Rosabeth Moss-Kanter: Poner en práctica el poder

Rosabeth Moss Kanter, titular de la cátedra Ernest L. Arbuckle de Administración de Empresas en la Harvard Business School y autora de numerosos libros, habla sobre los vínculos que existen entre el poder y la confianza, analiza los motivos por los cuales la impotencia corrompe y ofrece sus impresiones sobre su propio poder personal.

A pesar de que normalmente se suele afirmar que el poder corrompe, quizá haya que cambiar un poco la perspectiva y pensar que es precisamente la impotencia y la falta de confianza las que han dado lugar a esos conflictos.

En una ocasión usted afirmó que “el poder es el último secreto inconfesable de la organización”. ¿Qué quería decir?
Dije eso hace unos veinte años, en una época en la que a todo el mundo le resultaba más sencillo hablar de dinero que de poder. El mundo era un lugar muy ordenado en aquellos tiempos; las organizaciones burocráticas y jerárquicas todavía no se habían puesto en tela de juicio y se suponía que todo el mundo sabía “cuál era su lugar”.
Socialmente, no se consideraba correcto afirmar que uno quería poder, dado que en aquella época eso significaba que se estaba tratando de conseguir “control” en lugar de eficacia. Sin embargo, en realidad, el poder es eficacia, es la capacidad de conseguir que se hagan las cosas, y eso es muy positivo. Aunque normalmente se da por supuesto que “el poder corrompe”, en la práctica creo que lo que corrompe es la impotencia: cuando las personas empiezan a tener la impresión de que están perdiendo, esa impresión las lleva a querer ocultar, negar y encubrir las cosas. Esta noción ha dado pie a todo un capítulo en mi último libro.
Ha dicho que los mejores líderes tienen unas características universales en cierta medida. ¿Cómo definiría a un líder poderoso de la actualidad?
Los líderes poderosos consiguen que se hagan las cosas y generan un alto rendimiento de una forma que resulta satisfactoria para las personas que lo desarrollan. Tienen éxito; podría decirse que, en la práctica, “ganan” sean cuales sean los criterios utilizados por su organización para definir esos términos. Ganar y perder son conceptos muy claros en el mundo deportivo, pero en el mundo empresarial no lo son tanto, puesto que existen muchísimas definiciones del rendimiento (y, en el mundo de las organizaciones sin ánimo de lucro, son conceptos aún menos claros).
En general, no obstante, ganar supone conseguir lo que la organización ha definido como “objetivo que merece la pena alcanzar”. Los líderes poderosos ayudan a otros miembros de la organización a alcanzar también esos objetivos. Los mejores líderes son muy hábiles a la hora de proporcionar a sus colaboradores datos reales, lo que significa explicar con claridad lo que está dando resultado y lo que no; también ofrecen ejemplos concretos de las capacidades que se necesitan para alcanzar el éxito.

Su último libro trata de la función esencial que desempeña la confianza en el liderazgo. ¿Están relacionados el poder y la confianza?
La confianza es una expectativa de éxito que genera motivación, deseo, esfuerzo y energía, y está apoyada por un sistema que genera responsabilidad, colaboración e iniciativa. La confianza es el resultado de tener autoridad, de contar con otras personas que apoyan al líder en su ejercicio del poder. Cuando las personas tienen confianza, realizan el esfuerzo necesario. Invierten recursos financieros y de otra naturaleza. En lugar de tirar la toalla, insisten más en su actuación y, por tanto, tienen más probabilidades de tener éxito.
La confianza también guarda relación con ofrecer apoyo o autoridad a las personas de toda la organización para que actúen y consigan hacer las cosas de forma responsable, es decir, que asegure el apoyo a los demás. Es importante comprender la delgada línea que separa el poder de la autoridad; los líderes son personas que sienten que tienen autoridad, lo cual forma parte de su confianza; tienen la impresión de que disfrutan del derecho, de la responsabilidad, de la capacidady del apoyo que necesitan para actuar.
Sin embargo, los líderes verdaderamente notables también se caracterizan por la confianza que depositan en los demás; creen que otras personas estarán a la altura de las circunstancias y tienen fe en que hagan lo correcto. Los líderes más fuertes suelen producir más líderes y más liderazgo en toda la organización, simplemente porque otorgan autoridad a las personas tratándolas con confianza.

¿Cómo puede utilizar un líder su poder para cambiar un escenario negativo y convertirlo en un ciclo de éxito?
Lo bueno es que hay cosas que se pueden hacer cuando la organización (o el equipo) sufre pérdidas, cuando el rendimiento no alcanza el nivel esperado o cuando se cometen demasiados errores. Sin embargo, es necesario un liderazgo sólido, porque estos escenarios suelen ir acompañados por un comportamiento que agrava la situación: las personas dejan de comunicarse; se empiezan a esconder la información; pierden el respeto por los demás y por ellas mismas; se esconden tras las puertas de sus oficinas o sus departamentos; adoptan una actitud pasiva; y responden negativamente ante las nuevas ideas.
Para comenzar la reconversión, el primer paso consiste en sacar a la luz los hechos incuestionables y conseguir que todo el mundo entable un diálogo sobre ellos. Se debe impedir que unos culpen a otros por los problemas; al contrario, hay que fomentar la responsabilidad personal o de grupo. He visto cómo se puede hacer esto, ya que hay personas que simplemente no toleran que se acuse a nadie en las reuniones: se pide a los asistentes que informen sobre sus propios resultados y, en caso de que haya un problema, que emprendan las acciones que permitan abordar ese problema, en lugar de quejarse. A continuación, se destacan las características positivas de la organización, ya sean sus productos, sus servicios o sus empleados con talento. No se debe subestimar nunca el poder de los sentimientos positivos. Al destacar los aspectos positivos, se ofrece a los profesionales esperanza para el futuro, lo que permite reducir los sentimientos negativos que dificultan la innovación.
Por último, es necesario invertir en el personal para demostrar la confianza que se tiene en su capacidad de mejorar. Esto se puede hacer de una forma tan sencilla como corregir los problemas del entorno material de trabajo, las características de la oficina, la actualización de las herramientas, etc. Al hacerlo, se les estará diciendo: “Esperamos que estén a la altura de este nivel más profesional y sabemos que pueden hacerlo”.
He sido testigo de este tipo de actuaciones en empresas, escuelas y equipos deportivos. En 2002, los Montreal Expos (un equipo de béisbol que actualmente tiene su sede en Washington) tenían problemas graves y contrataron a un nuevo director que en una temporada creó un equipo ganador. El club no tenía dinero y la situación era terrible; sin embargo, fue capaz de cambiar lo poco que había en beneficio de los jugadores. Siempre resulta adecuado trasladar los recursos al personal que se encarga de prestar servicio.

Por el contrario, cuando una organización disfruta de una trayectoria positiva, ¿cómo pueden los líderes mantener el impulso y la confianza?
Promoviendo el liderazgo en todos los ámbitos de la organización: consiguiendo que los profesionales asuman más responsabilidades y se propongan como líderes. Así, se consiguen más ideas, mayor innovación y más formas de mejorar un rendimiento que ya es bueno. En segundo lugar, estableciendo unos objetivos más exigentes, porque siempre habrá más cosas que hacer. El éxito se debe celebrar, pero al mismo tiempo hay que avanzar hacia el siguiente desafío. Por supuesto, como corresponde al entorno actual, el siguiente desafío suele estar a la vuelta de la esquina, por lo que no hace falta imponerlo de manera artificial. En cualquier caso, cuanto más se extienda el liderazgo, más personas tendrán la sensación de que pueden hacer aportaciones, abordar proyectos e innovar. Cuando esto se logre, se tendrán más probabilidades de crear una organización dinámica, una organización que no se estanque.

Al principio de su carrera desarrolló la “Ley de Kanter”. Descríbanosla, por favor.
El principio fundamental es que todo puede parecer un fracaso cuando se está en medio del fracaso. Lo primero que hay que hacer cuando algo no funciona bien es decir lo siguiente: “Todavía estamos en medio del proyecto”. Todo el mundo está muy emocionado al principio de una gran iniciativa, pensando “Vamos a introducirnos en una nueva categoría de producto” o “en una nueva actividad” o “Vamos a tener una nueva instalación”, lo que sea. En medio de toda esa emoción, yo creo que se debe decir: “Vamos a hacer la planificación que necesitaremos si todo sale mal. Vamos a planificar lo que podría hacer que este proyecto descarrilara”.
Es posible que la gente se resista a realizar este ejercicio porque, después de todo, es como echar agua al vino de toda esa energía positiva. Sin embargo, si se consigue que haya grupos que trabajen sobre esas cuestiones, no sólo serán capaces de imaginar muchas cosas que pueden ir mal, sino que también se sentirán más fuertes, porque ya han previsto lo peor que puede pasar.
Lo siguiente que se debe abordar es: ahora que se ha visto lo que puede salir mal, ¿qué se debe hacer para estar preparado? Esta cuestión está principalmente relacionada con el elemento esencial de la confianza y corresponde a la denominación de responsabilidad. Se afronta lo peor que puede pasar y se sabe que se puede superar. Los grupos que consiguen los mejores resultados a la hora de sobreponerse a las dificultades se recuperan porque están preparados de antemano para ello. Tienen la impresión de que son capaces de superar cualquier cosa. La diferencia entre los ganadores y los perdedores no es que los ganadores ganen en todas las circunstancias o tengan ventaja constantemente; de hecho, no la tienen. Frecuentemente se quedan rezagados, pero se recuperan rápidamente y no pierden dos veces seguidas. Los que no están preparados para las dificultades intermedias, los que no tienen una cultura de confianza, tienen muchas probabilidades de caer presas del pánico.

* Rosabeth Moss Kanter es catedrática en Harvard Business School, asesora de grandes organizaciones y entidades gubernamentales de todo el mundo y autora o coautora de 13 libros; entre ellos, grandes éxitos de ventas, como Men and Women of the Corporation y World Class.
Fuente: E-deusto

Publicado en Emprendedores News. Post original aquí.

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Autocontrol: 7 consejos psicológicos para mejorarlo

por Jonathan García-Allen

El autocontrol es la capacidad de ejercer dominio sobre uno mismo, es decir, de controlar las propias emociones, comportamientos, deseos, o simplemente estar tranquilo. Esta capacidad nos permite afrontar cada momento de la vida con mayor serenidad y eficacia.

La persona que posee un alto autocontrol es capaz de dominar sus pensamientos y su forma de actuar, lo que puede ser beneficioso en multitud de situaciones. Por ejemplo, en un conflicto de pareja o una negociación laboral. Las investigaciones afirman que inteligencia emocional es clave para poder dominar esta habilidad.

Beneficios del autocontrol

Por tanto, el primer paso para controlar nuestro comportamiento y nuestra forma de pensar es tener un gran autoconocimiento. De esta manera, uno es capaz de reconocer sus emociones y es capaz de regular su forma de actuar.

Pero, ¿qué beneficios tiene el autocontrol? El autocontrol aporta muchas ventajas, como por ejemplo las siguientes:

Consejos para mejorar el autocontrol

Poseer autocontrol no siempre es fácil: imagina si estás haciendo una dieta para adelgazar y al salir a cenar a un restaurante tienes que hacer un gran esfuerzo para no comerte el brownie que te sirvieron en el postre.

El autocontrol es importante para los seres humanos, y algunos estudios afirman que las personas con un mayor autocontrol hacen más amigos, sacan mejores notas o tienen una vida más saludable porque sufren menos sobrepeso o fuman y beben menos alcohol.

Pues bien, te gustará saber que la capacidad de autocontrol puede mejorarse. Por eso, y para que puedas sacarle el máximo partido, en el artículo de hoy hemos elaborado una lista de consejos para que mejores tu capacidad de autocontrol. ¡Toma nota!

1. Debes saber que el autocontrol puede mejorarse

Si tienes dificultades para controlar tu comportamiento, lo primero que debes saber es que es posible mejorar tu capacidad de autocontrol, porque de lo contrario, difícilmente podrás hacerlo. Así que ten una actitud positiva y pon de tu parte para regular mejor tus emociones y tu comportamiento.

2. Sé consciente y define lo que quieres controlar

Es primordial que seas consciente de lo que quieres controlar y que sepas qué es lo que quieres cambiar, porque si no eres consciente de tus comportamientos y rutinas actuales es difícil practicar el autocontrol. Si deseas perder peso, antes de nada debes saber qué comes diariamente. Por otro lado, si lo que quieres un mayor control de la atención para mejorar tu rendimiento deportivo o tomar mejores decisiones, primero debes saber qué haces mal y debes conocer tus hábitos negativos, aquellos que te impiden que seas más eficiente. Además, ser consciente te ayuda a detectar las situaciones problemáticas, lo que te va a permitir reaccionar a tiempo.

3. No dependas de tu fuerza bruta

Hay situaciones complejas que no siempre son fáciles de controlar. Las personas tenemos un límite, y el autocontrol no significa que tengamos que luchar contra corriente. Por ejemplo, si estás en la oficina y acabas de tener un conflicto con un compañero de trabajo, puede que quieras controlar la situación quedándote en la misma sala que él y haciendo como si la cosa no va contigo. A lo mejor es una buena alternativa tomarte unos minutos de descanso en la salita del café para recapacitar y volver a la normalidad en vez de forzarte a aparentar que lo tienes todo bajo control.

4. Sé emocionalmente inteligente

La Inteligencia Emocional (IE), un concepto que hizo popular Daniel Goleman, es la habilidad de identificar, comprender y regular las emociones propias y las de los demás. El autocontrol o autorregulación de las emociones es una de las aptitudes que dominan las personas emocionalmente inteligentes, pero que no se entiende sin el dominio de las otros elementos que componen este tipo de inteligencia, por ejemplo, el autoconocimiento o la empatía. Aprender y adquirir habilidades de inteligencia emocional te convierte en una persona con mayor autocontrol. Por eso te recomendamos la lectura de los siguientes artículos:

5. Reduce el atractivo de las tentaciones

Si eres de los que te gustan mucho los dulces, te puede resultar complicado resistirte a un pedacito de chocolate, especialmente cuando piensas en cómo se va a derretir en tu boca.

Un famoso con un estudio llamado “la prueba del malvavisco” (el malvavisco son las golosinas también llamadas nubes) que realizó en los años 60 el psicólogo Walter Mischel en Universidad de Stanford, mostró cuál era la mejor manera de resistir la tentación de comer dulces. Además, según las conclusiones del estudio, la capacidad de autocontrol predice que una persona pueda alcanzar el éxito, tanto académico, emocional y social.

El experimento contó con un grupo de sujetos de 4 años de edad, a los que se les dio un malvavisco. A éstos se les propuso que si podían esperar 20 minutos sin comérselo se les daría otro. Aquellos niños que no resistieran la tentación de llevárselo a la boca, no recibirían otra nube. Los resultados mostraron que 2 de cada 3 niños no aguantaron 20 minutos y se comieron la golosina. Al cabo de unos años, los investigadores descubrieron que quienes sí resistieron la tentación, eran más exitosos tanto en el campo laboral y académico como en el social y emocional.

Pero, ¿qué hizo que unos niños resistieran a la tentación y otros no? Pues los niños a los que se les pidió que imaginaran la golosina como una imagen o una figura abstracta (por ejemplo, una nube en el cielo) tuvieron más éxito a la hora de resistir la tentación. Por contra, aquellos niños que imaginaron la golosina por su sabor o por ser un dulce masticable tuvieron mayores dificultades en la prueba.

6. Modifica el ambiente

Imagina que estás en casa y, pese a que estás a régimen, te apetece comerte unas galletas. Por suerte, vas a la cocina, abres el armario y ves que se han acabado. Al final optas por comerte un plátano y un yogur que, al fin y al cabo, son más saludables. Tener a tu alcance los estímulos negativos no es una buena opción, por lo que, si quieres tener un mayor autocontrol, puedes tomar decisiones como no comprar las galletas.

Imagina otro ejemplo: Estás estudiando en tu habitación y tienes un cuenco con caramelos delante tuyo, evidentemente comerás más caramelos si los tienes en tu escritorio que si no los tienes. Por tanto, modificar el ambiente es una buena estrategia para el autocontrol. Un estudio llevado a cabo en 2006 encontró que un grupo de secretarias comían más caramelos cuando el cuenco en que estaban era transparente en vez de opaco, y cuando éste estaba en su mesa de trabajo en vez de una distancia superior a 6 pies.

¿Sabías que los colores de una habitación pueden afectar a tu humor y tus impulsos de compra?

7. Prueba el Mindfulness

El Mindfulness es una práctica muy empleada en la actualidad y las investigaciones demuestran que ayuda a mejorar el autocontrol y la gestión emocional, especialmente en situaciones de estrés.

Básicamente, el Mindfulness se centra en un trabajo atencional y actitudinal, con el que se busca estar presente, en el aquí y el ahora, de forma intencional, cumpliendo con unos principios básicos y un pensamiento caracterizado por no juzgar, aceptar, ser compasivo y paciente. ¿Todavía no conoces la práctica Mindfulness y sus beneficios?

Publicado en Psicología y Mente. Post original aquí.

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Peter Drucker: 8 tipos de controles para delegar correctamente.

Crecimiento (v) – Delegación, supervisión y el control.
Por Jorge Washington Barrientos.

Cuando las organizaciones comienzan a adquirir cierta envergadura, se produce un deterioro transitorio y temporal en la capacidad de supervisión y control.

“Mas que controlar lo que nos ocupa, deberíamos controlar lo que nos preocupa” Pascual Montañes Duato – Inteligencia Política (2003)

A veces, esto se origina porque sus fundadores deben alejarse de la operatoria diaria, o los gerentes sacrifican el tiempo de contacto con su equipo de trabajo; para resarcirse la institución comienza a desarrollar su sistema de supervisión y control que implementa controles allí donde antes existía un contacto directo.

La delegación como un fenómeno natural del crecimiento debiera implicar.

Asignar una nueva responsabilidad a un subordinado, brindándole la respectiva explicación de tareas, los recursos necesarios y expectativa de actuación que se tiene, definiendo –a la vez- cómo se controlará la tarea.

Como se aprecia hay varios elementos para una delegación eficiente:

  • Por un lado el subordinado debe ser consciente que se le asigna una responsabilidad que tiene que asumir; quien delega debe tener sumamente presente que el mantiene la responsabilidad por la tarea delegada, porque esta siempre es retenida por la jerarquía.
  • La delegación un paquete que requiere varios accesorios, lo más sencillo es la explicación de lo que hay que hacer, en segundo lugar está el otorgamiento de los recursos necesarios, sean materiales o más delicado aún el conocimiento que el subordinado debe disponer.
  • La expectativa de actuación es algo que debe ir ajustándose, aceptando que en el inicio el subordinado puede no alcanzar el estándar de trabajo esperado y allí deberemos aceptar un período de aprendizaje; siendo importante que esa expectativa esté claramente establecida y si es oportuno compartida.
  • Por último la delegación debe cerrar con un control que será necesario cuanta más crítica sea la tarea delegada.

La supervisión en estos casos, viene a representar el tiempo mínimo que debe la jerarquía dedicarle como para mantener las tareas delegadas en régimen de trabajo aceptable, pero…

¿Cómo incorporar una supervisión adecuada en el crecimiento?

Para orientar nuestra respuesta digamos que el propósito del control como herramienta de supervisión es asegurar la fiabilidad de los procesos de trabajo y la confiabilidad de lo que producen, orientándose a proteger lo que sea crítico para la organización, asegurando el cumplimiento de las disposiciones y voluntades de la organización.

Parafraseando a Peter Ferdinand Drucker [1], el legendario y más influyente visionario del Management, cuando enunciara las características deseables de los controles al trabajo, veremos cómo nos pueden ayudar en la expansión de tareas producto del crecimiento:

1. Los controles no pueden ser objetivos ni neutrales:

Los controles están directamente relacionados con metas y valores; en función de tales elementos es que se miden los resultados sujetos al control.
Es importante mencionar que si bien el control está sujeto a metas y valores, su evidencia sí debe ser objetiva y basada en evidencias concretas del desempeño del trabajo.

2. Deben ser económicos:

Respetando el principio de economía del control “cuanto menos esfuerzo se requiera para diseñar el control, mejor diseñado estará”; recordando que no debe ser más caro controlar que no hacerlo; idealmente, manteniendo el proceso con el mínimo de control posible para que su funcionamiento sea ágil.

3. Deben ser significativos:

Implica que los hechos a medir deben ser significativos en si mismos, privilegiando la substancia y evitando los hechos triviales.
El hecho que alguna faceta del trabajo organizacional “sea controlable” no implica que debamos controlarla, pero sí, aquello que deseamos controlar debiera ser medible.

4. Deben ser apropiados:

Para el carácter y la naturaleza de los hechos medidos, las cifras absolutas no aportan información, deben relacionarse con la estructura real de los hechos y su ponderación en relación a los objetivos.
Como ya viéramos en otras entregas[2] es posible trabajar con la propia serie histórica de resultados o si es posible acceder a información comparativa de la competencia, contrastar la nuestra para completar el juicio sobre el desempeño.

5. Deben ser congruentes:

Con el propósito que se pretende medir, ponderaciones del tipo “más grande”, “más pequeño”, “ascendente”, “descendente”, etc. suelen ser más útiles que un indicador de varios decimales.
Es importantísimo acostumbrar al receptor de la información del control a leer los indicadores, cuando estos forman parte de un reporte, los mismos deben mostrar de manera representativa la substancia de la realidad que describe.

6. Deben ser oportunos:

Este concepto corresponde a la dimensión temporal de los controles.  Está altamente relacionado con el principio de oportunidad de la información; no nos sirve la información que llega tarde, como aquella que nos proporciona controles diarios cuando se buscan resultados a largo plazo

7. Deben ser sencillos:

Si es posible adoptar un control sencillo por sobre otro más complicado es importante mantener la simplicidad, evitando la confusión, de esta manera se evitará el desvío de la atención de lo que debe controlarse hacia la mecánica del control.

8. Deben tener carácter operativo:

Esto significa que los indicadores deben necesariamente llegar a la persona capaz de iniciar una acción de control (gerentes, profesionales que pueden tomar medidas, etc.), para orientarlo hacia el resultado que se pretende obtener.

¿Existe algún atajo en el crecimiento?

En un terreno donde existen contados absolutos, es indudable que puede haber atajos del tipo excepciones a los procesos de control, los cuales deben imperativamente quedar en mano de la jerarquía.

Otra variante y talvez la más rápida sea incorporar a la organización a personas que provengan de otras compañías donde estos controles ya se encuentren implementados, y esto sirva como “atajo rápido” para la organización.

  • [1]  DRUCKER, Peter. – “La Gerencia, tareas, responsabilidades y prácticas” (El Ateneo, 1998).
  • [2] En especial la relacionada con la medición de la eficiencia.

By Jorge Washington Barrientos
Posted on May 25, 2008

Jorge Washington Barrientos

PhD, MBA EI, BA. Director at Aximia | Dirección y Organización de Empresas
Universidad Argentina de la Empresa
Universidad de Buenos Aires
Argentina
Specialties: Business Strategy, Strategic Alliances, Organizational Development.
https://www.linkedin.com/in/jwbarrientos/
https://twitter.com/jwbarrientos

Publicado en Pensamiento Administrativo. Post original aquí.

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El control en el proceso administrativo

por Cristina Argudo

El control en el proceso administrativo es la etapa clave que permite a las organizaciones poder mejorar y rectificar, sobre aquellos posibles errores que se hayan podido generar en las distintas fases de trabajo. En este artículo, analizamos con más detalle los aspectos en los que se basa el control del proceso administrativo, y cómo es posible mejorarlo.

Sin la etapa de control dentro de las funciones administrativas de una empresa, a pesar de que una empresa realice la definición de sus objetivos medibles y cuantificables, no sería posible realizar pequeñas mejoras que guíen y condicionen el éxito de la organización.

¿En qué consiste el control del proceso administrativo?

Entendemos por proceso administrativo al conjunto de fases a través de las cuales una organización o empresa utiliza los recursos para los que dispone. Recordemos que el control corresponde a la última de las etapas de las que dispone el proceso administrativo, después de la planificación, la dirección y la organización.

Durante la etapa de control se persigue evaluar si los objetivos y las medidas adquiridas durante la fase de administración han sido las adecuadas, o si por el contrario, es necesario incorporar ciertos cambios que permitan acercar más sobre los resultados a obtener.

Las funciones del control en el proceso administrativo se pueden definir en relación a los siguientes puntos:

  • Automatización de la regulación. Hay que tener en cuenta que en ocasiones, puede ser necesario detectar cualquier irregularidad o actividad errónea, por parte de los equipos de trabajo subordinados. Ejercer un mínimo de control sobre estas acciones ayudará a poder revertir el problema a una situación estratégica.
  • Objetivo administrativo. Como explicábamos en el punto anterior, el control consiste también en la última fase del proceso administrativo.
  • Capacidad restrictiva. El control permite actuar como un agente coercitivo sobre la conducta no deseada entre miembros del equipo. De este modo, permite delimitar sus funciones y prohibir el libertinaje sin control.

Fases del control

Para poder implementar correctamente los procedimientos de control sobre la administración de la empresa, es necesario definir con anterioridad las fases en las que es posible englobar las etapas de trabajo.

  • Definición de criterios de evaluación. Los estándares son aquellos parámetros que permiten comparar y realizar valoraciones entre los aspectos reales que acompañan al negocio, y los objetivos empresariales fijados sobre los que se realiza la comparación. Dentro de esta línea, habría que diferenciar entre los estándares de calidad, costes, cantidad y tiempo, que sirven para identificar los atributos más importantes que se involucran en los procesos de administración del negocio.
  • Medición del desempeño. Esta es la segunda fase tras la definición de los criterios de evaluación. En este punto, la empresa pretende evaluar y medir los procesos que se están realizando para poder obtener información de los sistemas internos de trabajo.
  • Comparación de los valores y mediciones. Una vez que se ha realizado la valoración anterior, es necesario pasar a verificar si existe algún tipo de desvío entre el estándar que había sido propuesto en la primera fase y los resultados obtenidos.

Tipos de control

Una vez que tenemos claro cuáles son las fases del control en el proceso administrativo, llega el momento de pasar a establecer los tipos existentes.

  • Control previo. Hace referencia a aquellas actividades dirigidas a valorar y controlar las operaciones antes de que el proceso como tal comience. Dentro de este grupo se encuentran las reglas, procedimientos, etc. que se encuentran planificados para ser ejecutados en la fase siguiente.
  • Control de vigilancia. Esta etapa tiene lugar dentro de la propia fase de operaciones, y permite que todas las actividades sigan el curso propuesto en la etapa de control previo.
  • Control sobre resultados. Por último, no hay que olvidar la importancia de realizar un análisis valorativo sobre los resultados obtenidos para detectar desviaciones sobre el estándar definido con anterioridad.

Como vemos el control es fundamental dentro del proceso administrativo ya que nos permite conocer el grado de satisfacción del proceso administrativo y encontrar mejoras. Esto es imprescindible porque cuando acaba la etapa de control empieza de nuevo el ciclo del proceso administrativo, y no deberíamos empezar si existen posibilidades de mejorarlo, algo que no podemos valorar si no controlamos y evaluamos los resultados.

Publicado en Emprende Pyme. Post original aquí.

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5 Herramientas para valorar la estrategia en tu empresa

Por Juan Carlos Páez

Hoy te brindo, 5 herramientas útiles, que podrás utilizar para redefinir o valorar la estrategia que ya tienes en tu empresa y que te permitirá enfocarte en qué debes mejorar, para que sea comprendida, compartida y vivida, por todos los integrantes de tu empresa.

Como Directivo o Responsable de la GCH, muchas veces deberás y tendrás que asumir el rol de liderazgo, en la gestión de importantes cambios en tu empresa. (Si no te dan ese rol, te aconsejo que lo exijas).

Damos por sentado, que en el proceso de planificación estratégica de tu empresa, ya fuiste invitado y participaste activamente. Ahora, te has ha preguntado, ¿qué hacer con esa estrategia que no funciona, cuando la empresa decide embarcarse, por ejemplo, en un proyecto de implementación de Cuadro de Mando Integral (CMI)?

Seguramente, si tu empresa es como la mayoría de las empresas en el mundo, donde hay problemas con la ejecución de la estrategia, te aconsejarán, que no permita que tu proyecto de CMI se desvíe, por el momento, hacia otra actividad de “planificación estratégica”.

Por lo tanto, tendrás que tomar la estrategia que tiene tu organización, cualquiera que sea, capturarla y redefinirla.

Hoy te comentaré acerca de 5 herramientas útiles, que podrás utilizar para redefinir o valorar la estrategia que ya tienes en tu empresa.

  1. Diagnóstico sobre el conocimiento de la Estrategia
  2. Herramienta para valorar la Misión Actual
  3. Herramienta para valorar la Visión Actual
  4. Herramienta para valorar los Valores Actuales
  5. Herramienta para valorar los Objetivos Actuales

Los resultados de estas 5 herramientas, te brindarán una radiografía de la situación actual de tu estrategia y te permitirá enfocarte en qué debes mejorar, para que sea comprendida, compartida y vivida, por todos los integrantes de su empresa.

  1. Diagnóstico sobre el conocimiento de la Estrategia.

Lo primero que debes hacer es, recopilar toda la información existente sobre la estrategia de tu empresa. Es decir, tener acceso a la misión, visión, valores y objetivos estratégicos.

Después, diagnosticar el conocimiento, que tienen tus empleados y directivos, de dicha estrategia, utilizando una encuesta sencilla y cruzando las respuestas.

  • Conoces la Misión, Visión, Valores y Objetivos Estratégicos de tu Empresa.

Sí_____  No_____

  • Explique con sus palabras la Misión de la EMPRESA
  • Explique con sus palabras la Visión de la Empresa
  • Diga los Valores declarados en la Estrategia de la Empresa
  • Enumere los principales Objetivos Estratégicos de la Empresa para el período

A continuación, tabular todos los resultados, extraer las conclusiones pertinentes, sobre el grado de conocimiento y dominio de la estrategia en tu organización y proponer las mejoras adecuadas.

  1. Herramienta para valorar la Misión Actual: ¿Está bien formulada la Misión de tu empresa o por lo menos es coherente, con los requisitos principales que se exigen para su formulación?

Debes evaluar cada uno de los siguientes criterios y contestar: “Sí”, “En cierta medida”, “No”

  • Orientada a los clientes
  • Orientada al futuro
  • Relativamente estable en el tiempo. (actualizada cada 3-5 años)
  • Expresa el beneficio que brinda la organización
  • Tiene credibilidad (para los integrantes de la organización y los clientes)
  • Es motivadora (externa e interna)
  • Es original, específica, única de esa entidad
  • Es idealista
  • Es ambiciosa
  • Es reducida (4 líneas o menos)
  1. Herramienta para valorar la Visión Actual: ¿Está bien formulada la Misión de su empresa o por lo menos es coherente, con los requisitos principales que se exigen para su formulación?

Debes evaluar cada uno de los siguientes criterios y contestar: “Sí”, “En cierta medida”, “No”

  • Formulada en presente y mirando hacia adelante
  • Orientada al futuro
  • Comprensible por todos, clara, sencilla, fácil de captar
  • Tiene credibilidad (para los integrantes de la organización y los clientes)
  • Es centrada, sirve de guía para tomar decisiones y asignar recursos
  • Es motivadora
  • Es idealista
  • Es ambiciosa
  • Es flexible ( no es una declaración eterna)
  • Es reducida (4 líneas o menos)
  1. Herramienta para valorar los Valores Actuales: Evalúe la pertinencia y factibilidad de los Valores declarados en la Empresa, a partir de analizar si cumplen con los siguientes requisitos:

Debes evaluar cada uno de los siguientes criterios y contestar: “Sí”, “En cierta medida”, “No”

  • Definibles
  • Claros y precisos
  • Pocos y fáciles de recordar
  • Coherentes en cuanto a teoría y práctica
  • Escogidos participativamente
  • Significativos para los trabajadores
  • Percibidos como algo por lo que vale la pena comprometerse
  • Constituyen un lenguaje común para todos
  • Consistentes con la estrategia de la empresa
  • Evaluables y asociados a las recompensas
  • Revisados y actualizados periódicamente
  1. Herramienta para valorar los Objetivos Actuales: Analice y evalúe la formulación de los objetivos estratégicos, a partir de analizar si cumplen con los siguientes requisitos:

Debes evaluar cada uno de los siguientes criterios y contestar: “Sí”, “En cierta medida”, “No”

  • Están por escrito
  • Constituyen retos
  • Están orientados a los resultados
  • Contribuyen a la finalidad de la empresa
  • Son importantes (vale la pena controlarlos)
  • Tienen credibilidad (para los miembros de la organización y los clientes)
  • Son objetivos
  • Están formulados con claridad
  • Son ambiciosos
  • Son coherentes
  • Son verificables
  • Están enmarcados en el tiempo
  • Fueron aceptados por todos
  • Se establecieron de conjunto con los trabajadores
  • Tiene un alcance específico y concreto
  • Son factibles de cumplir

Te cuento, que días después que me facilitaron estas herramientas en un Módulo de la Especialidad de Capital Humano, (en la Universidad de La Habana), le incrementé algunos ítems o criterios de medida, las puse en práctica en una empresa y me arrojaron excelentes resultados.

Por lo que decidí, compartirlas con ustedes. Anímate y ponlas en práctica.

Coméntanos si consideras, que te serán útiles estas herramientas, ¿Qué otras herramientas puedes aportar?

Publicado en Disolgich Blog. Post original aquí.
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¿Tomamos bien las decisiones estratégicas, bajo momentos de incertidumbre?

Por Ricard Lloria Llauradó

“Esta era de la ansiedad es, en gran parte, el resultado de querer hacer las tareas de hoy con las herramientas de ayer”. Marshall McLuhan

Partiendo de la fuente para este post o artículo, que os recomendaría si podéis acceder a ella: Es la de los autores Wiltbank, R., Dew, N., Read, S. y Sarasvathy, S. D. (2006) What to do next? The case for non-predictive strategy,” Strategic Management Journal n°27: pp981-998.

Cuando hablamos hace un mes sobre Nuestra innovación:5 Alineaciones críticas para evaluar con las 5 fuerzas de Porter, hablamos la importancia de la mejora y procesos de la rotación de inventario para conocer el retorno de la inversión, vemos que sin creatividad no hay innovación, la INNOVACIÓN es como el proceso de la creación y gestión de las ideas, conociendo más allá con los Sistemas Thinking.

Nuestros fracasos de innovación ocurren en otras etapas de los procesos a la hora de tomar nuestras decisiones. ¿Cuáles son las características que necesitamos en nuestro sistema de gestión de nuestras ideas? ¿Por qué todo lo ponemos en duda a la hora de gestionar, nuestras ideas dentro de la estrategia de la innovación?

El objetivo de la estrategia es decidir qué hacemos en una situación dada, para que logremos un objetivo determinado. Básicamente, las decisiones estratégicas las reducimos en una sola pregunta “¿qué vamos hacer a continuación?” o “¿qué queremos hacer en un futuro a largo plazo?”. En mercados, en ambientes caracterizados por la incertidumbre (definida como falta objetiva de la información que podamos tener en un momento dado), no es simple una cuestión, podemos encontrar varios enfoques que nos sean posibles para abordarla. Dos dimensiones las podríamos caracterizar en estos dos posibles enfoques: la predicción y el control.

El Control: nos preguntamos cómo podemos controlar la evolución de nuestro entorno. Si tenemos la supuesta suposición sobre la estrategia clásica, en la que nos encontramos en la organización dada que podemos observar que tiene poca influencia en su entorno, que en su mayor parte se mueve. Todo lo que la organización puede hacer es encontrar un lugar, donde encontremos este entorno (la planificación / el posicionamiento) o adaptarnos cuando cambiamos (adaptación). De ahí la importancia de la noción del “ajuste” que el campo insiste en (el ejemplo de Michael Porter en 1996). En el lado opuesto del espectro, el campo de la innovación, el emprendimiento hacía un nuevo entorno, podemos observar que una organización, puede cambiar su entorno de manera profunda, a veces desde una visión definida con anterioridad, o a través de la lógica de la transformación progresiva del entorno o clima en el futuro. Hay muchos ejemplos de organizaciones y empresarios que comienzan con las probabilidades aparentemente apiladas contra ellos, completamente transformando sus ambientes de trabajo: Michael Dell, Richard Branson, por nombrar sólo algunos, así como las empresas IBM, Lenovo etc.

La predicción: preguntémonos hasta qué punto nuestro enfoque se basa en una previsión del entorno para futuro a largo plazo. La fuerte predicción corresponde a un enfoque de planificación, creamos una predicción detallada del futuro antes de iniciar la acción que queremos hacer, ya sea para innovar, crear o cambiar, o un tipo de visión: imaginemos el futuro y nos esforzamos por hacer realidad esta visión. La predicción baja corresponde a un enfoque más adaptativo: no tratamos de predecir el entorno futurista, sino que nos movemos y nos adaptamos a los cambios a lo largo del camino.

  1. Si tenemos una Fuerte Predicción y un Control Fuerte (arriba a la derecha): en esta configuración, puede que seamos unos visionarios, tengamos una visión fuerte del entorno de nuestro futuro, por lo que estamos comprometidos a hacer que esta visión, sea una realidad a través de nuestras acciones, porque podemos, o creemos que somos capaces de cambiar el ambiente de trabajo. Esta configuración si la asumimos con las prácticas estratégicas que tomamos, será para nosotros como un punto de partida para poder obtener nuestra visión y una misión para ir a generar el cambio.

2. Si tenemos una Baja Predicción y un Control Bajo (abajo a la izquierda): Como en la configuración anterior, seremos los “tomadores” del entorno, sobre el cual no desarrollamos una visión o una predicción para poder anticiparnos. Pero tampoco podemos influir en ella. Es parte de la estrategia clásica, pero actualizada para dirigir o liderar dentro del caso de las industrias afectadas por la turbulencia que está siendo “machacada” en los diferentes mercados, como el sector de alta tecnología. El paradigma es el de ajuste o prueba y el error. La clave del éxito en esta configuración sino está en la flexibilidad, es decir, la capacidad de adaptarnos a una nueva situación, de forma rápida y a bajo coste. Si bien este enfoque es popularmente (especial en el mundo aparentemente impredecible de hoy en día), nuestra limitación estará en que la adaptación por definición es de forma reactiva, es decir, si tomamos el riesgo de llegar siempre tarde, el dejar esto es para mañana, conocidos como el “Tomorrow Country”    (El país del mañana – Mañana lo haremos, mañana lo recibirá, mañana etc.)(Tomorrow Is Another Country) Escrito por Alliste Sparks,Allister Spakrs.

Esto se debe a que la mayoría de los indicadores fiables están poco actualizados, están rezagados, si no diseñamos a medida nuestros propios Kpi´s , porque tomamos demasiado tiempo para reaccionar, por muy ágiles que podamos ser. Además, ser puramente reactivos significará que asumiremos el riesgo de no tener los bienes adecuados (tanto en el conocimiento, la experiencia, materiales) en el momento adecuado. Como tal, la adaptación nos será importante, pero no será el único enfoque de la organización a largo plazo que podamos tener, dado que nos tocará transformarnos.

  1. Si nos encontramos con que tenemos una Fuerte Predicción y un Bajo Control (arriba a la izquierda): En esta configuración, desarrollaremos una visión fuerte del mercado para un futuro, pero básicamente no somos capaces de influir de manera significativa. El paradigma es el que corresponde a la estrategia clásica, de la planificación, basada principalmente en el descubrimiento de una posible posición aceptable (realizando un ajuste) para la organización dentro de un entorno sobre el que tenemos poca influencia. Por este motivo, la calidad de nuestra planificación, nuestra predicción es esencial, y la mayor parte del trabajo estratégico que le dedicamos (esta fase la llamamos el análisis estratégico). Si tenemos nuestra planificación o predicción correcta, lo lograremos. Si nos equivocamos, entonces estaremos en problemas; Por lo que esta estrategia también puede sernos frágil, especialmente en entornos de incertidumbre y turbulentos. Tengamos en cuenta que para el éxito de conseguir nuestros objetivos, tales estrategias nos dependerán de una capacidad única para hagamos, en la medida de lo posible, una predicción exacta, o simplemente, si somos sólo seguidores de una tendencia más.
  1. Si estamos en con una Predicción Baja y un Control Fuerte (abajo a la derecha): Lo más interesante es que nos encontramos en la configuración final, en la que no desarrollamos la visión o la planificación, la predicción del entorno futuro, pero sin embargo buscamos ejercer un fuerte control sobre nuestra evolución. Este punto lo podemos hacer a través de alianzas, coaliciones, influencia en los estándares, etc. Se dice que el enfoque es transformador, porque en él, nos transformamos (al menos en parte) nuestro ambiente, aunque sea de manera limitada. Más específicamente, lo co-creamos con las partes interesadas y seleccionadas para ir a la transformación.

El enfoque, tendrá mucho en común con la “estrategia integrada”, la que corresponde a la acción, una teoría de la innovación, del emprendimiento dentro o fuera de la organización. La acción que nos describe cómo las organizaciones crea nuevos mercados cuando se enfrentan a una situación de fuerte incertidumbre. Es este enfoque no predictivo de la estrategia que hoy en día nos ofrece más perspectivas para el desarrollo de la estrategia, también funciona bien para las grandes organizaciones: podemos aprender de las organizaciones de los empresarios, de los líderes que, después de todo, son los expertos en la dirección de la incertidumbre. Desarrollaremos el concepto de estrategia no predictiva en futuros puestos de trabajo que ya estamos hablando, en el futuro de nuevos mercados, nuevas necesidades etc.

“Aprender es comprender la relación que existe entre las cosas”. Jean Renoir

Gracias por leernos, por disfrutar,  por compartir.

Seguimos aportando.

By  Ricard Lloria  @Rlloria

Bibliografías:  del artículo de los autores Wiltbank, R., Dew, N., Read, S. y Sarasvathy, S. D. (2006) What to do next? The case for non-predictive strategy,” Strategic Management Journal n°27: pp981-998 ,cinco fuerzas de Michael PorterW. Edward DemingSix Sigma y la ISO.,DMAIC,el Lean Six Sigma. Modelo holístico de análisis de fuerza de cualquier industria en términos de rentabilidad usando las cinco fuerzas de Michael Porter  en 1979

Tema Sistemas Thinking:

Bibliografía: Redesigning the future: A systems approach to societal problems, J. Wiley & Sons, New York, 1974 

Bibliografía: Systems Thinking with Dr. Russell Ackoff

Tema sobre nuestro sistema de gestión de nuestras ideas :

El libro de estrategia e innovación titulado “La Estrategia del Océano Azul” en 2005 por los profesores W. Chan Kim y Renee Mauborgne,

Tema sobre nuestras propias Kpi´s :

Bibliografía: Wikipedia Logística Militar

Tema sobre estrategia de negociación:

Fuente: Las 12 Leyes de la negociación – Alfred Font Barrot. Editorial Conecta 2013 – ISBN 9788415431497

Tema sobre creatividad :

Fuente 1: libro de Edward de Bono, Serious Creativity

Fuente 2: Estudio de Baroness Greenfield

Photo credits : MorgueFiles.com  Tank darkedinburgh by hotbalckand my self canva.

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Publicado en Liquadora de Ideas y Pensamientos. Post original aquí.

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¿Para qué el Balanced Scorecard?… 8 grandes reflexiones

por Alfonso López Viñegla

Se trata sin duda de una pregunta legítima que, probablemente, se harán numerosas organizaciones no sólo cuando vayan a decidir implantar un cuadro de mando integral (Balanced Scorecard) o cualquier otra herramienta de gestión afín.

Desde la experiencia en numerosas empresas puedo afirmar que lo importante de todo proceso de puesta en práctica de cualquier metodología (CMI-BSC, ISOS, EFQM, Seis Sigma, BPR, Benchmarking, Gestión por competencia, CRM, etc.) es el propio proceso de aprendizaje, de mejora continua, en realidad no debe tratarse de implantar algo al 100%, sino de conocer y aprender al 100% con un proceso tan completo como éste.

En el caso del Balanced Scorecard, en mi opinión, lo más productivo es el proceso de REFLEXIÓN que se desarrolla durante toda la puesta en escena.

Si nosotros realizamos una buena planificación estratégica, siempre nos surgirá la duda de por qué poner en funcionamiento un proceso de diseño e implantación de cuadro de mando integral; pero, no se trata de romper con lo que uno está haciendo sino de mejorar en lo que está haciendo, y a ser posible sin cambiar en una dirección de 180 grados, sino de forma paulatina, haciendo del proceso algo participativo, haciendo que el proceso sea motivador para el conjunto de la organización.

A continuación lanzo 8 reflexiones para la participación de los lectores, empresarios, mandos intermedios, responsables e investigadores. Probablemente no serán las mejores, ni las únicas, ni las que cada uno de nosotros tendríamos en mente, pero sí que serán el comienzo para una buena reflexión conjunta. Así pues, les planteo 8 reflexiones de por qué poner en práctica un proceso de Balanced Scorecard (Cuadro de mando integral):

1.- Existe una frase de 1997 que todavía tiene valor cuando la leo: “menos del 10% de las estrategias efectivamente formuladas tienen verdaderamente éxito” [Fortune Magazine]. Y sobre todo por dos razones, una seguimos siendo demasiado cortoplacistas, no estamos entrenados en el largo plazo, y nuestra miopía puede hacer estragos; y segunda razón, la transparencia del entorno no es la misma, es bastante inestable y poco previsible, y nuestros sistemas de gestión deben transformarse para adaptarse al mismo.

2.- Se mejora el Alineamiento de los participantes en el proceso de implantación. Estoy seguro que cuando nombro el término “Reinos de Taifas” les recordará a algo en su entorno u organización. No todos vemos las mismas realidades en la empresa y, por supuesto, no todos logran implicarse con la misma intensidad. Es por ello que en un proceso participativo como es el BSC, todos contribuyen a su diseño, a su interiorización, a “hacerlo propio”, lo cual permite cambiar ciertos comportamientos, y permite ir dinamizando la gestión de cambio, incidiendo particularmente en la cultura de la Corporación o Empresa.

3.- El proceso de Comunicación en la empresa mejora ostensiblemente, consecuentemente la Comprensión de la Estrategia y sus Objetivos por parte de toda la organización. Deberemos distinguir entre la Externa (con clientes, proveedores y otros actores) y la Interna (que muchas veces es la más dañina si no se han tomado las medidas oportunas de cómo proponerla). Muchas veces en las mismas reuniones de empresa, si el enfoque de las mismas no fuera tan retrospectivo, mejorarían sensiblemente sus resultados. Con una buena Comunicación, el concepto de Coordinación toma otra dimensión en la empresa.

4.- Posibilidad de Rediseñar la Estrategia en función de los Resultados planteados inicialmente en el Mapa estratégico. Si retoman ustedes la lectura que les sugiero, en ella además de repasar lo más elemental de esta metodología, sirve de punto de partida para considerar la mirada vertical del mapa estratégico, sobre todo la de arriba hacia abajo, en donde sí toma fuerza la tesis planteada en esta cuarta reflexión: “Si tenemos claro a dónde queremos llegar en la empresa, es más sencillo plantear ¿con qué? y el ¿cómo?”.

5.- Se trata de una metodología que facilita la transformación del LP en acciones a CP. La puesta en escena o despliegue es una etapa compleja en cualquier herramienta de gestión, y en el Balanced Scorecard se considera una fase fundamental. Esta es la forma de implicar a toda la organización.

6.- Favorece la integración e interrelación de la información de distintas áreas de negocio. Los compartimentos estancos que hay en muchas organizaciones y la precaria comunicación que existe en algunas estructuras, hacen que sea deseable un objetivos como este. Se trata de conseguir la máxima eficancia y eficiencia con uno de los recursos peor gestionados hoy día en la empresa, la información –tanto por defecto como por exceso- y sobre todo porque el ejercicio de priorización de su utilidad y uso resulta primordial en muchas organizaciones.

7.- Mejora la capacidad de análisis en la organización. Sin duda el pecado mayor cometido en la gestión es enfocarse demasiado en el análisis por resultados, sin preocuparse -o quizá sin saber cómo evaluar- las CAUSAS. Estamos en un modelo causa-efecto, en donde la mayor aportación si cabe es la concentración del análisis en dos perspectivas estratégicas clave [procesos internos Y aprendizaje y crecimiento], en donde nuestra fuerza está en la capacidad de influir en los “porqués” de las consecuencias… aspecto este muy dejado todavía de la mano.

8.- Mejora del desarrollo laboral y profesional de los implicados en el proyecto. Implicarse significa CONOCER PREVIAMENTE, y éste es uno de los valores que aporta este modelo. Las personas necesitan saber cómo aportan y el porqué, y también deben saber en qué grado contribuyen a mejorar en sus interrelaciones con otras áreas o departamentos.

Les invito a completar esta lista incompleta pero con buenos mimbres para poder poner en valor una de las herramientas cada vez más utilizada en gestión, aunque no siempre con el mismo fin, aspecto éste que será tratado muy pronto…

Publicado en Cuadro de Mando / BSC. Post original aquí.

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Mapas Estratégicos: Una pieza clave

Con frecuencia las personas en la organización no entienden la estrategia. Los mapas estratégicos son la clave para comunicar y definir la estrategia de manera clara y efectiva.

Lo que toda empresa desea es crear valor sostenible en su organización, lo que implica desarrollar un modelo de negocio que combine tanto acciones a corto plazo como a largo plazo, generando valor y creando expectativas de futuro crecimiento. Un mapa estratégico puede ayudar a lograr dicho objetivo.

¿Qué es y para qué sirve un mapa estratégico?

Empecemos por mencionar que  el mapa estratégico despliega la relación lógica de causa-efecto entre los objetivos establecidos y los temas estratégicos, permitiendo comunicar y delegar responsabilidades de manera clara y efectiva.  Lo que hace un mapa estratégico es describir la estrategia de forma gráfica y coherente, utilizando las 4 perspectivas del Balanced Scorecardaprendizaje y crecimiento, procesos internos, clientes y mercado, y financiera. Un mapa estratégico bien conformado aunado a las mejores prácticas del Balanced Scorecard permiten ejecutar efectivamente la estrategia de la compañía. ¿Cómo se Conforma un mapa estratégico?

Perspectivas:

El Balanced Scorecard observa la estrategia a partir de cuatro perspectivas equilibradas:

–    Financiera: Esta perspectiva describe los resultados tangibles de la estrategia en términos financieros tradicionales. Se enfoca en el manejo y procesamiento de los datos financieros.

–    Clientes: Define la proposición de valor para los clientes. La proposición de valor funciona como contexto para que los activos intangibles puedan generar valor. Si por ejemplo los clientes valoran calidad y entrega a tiempo entonces  la perspectiva describe todos los procesos necesarios para alcanzar este resultado.

–    Procesos internos: Las perspectivas financieras y de clientes describen los resultados que se desean de la estrategia. Por otro lado esta perspectiva describe  los procesos internos que tienen el mayor impacto en la estrategia.

–   Aprendizaje y crecimiento: Se enfoca en el personal de la organización que es considerado como un activo intangible que la distingue de otras organizaciones. Incluye la capacitación de los empleados y mejora de la cultura corporativa en relación con el desarrollo tanto individual como organizacional.

Temas Estratégicos:

Los temas estratégicos son aquellas grandes estrategias cuyo cumplimiento influye directamente en el logro de la estrategia corporativa. También reflejan lo que se debe hacer para tener éxito en la ejecución.  Dentro del mapa estratégico normalmente se dividen en cuatro categorías:

–    La innovación: Define la creación de nuevos productos, penetración de nuevos mercados y desarrollo de nuevas formas de hacer negocios. Esta tema estratégico de largo plazo.

–    Gestión de clientes: Esta perspectiva expande, redefine y profundiza las relaciones con los clientes. (Por ejemplo revender productos o servicios adicionales, convertirse en un consejero confiable, transformar a clientes  poco rentables)  Esta es una perspectiva de mediano plazo.

–    Excelencia operacional: Describe cómo se entregarán los productos y servicios de calidad y cómo se mejorará la productividad a corto plazo. Este temaestratégico generalmente rinde fruto en los primeros 12 a 24 meses después de su implementación.

–    Social / regulador: Define cómo la organización busca ser un buen ciudadano corporativo, asegurando la estabilidad de su posición a largo plazo en el sistema. Se centra en los componentes externos o indirectos en industrias seleccionadas sujetos a regulación (por ejemplo, servicios públicos) y/o el medio ambiente (por ejemplo, productos petroquímicos).

Cada uno de estos temas es como un pilar para la estrategia y contienen su propia hipótesis estratégica, sus propias relaciones causa y efecto  y en ocasionas hasta su propio Scorecard. Los  temas estratégicos son una herramienta enfocada que ayuda a la organización a que gestione prioridades de corto y largo plazo, o de crecimiento y rentabilidad que de otro modo causaría que estas puntos de vista choquen mucho.

A pesar de que es recomendable que las organizaciones definan si su enfoque estratégico será el de promover una cercanía con el cliente, competir en eficiencia operacional o constantemente innovar su oferta de productos, es importante que las empresas cuenten con estrategias basadas en cada una de estas categorías para poder crear valor sostenido en el corto, mediano y largo plazo. La integración equilibrada de estos temas es la base para crear un mapa estratégico que pueda generar valor sostenido a través del tiempo.

Objetivos:

La organización debe de definir los objetivos que busca lograr en cada uno de los temas estratégicos.

Estos objetivos deben reflejar tanto la perspectiva en la que se encuentran como el tenor del tema estratégico al que pertenecen. Asimismo, se debe tener cuidado de redactarlos de manera muy clara y de unificar los conceptos que se utilizan en cada uno de ellos para que cualquier persona de la empresa pueda verlos y comprender cómo se planea lograr la estrategia.

Los objetivos financieros reflejan lo que los accionistas esperan de la organización. Entre ellos se puede encontrar: maximizar el valor de los accionistas, incrementar la rentabilidad de la operación, optimizar el manejo de los activos, etc.

Los objetivos de clientes y mercado buscan representar las metas de la organización en cuanto al mercado al que atienden. Asimismo, se recomienda mencionar los atributos de valor para el cliente que diferencian a la organización de sus competidores.

Los objetivos de procesos internos van muy ligados a la cadena de valor de cada organización, así como a los temas estratégicos que elijan para representar su estrategia corporativa. Los directores deben asegurarse que los procesos más estratégicamente relevantes se encuentren debidamente representados en esta categoría.

Los objetivos de aprendizaje y crecimiento se pueden encontrar: contar con personal capacitado y motivado, ofrecer condiciones competitivas de trabajo, contar con infraestructura tecnológica de vanguardia, hacer la estrategia el trabajo de todos, etc.

Relaciones Causa y Efecto:

En los mapas estratégicos, las relaciones causa- efecto son expresadas a través de flechas que interrelacionan los objetivos con las perspectivas.

Cada empresa adapta el mapa estratégico a su conjunto de objetivos estratégicos. El mapa ilustra las relaciones de causa y efecto que generen los resultados deseados.

Asimismo, los mapas identifican las competencias específicas de los activos intangibles de la organización: capital humano, capital relacional y capital organizacional. Dichos activos intangibles son necesarios para  desempeñar los procesos internos que llevan a la realización de la estrategia.

Tras determinar los objetivos estratégicos de la organización, se establecen dos tipos de relaciones causa-efecto: relaciones horizontales y verticales.  Las relaciones horizontales describen la relación entre las áreas y funciones de cada perspectiva y las relaciones verticales describen la relación causa y efecto entre los objetivos de la organización.

 Un mapa estratégico ayuda a entender como el trabajo de una persona impacta a la estrategia de la empresa, ayuda también a traducir la estrategia en acciones concretas que tienen resultados tangibles.

Autor: Trissa Strategy Consulting

Fuentes:

Norton, David P. «Use Strategy Maps to Communicate Your Strategy.» Harvard Business Report (1999): 1-8. Publicación en línea.

Gouillart, Francis J. «How to Use Strategy Maps to Achieve Long Range Objectives» Harvard Business Report (1999): 11-13. Publicación en línea.

«Practical Tips From Performance Measure Specialist Stacey Barr. » Balanced Scorecard Institute (2013). Publicación en línea.

Norton, David P. «Building Strategy Maps: The Importance of Time-Phasing the Strategy » Harvard Business Report (1999): 29-31. Publicación en línea.

Norton, David P. «Building Strategy Maps: Testing the Hypothesis » Harvard Business Report (1999): 21-25. Publicación en línea.

Fuente: Norton, David P. «Building Strategy Maps: Part One – Planning the Campaign» Harvard Business Report (1999): 17-19. Publicación en línea

Publicado en Trissa Strategy Consulting. Post original aquí.

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La importancia del Mapa estratégico

por Xavier Plaza

Para que la estrategia se pueda considerar completa, debería abarcar a toda la organización y, para ello, deberíamos definir al menos un objetivo para cada una de las perspectivas de análisis.

Kaplan y Norton plantean cuatro perspectivas diferentes: la “Financiera”,  de “Cliente”, de “Procesos” y de “Aprendizaje y Crecimiento”. Aunque existen variaciones también válidas a este estándar, como incluir una perspectiva relativa a la «Responsabilidad Social» o «Medio ambiente».

Cada una de las perspectivas está asociada a la forma en que nos ve un determinado grupo de interés que se vea afectado por las actividades de nuestra organización (lo que los anglosajones llaman stakeholders).

Por consiguiente, la perspectiva Financiera tiene que ver con la forma que ven a la organización los accionistas. La perspectiva de Clientes y la social, como sus nombres indican, tienen que ver sobre cómo nos ven nuestros clientes y la comunidad en la que estamos implantados respectivamente.

Finalmente, la perspectiva de Procesos tiene que analizar en qué y cómo debemos ser mejores, y la de Aprendizaje y Crecimiento (en algunas versiones conocida como de Innovación y en otras más antiguas como de Recursos Humanos) se plantea si podemos continuar mejorando.

En la perspectiva de Cliente irán los objetivos definidos para impulsar las oportunidades en forma de visitas comerciales realizadas.

En la perspectiva Financiera generalmente pondremos los objetivos que se desprendan de debilidades surgidas del análisis interno y que tengan que ver con los resultados.

Por el contrario, las debilidades provenientes del análisis interno referentes a recursos pueden ir en la perspectiva de procesos o la de Aprendizaje y Crecimiento según se refieran a mejoras en procesos, en innovación o de recursos humanos.

La importancia de no fijarse únicamente en los indicadores financieros

¿Por qué es interesante hacer un mapa estratégico? En la mayoría de las empresas, los primeros objetivos que se definen son los financieros “Incrementar el beneficio un x%”. Pero tienen un problema y es que cuando los indicadores económicos van mal el problema ya es grave.

El mapa estratégico nos da una visión de la relación entre los objetivos y muestra gráficamente como los objetivos de la perspectiva de Crecimiento impulsan a los objetivos de la perspectiva de Procesos, y éstos impulsan a los de Clientes que a su vez hacen lo propio con los de la perspectiva Financiera.

Esto se puede de ver de dos formas, la primera es que cuando mejoramos en Recursos Humanos, Conocimiento e Innovación, mejoramos los Procesos, que mejorar los Procesos mejorará la imagen que tienen de la empresa nuestros clientes, y que si mejora la imagen que tienen nuestros clientes mejorarán los resultados financieros.

Pero también se puede ver de otra forma, y es que si tenemos un problema en Innovación o Crecimiento, tarde o temprano afectará al beneficio. Por lo tanto, tenemos un sistema de indicadores que nos anticipará los problemas futuros.

Querría recordar un par de cosas, la primera es que en la práctica, gestionar más de 12 objetivos/indicadores es muy difícil. Es mucho mejor tener pocos objetivos y bien definidos que muchos y no tener tiempo para desplegar todas las iniciativas y acciones.

Lo segundo, es que el mapa estratégico sirve más como elemento de reflexión y supervisión, que como herramienta de seguimiento real. El mapa estratégico nos ha de permitir tener en mente qué implica que alguno de los objetivos marcados no vayan bien.

Publicado en Proyectos Gestión Conocimientos. Post original aquí.

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Peter Drucker: La utilización adecuada de los informes y rutinas

El autocontrol a través de mediciones requiere una completa revisión con respecto a la utilización de informes, rutinas y formularios. Los informes y las rutinas son herramientas necesarias. Pero pocas herramientas pueden ser tan fácilmente utilizadas en forma equivocada y pocas pueden hacer tanto daño. Porque los informes y las rutinas, cuando se los utiliza erróneamente, cesan de ser herramientas y se convierten en amos malignos.
Hay tres formas comunes de utilizar mal los informes y las rutinas. La primera es la creencia demasiado común de que las rutinas son instrumentos de la moral. No lo son: su principio es exclusivamente el de la economía. Nunca deciden que debe hacerse sino como puede hacerse en forma mas expeditiva. Los problemas de la corrección en la conducta nunca pueden reducirse a rutinas y recíprocamente, la conducta correcta no puede establecerse jamas mediante rutinas.
La segunda forma de utilizar mal las rutinas es considerarlas como un sustituto del criterio. Las rutinas pueden ser difíciles solamente donde el criterio no hace falta, es decir, en la situación que se repite y para el manejo de la cual ya se ha proporcionado y probado un criterio. Nuestra civilización sufre de una creencia supersticiosa en el efecto mágico de los formularios impresos. Y la superstición es peligrosa al máximo cuando nos conduce a tratar de manejar las situaciones excepcionales y fuera de rutina mediante procedimientos rutinarios. En realidad, la prueba de un buen procedimiento de rutina es que identifica rápidamente las situaciones que aun en el mas rutinario de los procedimientos no encajan en el molde sino que requieren un trato especial y una decisión basada en el criterio.
Pero la utilización incorrecta mas común de los informes y los procedimientos de rutina consiste en usarlos como instrumentos para el control desde arriba. Esto es particularmente cierto de aquellos que tienen por finalidad suministrar información al management superior, es decir, los formularios de la vida comercial corriente. El caso común del gerente de fabrica que tiene que llenar veinte formularios para proporcionar información que el mismo no necesita a los contadores, los ingenieros y el personal administrativo de la oficina central es solo un ejemplo de miles. Como resultado, la atención del hombre se distrae de su labor. Las cosas que se le preguntan o que se le pide que haga con fines de control se le aparecen como el reflejo de lo que la compañía espera de el y se convierten en la esencia de su tarea, y si bien le molestan, tiende a concentrar su esfuerzo en ellas antes que en su propio trabajo. Eventualmente su jefe también resulta mal orientado, si no hipnotizado por la rutina.
Los informes y los procedimientos de rutina deben enforcar solamente las realizaciones necesarias para lograr resultados en los aspectos clave. “Controlar” todo no es controlar nada. E intentar controlar lo innecesario siempre desorienta. Ademas, los informes y las rutinas deben ser la herramienta del hombre que los prepara. Nunca deben convertirse en la medida de su labor. Un hombre no se debe juzgar nunca por la calidad de los formularios de producción que llena, a menos que sea el empleado que esta a cargo de los mismos. Debe juzgárselo siempre por su labor de producción. Y la única manera de estar seguro de esto es hacer que no llene formulario alguno, no prepare informes, excepto los que el mismo necesita para su labor.
 
Fuente:
– Drucker, Peter “El Management, Escritos Fundamentales”. Editorial Sudamericana, Argentina, 2002.
Publicado en Administración y Mercadeo. Post original aquí.
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