La falacia de la planificación o por qué empezamos tareas que nunca acabamos

por Miguel Ayuso

A la hora de planificar lo que tardamos en hacer una tarea prima siempre el escenario más optimista, y es algo que provoca infinitos retrasos.

No es fácil estimar cuánto tiempo te llevará completar una tarea dada. / Pixabay

Es uno de los errores más habituales, tanto en la empresa como entre los autónomos. Aceptamos más tareas de las que podemos abarcar, con tiempos que no podemos cumplir, no solo por quedar bien con clientes y jefes, sino también porque somos demasiado optimistas al calcular lo que cuesta concluir una tarea dada.

Esto es un problema gordo a la hora de repartir el trabajo y realizar las entregas convenientemente, lo que tiene un impacto económico directo, pero también sobre la salud del trabajador, que puede llegar a vivir eternamente estresado, trabajando con plazos nada realistas.

Se trata este de un fenómeno bien conocido, y que tiene incluso un nombre entre los estudiosos de la psicología y el ‘management’: la falacia de la planificación.

“Es algo tan profundo [de nuestra naturaleza] que puedes saber sobre ello e, incluso, entender el principio, y seguir cometiéndolo”, explica en ‘The New York Times’ Greg McKeown, autor de ‘Esencialismo’ (Aguilar).

Somos demasiado optimistas

Hay diversas razones que explican el fenómeno. A la hora de planificar lo que tardamos en hacer una tarea prima siempre el escenario más optimista, y no tenemos en cuenta una serie de contratiempos que pueden ocurrir y ocurren –enfermedades, problemas con los proveedores, la aparición de nuevas tareas más urgentes…–, pero, además, solemos hacer una interpretación inadecuada del propio desempeño. En general, valoramos de forma demasiado positiva nuestras propias capacidades.

A esto hay que añadir que el hecho de empezar nuevas tareas funciona como una recompensa en nuestro cerebro, por lo que siempre nos apetece más hacer algo novedoso que terminar lo que ya hemos empezado. Es una de las principales razones por las que tendemos a procrastinar, esto es, a postergar la realización de tareas.

No podemos aceptar cualquier trabajo sin saber cuánto nos va a costar acabarlo. / Pexels

Cuando la consecución de una tarea se retrasa, la emoción que conlleva el inicio de esta se desvanece. Es la pescadilla que se muerde la cola: tendemos a acumular tareas inconclusas, que abandonamos en favor de otras nuevas que no llegamos a completar.

No es fácil romper este círculo vicioso, pero es posible si nos obligamos, de forma sistemática, a calcular el coste real que implica terminar cualquier tarea, incluyendo también las posibles contingencias.

Multiplica por tres

En opinión de McKeown la mejor forma de estimar el tiempo que realmente cuesta finalizar una tarea es multiplicar por tres lo que crees vas a tardar. Por supuesto, hay métodos más sofisticados para realizar la planificación, pero el consultor asegura que, pese a que parezca excesiva, esta regla funciona bien y permite hacer estimaciones realistas sin complicarnos la vida. Además, a diferencia de un retraso, un adelanto siempre es bien recibido por uno mismo y por los clientes.

Esto, sobre todo en el caso de los autónomos, es muy útil para saber qué trabajos merece la pena aceptar y cuáles no, pero una vez que comiences a hacer una tarea dado, es importante realizar un seguimiento para no retrasarse más de la cuenta y, mucho menos, abandonar esta.

En este sentido nuestro mayor enemigo es un perfeccionismo excesivo. El no poder alcanzar el estándar irrazonable que nos fijamos en un principio es la razón principal por la que renunciamos a las cosas. Así que, antes de plantearse el inicio de una tarea, además de pensar cuánto nos va a llevar completarla, debemos definir qué consideramos completarla con éxito. Nadie ganada nada prometiendo resultados poco realistas, algo que lleva a perder tiempo y dinero a todo el mundo y la razón por la que existen siempre sobrecostes y retrasos.

Todos podemos cometer errores cuando realizamos trabajos por primera vez, pero la experiencia nos dará una idea fiable de lo que exige cada actividad, al que es ideal añadir un tiempo extra, pensando en cualquier contratiempo que tengamos que aportar. Esto evita malentendidos y mucha frustración.

Publicado en La Información. Post original aquí.

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La Falacia de la Planificación

por Oscar Haro

Todos los días hay situaciones en las cuales nos vemos precipitados a tomar decisiones que afectan a terceros o de quienes dependemos. Como ejemplo particular un cliente muy importante para la organización me llamo para que le despachen su pedido con 4 semanas de anticipación, yo sabia que por mis experiencias anteriores eso traería tensiones internas pero por el optimismo de que lo podía controlar exagerando mi capacidad decidí tomar el riesgo de una manera planificada, el resultado fue un rotundo fracaso en la calidad del producto ya que no me detuve en hacer una visualización externa de la situación para lograr satisfactoriamente el objetivo.

Lovallo y Kahneman  han ampliado la definición original de la falacia de planificación y la definen desde ser la tendencia en subestimar los tiempos, costos y riesgos para terminar tareas de futuras acciones y al mismo tiempo sobrestimar los beneficios de acciones similares. Según esta definición, la falacia de la planeación no solo resulta de incurrir en demoras, sino también incurrir en costos excesivos y reducir beneficios.

Muchas de nuestras decisiones esta basada en la experiencia que esta cimentada en la larga trayectoria laboral que llevamos o que hemos aprendido de nuestros errores y fracazos de otros, pero no es suficiente, ya que de esta manera estamos sesgando información que unicamente hemos de considerar como validad para nuestro objetivo descartando las demas posibilidades que pueden afectar nuestro proyecto o emprendimiento, maxificamos los beneficios e inventamos o imaginamos lo grandioso que es nuestro plan pero no lo aterrizamos visión interna, donde hacemos un lugar de ciencia y/o ficción que empuja en una dirección al exito nuestro proyecto , lo mas conveniente es colocarlo en el centro de las criticas para que resista y se defienda de todos los debates para ser un proyecto de éxito y hacer de esto una visión externa.

Referencias:

Lovallo, D. & kahneman, D. (2003, Julio). La falsa ilusión del éxito. Harvard Business Review (América Latina), 3-8

Componente URL:  http://es.wikipedia.org/wiki/Falacia_de_la_planificaci%C3%B3n

Publicado en Startcorp4 . Post original aquí.

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La falacia de planificación, una causa frecuente de improductividad

por Edith Sánchez

La falacia de planificación es un concepto que todos conocemos. Tiene que ver con ese fenómeno tan usual en el que los planes no coinciden con los hechos. Esto, particularmente, en términos de tiempo.

Ocurre en cualquier terreno. Tanto en el ámbito laboral, como en el personal. Lo comprobamos cuando hacemos una lista de tareas a realizar y al final del día, o de la semana, o del mes, muchas de esas actividades están sin el visto bueno que les correspondería.

Esa incoherencia entre los planes y las ejecuciones tiene consecuencias en términos de tiempo, por supuesto. Sin embargo, también genera implicaciones en términos de recursos, productividad y eficiencia. Incluso la falacia de planificación llega a tener efectos muy serios en el plano emocional.

“Planear: preocuparse por encontrar el mejor método para lograr un resultado accidental”.

-Autor no precisado-

El origen de la falacia de planificación

Desde comienzos de la era industrial comenzó a hablarse de la falacia de planificación, aunque no exactamente con ese nombre. Cuando se impuso en el mundo la producción industrial y luego en serie, el factor tiempo cobró especial relevancia. El objetivo central en ese contexto se definió como producir al máximo, en la menor cantidad de tiempo. De ello dependía, y depende, la rentabilidad.

Desde entonces, tanto en el plano organizacional como en el individual, la planificación se convirtió en un ejercicio relevante. Pese a esto, rápidamente se hizo visible que los planes en el papel, casi nunca se ajustaban a la ejecución real que se llevaba a cabo.

Pasaron varias décadas antes de que se lograra una planificación altamente consistente en el campo industrial. Al mismo tiempo, en el plano individual y en las empresas en las que la producción depende más de las personas que de las máquinas, esto comenzó a figurar entre las tareas básicamente imposibles.

Fue en 1979 cuando Daniel Kahneman y Amos Tversky postularon la existencia de la falacia de planificación. Entendieron que el problema era muy común y descubrieron que detrás de todo esto había un sesgo cognitivo. Un autoengaño asociado a limitaciones en la percepción de la realidad.

Características de la falacia de planificación

Con el tiempo se ha ido logrando describir en detalle las características de la falacia de planificación. Hoy en día esta se entiende como una percepción ilusoria del tiempo que induce a cometer errores en la planificación de actividades.

A continuación detallamos las principales características de la falacia de planificación:

  • Se ha detectado que al momento de planificar prima la visualización del escenario más optimista. Esto quiere decir que se hacen planes a partir de la idea de que todo transcurrirá normalmente, sin contratiempos, eventualidades o imprevistos
  • Destaca el pensamiento ilusorio. Se llama así al tipo de enfoque en el que influye más el propio deseo que una valoración objetiva de la realidad. En otras palabras, se piensa con el deseo
  • Hay una interpretación inadecuada del propio desempeño. Al momento de planificar, las personas valoran positivamente sus propias capacidades. Asumen que son capaces de hacer las cosas muy fluidamente y en poco tiempo. Este es uno de los factores centrales en la falacia de planificación
  • Si la planificación se hace colectivamente, las personas tienden a dejarse llevar por el deseo de impresionar a los demás. En este caso se quiere demostrar que se es muy eficiente y por eso se hacen cálculos imprecisos del tiempo que demandan las tareas

Así mismo, es frecuente que las personas tengan la convicción de que cuanto más rápido hagan las cosas, serán mejor evaluadas por los demás. De ahí que programen con ligereza el tiempo que necesitan para hacer algo.

Las consecuencias de la falacia de planificación

La principal consecuencia de la falacia de planificación es una administración inadecuada del tiempo. En algunos casos esto supone también un desajuste en el manejo de los recursos. Así mismo, implica una evaluación deficiente, en función de las expectativas planteadas.

Sin embargo, todo eso no es lo más grave. Lo verdaderamente costoso es el precio que se paga en el terreno emocional. El resultado subjetivo de la falacia de planificación es un sentimiento de frustración constante. También una dosis variable de estrés permanente. No cumplir induce a sentimientos de tensión y malestar.

La manera de evitar este sesgo cognitivo es tomando nota de las experiencias anteriores. Estas aportan datos confiables sobre la verdadera cantidad de tiempo que exige cada actividad. Al planificar siempre es mejor proponer un margen de tiempo extra, para abordar posibles imprevistos o eventualidades. Eso evita caer en estos ciclos de frustración que tanto daño hacen.

Publicado en La Mente es Maravillosa. Post original aquí.

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