a David Allen ¿Qué hay de nuevo en el mundo de la tecnología, la comunicación y la información que está causando tanto estrés? Su respuesta fue clara. No hay nada nuevo, salvo que todo es nuevo más a menudo. El cambio siempre ofrece resistencia a la vez que genera convulsión en nuestro interior, dado que nuestro mundo esta diseñado para conservar la constancia. Esta afirmación resulta curiosa dado que simplemente habría que observar como funciona la naturaleza para darse cuenta que el cambio es lo normal. Un simple dato, la totalidad de las células de nuestro cuerpo se renuevan al menos 7 veces durante nuestra vida, así es que en mi caso estoy aproximadamente en la cuarta renovación, me siento diferente.

Uno de los muchos aspectos a tener en cuenta respecto a los cambios, es el espacio que ocupan. En ocasiones queremos incorporar cosas a nuestra vida en la cual no tienen cabida. Cualquier cambio hemos de integrarlo de forma previa y para ello hace falta hacerle sitio. Resulta curioso e incluso irónico como el hecho de incorporar cambios positivos puedan implicar presión, incomodidad y sobre todo estrés. Los cambios precisan pues de la necesidad de calibrar nuestra imagen y nuestra relación interior ya que de alguna forma produce fricción en nuestras estructuras internas y como no en nuestras pautas y formas de actuar conocidas. Todo lo maravilloso sucede fuera de la zona de confort.

Pero claro, en un entorno como el actual en el que tan sólo en un día podemos recibir tantos inputs como nuestros padres en todo un mes o incluso meses, todo es diferente. Este hecho hace que debamos calibrar nuestra vida más menudo de lo que lo hacían nuestro ancestros con objeto de poder relacionarnos de forma mas positiva con el entorno y por consiguiente no vivir inmerso en la sensación de estar constantemente ahogándonos. Lo que ocurre hoy en día es que vivimos sometidos a una sobrecarga de significados potenciales en lugar de información. Este es el verdadero origen del estrés.

De la era industrial hemos heredado la tendencia hacia pensar que hemos de gestionar el tiempo. Este recurso es limitado y simplemente nos acompaña durante toda nuestra vida, desde el principio hasta el fin. Como le he escuchado decir en multitud de ocasiones a Jeroen Sangers, la gestión del tiempo se hace en el gimnasio. ¿Razonable, verdad? Yo añado que también resulta útil para gestiona el tiempo, prestar atención a con que llenamos la nevera. Si nos cuidamos bien, conseguiremos estirar dicho recurso tan limitado.

El tiempo es precisamente lo que de alguna forma nos invita a tomar conciencia de que tenemos ciertas limitaciones y que por ello hemos de ser eficientes y optimizar bien nuestros recursos. ¿Y si no podemos gestionar el tiempo que si podemos gestionar? Nuestro enfoque, es decir nuestra atención y todos nuestros compromisos. El éxito a la hora de controlar nuestro estrés radica en nuestra capacidad de aplicar técnicas de pensamiento que sean realmente efectivas. GTD en su conjunto proporciona herramientas y técnicas para poder desarrollar este tipo de pensamientos, siendo además fácil de aprender dado que al fin y al cabo lo que hace es activar tu intuición.

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Todo tiende al desorden

Existe un concepto científico procedente de la termodinámica que se conoce con el nombre de entropía. Se trata del proceso mediante el cual la energía pierde la capacidad de generar trabajo útil, o lo que es lo mismo, se transforma en otro tipo de energía que es menos aprovechable y controlable, lo que implica se genere desorden. Suele decirse que la entropía mide el grado de desorden de un sistema y que dada la situación de constante cambio que existe en la naturaleza, todo en ella tiende al desorden.

Aplicando el concepto a la productividad tal y como apunta Jerónimo Sánchez, cabría decir que, todo tiende al desorden, a no ser que hagamos algo al respecto. No puedo estar más de acuerdo con ello por lo que la revisión completa de nuestro sistema resulta crucial para tratar de mantener el orden dentro del desorden.

Sacar cualquier cosa que nos ronde la cabeza no implica eludir la responsabilidad de gestionarla de forma adecuada. Por otro lado el hecho de contar con una buena planificación no te conduciría al resultado a menos que la revises de forma periódica para ver cómo se está avanzando.

La revisión periódica de tu sistema cumple dos funciones muy concretas: la primera de ellas es la de mantenerlo totalmente actualizado y la segunda, dotarlo de garantía para poder hacer las mejores elecciones en cada momento, es decir, hacerlo confiable. Si lo que quieres es mantener el control, deberás revisar tu sistema de forma regular, para mantener actualizado su contenido e ir renovándolo con el fin que te muestre la realidad de tus compromisos en cada momento.

Para que el conocimiento sea productivo tenemos que aprender a ver tanto el bosque como los árboles. Tenemos que aprender a conectar. Peter Drucker

Una revisión diaria del sistema te permitirá ir viendo cómo están los árboles, como van creciendo, cómo están sus hojas, etc. Y una revisión, al menos una vez a la semana, te permitirá ver como está el bosque en general.

La falta de revisión suele ser uno de los grandes motivos por los que las personas que comienzan con GTD suelen caerse del barco de la productividad. El hecho de dar los primeros pasos, aclarar el significado de los asuntos, planificar los proyecto y dotar a todo esto de un sistema de organización funcional no sirve de nada si no se revisa de forma regular. De hecho esta situación suele generar más estrés, dado que las cosas regresan de nuevo a la mente de forma involuntaria ya que el cerebro trata de recordarlo todo de nuevo.

Si desarrollas el hábito de la revisión conseguirás dotar a tu sistema de confianza y seguridad hecho que te hará estar totalmente relajado y al margen del tiempo. Recuérdalo siempre, todo tiende al desorden a no ser que hagas algo al respecto. Es un mantra que no debes olvidar si quieres que tu productividad no caiga, tanto por exceso como por defecto.

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Autogestión o el arte de gestionarse a uno mismo

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Peter Drucker, conocido por su gran aportación a la gestión y el management empresarial, desarrolló al final de su carrera la idea de la autogestión. Basándose en el aumento de la longevidad y la inseguridad laboral, sostenía que los individuos deberían esforzarse en saber cuales son sus puntos fuertes, que es lo que pueden aportar a las organizaciones y cómo pueden aumentar su rendimiento. Esto suponía la existencia de una nueva frontera. Este concepto, ha supuesto, según el autor, una verdadera revolución en todos los aspectos de los asuntos más humanos dado que afectaba directamente a las personas.

Podríamos definir autogestión como el uso de cualquier tipo técnica, habilidad o metodología que nos permitiera la capacidad de alcanzar los retos y resultados que nos impusiésemos con una total autonomía de gestión.

David Allen nos propone un modelo de autogestión basado en la búsqueda del equilibrio entre dos factores cruciales. El control y la perspectiva. Estos dos factores se constituyen como los dos ingredientes fundamentales de cualquier receta que pretenda mejorar nuestra eficacia. Pero hay un problema y es que control y perspectiva están íntimamente entrelazados lo cual implica que debamos tener diferentes enfoques al respecto. La naturaleza de la experiencia humana esta en constante movimiento lo que conlleva que podamos encontrarnos antes distintas situaciones a lo largo de un mismo día que nos indiquen que nuestros niveles productivos han cambiado. La clave está en la equilibrio.

La autogestión implica la necesidad de mejorar de forma constante aquellas situaciones que nos desvían de nuestro rumbo y ello requerirá energía extra por nuestra parte. Se trata de alguna manera de identificar los distintos síndromes productivos entre los que podemos vernos inmersos.

David Allen propone como herramienta de guía para alcanzar la mejora, el uso de lo que el denomina la matriz de autogestión. Se trata de una matriz compuesta de cuatro cuadrantes a través de la cual se pueden identificar cada uno de estos síndromes productivos en función de nuestros distintos niveles de control y perspectiva: Víctima, el que responde; Microgestor, implementador; Creador loco, visionario; Comandante en Jefe. En próximas entradas desarrollaré cada uno de estos cuadrantes.

La situación dentro de esta matriz es relativa y puede verse afectada por múltiples parámetros y situaciones. De alguna forma nuestra posición dentro de la propia matriz fluye de forma constante. Cada persona experimenta la situación en estos cuadrantes de forma diferente. Por ejemplo, podrías encontrarte en una situación en la que tienes algunas áreas de la vida más bajo control que otras o bien tener una vida personal equilibrada y la profesional ser un auténtico desastre.

La clave de la autogestión es disponer de un punto de referencia. Presta atención a lo que verdaderamente capta tu atención, de lo contrario después tendrás que derrochar más energía. Un cohete invierte la mayor de su energía en corregir el rumbo previsto. La autogestión implica que hemos de hacer lo mismo siempre que sea necesario, de ahí que se la considere como el arte de gestionarse a uno mismo.

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