Cómo reducir la complejidad organizativa aplicando limitaciones

por Alfonso Romay

En sistemas complejos, una reducción es una transformación de un problema a otro problema. Las reducciones se entienden para intentar modelizar ese sistema en un algoritmo (o modelo matemático) que nos ayude a entender y dominar el sistema que queremos pilotar. Lo veíamos en el vídeo de los estorninos: aplicando tres simples reglas simples (misma velocidad de cada elemento, mantenerse siempre unidos y alejarse de posibles peligros), se obtiene un modelo asombrosamente parecido al desplazamiento de la bandada. Evidentemente, al modelizar un sistema complejo corremos un claro riesgo de desvirtuarlo, tergiversando la esencia del problema.

Del mismo modo, los seres humanos actuamos de forma similar. Peter Senge habló mucho de este tema en “La Quinta Disciplina”. Vivimos en un mundo “real”, pero no actuamos directamente sobre ese mundo. Lo hacemos usando “mapas”, “representaciones”, “modelos” o “interpretaciones codificadas de esa realidad” en consecuencia, lo que supone que, según las características de cada persona, será la interpretación del mundo “real” que se manifiesta ante nuestros sentidos. Además, como plantea Senge, en muchas ocasiones hay otro factor: la demora del efecto. La relación entre causa y efecto no es inmediata, puede distanciarse en tiempo y espacio. Resolver un problema complejo puede requerir tiempo… y mucha paciencia.

Reducir la complejidad en entornos organizativos

Las organizaciones no escapan a este intento de reducir la complejidad. Sabemos que cada organización es un conjunto orquestado de elementos que se interrelacionan e interactúan para conformar un conjunto unitario y complejo. Esa complejidad está dentro de los límites de la propia organización (dentro de su estructura) y, naturalmente, fuera de su estructura.

Por un lado, aplicamos modelos tayloristas de división del trabajo, algo claramente antisistémico. Por otro, lidiamos el incremento de complejidad con más control, reglas, políticas y normas, creyendo que esa regulación reduce la complejidad, aunque, de facto, añade más complicación (no complejidad) al sistema (otro día hablaremos de la diferencia entre complicado y complejo, merece un post aparte). Es decir, tratamos de reducir la complejidad a algo que podamos comprender y, por tanto, controlar.

  • ¿Quiere usted solicitar unas vacaciones? Mande un correo a RRHH y espere su aprobación.
  • ¿Ha ido usted al médico? Traiga el justificante, no vaya a engañarnos.
  • ¿Tiene que hacer un viaje de trabajo? Espere la aprobación de su responsable y no olvide presentar los justificantes de todos los gastos a la vuelta.

Y así todas las políticas, procesos, procedimientos, certificaciones ISO o EFQM… Es decir, añadimos complicación a los procesos existentes o, peor todavía, creamos procesos nuevos para controlar el sistema, creyendo ingenuamente que ese control nos permitirá dominarlo de forma permanente.

Las limitaciones como medio para reducir la complejidad

Reducir la complejidad implica, principalmente, tratar de simplificarla a través de un proceso de definición de los límites aceptables. Muchas veces, entendemos limitación con un sentido negativo de coerción. Sin embargo, no siempre tiene este sentido.

Como explicaba en este post que escribí hace tiempo, se trata de identificar algunos (pocos) límites que NO se pueden traspasar. Sin traspasar esos límites, todo lo demás está permitido. Algo similar a las señales del Código de Circulación, pero con muchas menos restricciones. En este modelo de mínimas limitaciones que proponemos, aumenta la autonomía, la libertad de acción y decisión de los individuos y, además, se minimizan las interacciones y del sistema complejo, reduciendo así su complejidad. Muerte a la microgestión, tome usted las decisiones siempre que no supere ningún límite.

Evidentemente, requiere de madurez por parte de los miembros del sistema complejo asumir este rol activo de decisores, pero ese problema es menor comparado con la complicación que añadimos al sistema.

Créditos de la fotografía: Mark Smith en Flickr (bajo licencia Creative Commons)

Publicado en scalabBle. Post original aquí.

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Algunas preguntas impertinentes

Por Merce Roura @merceroura

Las preguntas adecuadas son más importantes que las respuestas correctas. De hecho, no existen respuestas correctas cuando indagas en ti mismo, porque lo que es bueno para otros puede ser tóxico para ti… Incluso lo que fue bueno (o lo parecía) para ti antes puede que ahora te lleve a un callejón sin salida porque has cambiado y evolucionado.

En ocasiones, una respuesta incorrecta y poco acertada te lleva a conocer más, a esforzarte más y a ser más tú mismo.

Las respuestas muchas veces no nos sirven porque ahondamos en lo que ya sabemos, redundamos en lo que nos hace sentir cómodos y nos reafirma.  Si las preguntas que nos hacemos no son adecuadas, lo que sacamos de ellas es calderilla para nuestro desarrollo personal.  En el fondo, nos sentimos mal con nosotros mismos porque nos somos infieles y desleales. Nos mentimos, nos escondemos cosas para vivir en una tranquilidad falsa que nos permite ir tirando sin abrir la caja de Pandora de nuestras heridas pendientes y  cicatrizarlas… Eso nos corroe por dentro y nos hace vivir a medias, sin afrontar el dolor ser asumir y cambiar pero sin la liberación de ser cómo deseamos y dejar las ataduras de una conciencia encadenada a nuestros dilemas pendientes…

Recuerdo una vez, hace años, que le contaba a una amiga psicóloga que cada noche, al acabar el día hacía revisión de todo lo que había sucedido, de cada paso que había dado para saber cómo me sentía y a dónde me llevaba. Me dijo que era un ejercicio saludable pero me propuso un reto… Cuando te sientas con fuerzas, a demás de preguntarte por lo que haces cada día, intenta preguntar por lo que no haces, por lo que no te preguntas, por lo que te escondes…

Y entonces me di cuenta de que mi ejercicio era muy sano pero que para crecer tendría que ir más allá y entrar en un terreno hasta entonces oculto. Revisar lo que no había hecho y sentía que debía, que me debía a mí, no a nadie. Analizar si lo que no hacía era porque no quería, no me interesaba o me daba miedo. Ponerme a prueba.

Demasiado a menudo, nos hacemos trampa. Nos preguntamos cosas que tenemos superadas con lo que las respuesta que obtenemos son cómodas y llevaderas. Como si cada día corriéramos el mismo tramo sin intentar ir más allá o hacerlo más rápido. Nunca batimos nuestro récord, nunca nos superamos. Nos movemos en ese metro cuadrado de logro que nos gusta recordar.

Hacemos largas tesis sobre el por qué de nuestras limitaciones (las que hemos decidido imponernos) para justificarnos. A menudo son buenas, suenan bien, encajan, sincronizan con nuestra vida… Se las soltamos a los demás para excusar no ser o no llegar a dónde creemos que deberíamos llegar u otros nos han hecho creer que deberíamos y nos lo hemos tragado. Y los demás, ante nuestra ristra de excusa, a veces, opinan. Y lo que opinan no nos gusta…  En ocasiones, porque justo van a dar en el clavo y dicen lo que nosotros mismos no nos atrevemos a decirnos y nos desmontan una coartada perfecta. Otras porque no en nosotros y no tienen ni idea y lo que dicen no tiene sentido para nosotros…. La responsabilidad es nuestra por meterles en esa situación y darle tanta información adicional que no nos han pedido.

Nos justificamos ante otros pero en realidad estamos buscando coartada para nosotros. Para convencernos de que si no vamos más allá es porque no podemos, no porque no queramos. Porque nos sentimos culpables no dedicar más tiempo a un montón de cosas que pensamos que necesitan que lo hagamos. Lo más triste de todo es que en muchas ocasiones, nos sentimos culpables por algo que ni siquiera nos importa o no es cierto. Es decir, no es lo mismo ser madre y sentirse culpable por no poder dedicar suficiente tiempo a tus hijos porque trabajas mil horas y cuando llegas a casa no eres la mejor madre porque está agotada y estresada… Que sentirse culpable por no ser como tus padres querrían que fueras. En ambos casos, la culpabilidad es una amago para no ejercer la responsabilidad de decidir si se puede solucionar el problema y cómo. En el primero, sin embargo, ella se siente culpable por no hacer algo que desea hacer y que sale de su propio compromiso vital. En el segundo caso, él se siente culpable por no ser algo que no desea ser pero que otros quieren que sea.

El primer caso es duro y pasa demasiado a menudo en una sociedad que no entiende que las personas amargadas y sin vida personal no pueden llegar a ser grandes profesionales porque no tienen equilibrio. Y les obliga a arrastrarse en pos de una productividad mal entendida que nos lleva al fracaso. Ella se siente atrapada, pero sabe lo que quiere, aunque se ha resignado a no poder cambiar la situación y se culpa.

El  segundo caso,  él pena por una situación que ni siquiera le concierne. Lleva pegada una etiqueta de fracaso que no es real y no es capaz de darse cuenta.

Seguro que en estos y miles de casos que nos han sucedido a muchos de nosotros, la situación persiste porque no nos hacemos las preguntas adecuadas…  Porque sin esas preguntas, las respuestas siempre nos llevan a lo mismo y damos vueltas en un circuito cerrado que no nos deja evolucionar…

“No tengo más remedio porque necesito el dinero” “tengo que intentar tomármelo con filosofía y tener paciencia” “Nunca estaré a la altura de lo que mi familia quiere…”.

Lo más curioso es que tal vez si nos pusiéramos manos a la obra para por un lado darnos cuenta de la situación y aceptarla y por otro empezar a planificar cómo cambiarla porque no nos hace felices, ni obedece a nuestro modelo vital, quizás la solución tardaría.

Sin embargo, podríamos decir que estamos haciendo algo, que pondremos esfuerzo en cambiarlo, que vamos a darle la vuelta a la situación porque tenemos un plan… Porque estamos intentado todo lo posible y lo imposible… Estaríamos cansados e incómodos aún, pero tendríamos algo muy valioso de nuestra parte… Esperanza. Y con esperanza se cogen fuerzas y se anda el camino más rápido y con más energía.

La esperanza borra la culpabilidad porque la cambia por responsabilidad. Y el tomar las riendas de nuestra vida nos da el poder para hacerlo. Nos dice que podemos decidir y tomar parte en ella sin ser sólo espectadores… Pero para conseguir esa esperanza es necesario sacar un pie al abismo, hacerse la pregunta que hace falta, la necesaria, la pregunta osada e impertinente, la pregunta adecuada que te permita indagar y planificar una ruta para conseguir ser quién quieres y vivir según tus valores…

Si nunca te preguntas qué quieres, es como si nada quisieras.

Si no te preguntas qué sueñas, no tienes sueños… O están tan ocultos tras la rutina que no se atreven a salir.

Si no te haces la preguntas adecuadas, nunca sabrás quién eres…

Las preguntas son poderosas.

¿Cómo saber si son las preguntas adecuadas?  Si no te suenan de otras veces, si te molestan, si te aturden, si las dejarías para luego porque te dan acidez en el estómago, si te punzan el pecho y te recuerdan algo que quieres olvidar porque dejaste abierto en canal, si te arañan la conciencia, si te gritan, si te irritan y ponen de mal humor, si has usado un argumento parecido alguna vez para criticar a alguien… Si son tan impertinentes que te dan ganas de huir…

Háztelas, son necesarias. Escúchalas. Analízalas y decide cómo no volver a tener que planteártelas porque ya tendrán una respuesta real y útil. Sé tan irreverente e impertinente contigo mismo como sea necesario para sacar a la luz lo que ocultas, sé capaz de decirte a la cara lo que a te asusta…

Tal vez tardes un mes o un año… Pero no importa, porque una vez entres en ese proceso, sea muy duro o más liviano, sabrás que quién manda eres tú y te sentirás reconfortado porque ya no tienes nada en el equipaje esperando solucionar o verás que se abren ante ti otras dudas pero serán nuevas… Tendrás la actitud necesaria para afrontar lo que pase… Y serás más ágil, más sabio,te sentirás más tranquilo y tendrás un punto de apoyo muy importante… La esperanza de saber estás en el camino… La ilusión de notar que te eres fiel y no te escondes nada.

Publicado en MERCEROURA, la rebelión de las palabras. Post original aquí.

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Autoestima: Mitos (2) y Realidad

Liderazgo y Autoliderazgo: Superar el miedo a lo positivo

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