¿Qué debes hacer antes de desarrollar un Cuadro de Mando Integral en la Gestión de Personas? 8 Consejos Personales

Por Juan Carlos Páez
CMI PaezSegún Becker y otros, (Becker B., Huselid M., Ulrich D. /2002/ Cuadro de mando de recursos humanos de la empresa. / Barcelona/ Ediciones Gestión 2000, S.A.) “la herramienta más poderosa que los responsables de RRHH pueden utilizar  para asegurar la  contribución  estratégica es, desarrollar  un  Cuadro  de  Mando Integral que, convincentemente demuestre el impacto de la gestión de RRHH en la organización. Este logra integrar la medición del rendimiento de la gestión de  RRHH con la implementación de la estrategia organizacional”.
Estos 8 consejos Personales que quiero compartir contigo, son experiencias personales extraídos de mi vida profesional y laboral, que te facilitarán en gran medida, el camino hacia la comprensión, elaboración y la implementación eficaz, de un CMI de gestión de personas en tu empresa.
La necesidad de ejecutar la estrategia de una gran empresa o un pequeño negocio, con eficacia, es crucial en una era de globalización, conocimiento del cliente y rápidos cambios en tecnologías y mercados.
Si sigues estos 8 Consejos Personales (previos al desarrollo de un CMI) , ahorrarás tiempo y recursos y estarás en mejores condiciones, para demostrar el impacto de la gestión de personas, en los resultados de tu empresa.
El CMI, es un instrumento o metodología de gestión, desarrollada en la década de los 90 por Robert Kaplan y David Norton, que facilita la implantación de la estrategia de la empresa, de una forma eficiente, ya que proporciona el marco,  la estructura y el lenguaje adecuado, para comunicar o traducir la misión y la  estrategia, en objetivos e indicadores organizados en cuatro perspectivas: finanzas, clientes, procesos internos y formación y crecimiento.
Mi primera experiencia práctica con el Cuadro de Mando Integral (CMI), fue hace casi 13 años, cuando me desempeñaba como Especialista Principal de Gestión de Recursos Humanos, en una Empresa Pesquera, de tamaño medio.
En aquel entonces me sentía con la confianza necesaria, para poder empezar a implementar lo aprendido de mis lecturas sobre CMI (o al menos eso creía).
Cometí muchos errores, de los cuales aprendí muchísimo y que me sirvieron de guía en el resto de los proyectos de CMI que he tenido que liderar, tanto para la gestión de personas, como para la gestión global de empresas.
Sin más, te dejo con mis 8 Consejos Personales.
  1. Convencimiento y pasión personal por medir la actividad de gestión de personas:
  • Debes estar convencido, que medir la actividad de gestión de personas, es importante, descubrir esas razones y asegurarte, de que serán el motor impulsor, para derribar los obstáculos que se te van a presentar.
  • Debes buscar las vías y formas necesarias para lograr, que esa pasión que tienes por medir, sea percibido por todos.
  • En este post, te describo las razones que me convencieron y me ayudaron a convencer a otros, dela importancia de medir en la gestión de personas, como única forma de contribuir, al cumplimiento de los objetivos de la empresa y algunos consejos de cómo lograr, que esa pasiónque tendrás por medir, sea percibida por todos y logres sumar adeptos a tu causa.
  1. Preparación previa y suficiente en CMI.
  • Estudio de los referentes en este tema.
  • Honestamente considero, que es imprescindible estudiar las obras de los clásicos, sobre todo, la de los creadores y divulgadores de esta valiosa herramienta de gestión, medición y comunicación de la estrategia.
  • En mi caso personal, te cuento que ya venía influenciado por la obra de Jac Fitz-enz, (How to measure HRM.  Jac Fitz-enz. 2nd edition.  McGraw-Hill, inc. USA. 1995), que me estimuló la curiosidad por medir, que se completó cuando me acerqué a las obras de Robert Kaplan y David Norton y la de Paul Niven, relacionadas con el CMI.
  • Todas estas obras me las estudié e hice lo mismo que hago con todas las obras que leo: le hice resúmenes de los elementos más importantes que yo consideraba, me iban a servir en el futuro.
  • Estudio de buenas prácticas.
  • Después me convertí en un adicto a las lecturas relacionadas con el CMI, a investigar y buscar casos prácticos que me ayudaran a entender mejor el tema. Participé en innumerables eventos, encuentros, cursos y seminarios, donde se exponían buenas prácticas.
  1. Contar con documentación relevante actualizada:
  • Estrategia de la Empresa: Bueno sin dudas el más importante de todos, nunca olvides que elobjetivo fundamental de un CMI, es precisamente traducir la estrategia de una empresa en objetivos e indicadores, organizados en cuatro perspectivas: finanzas, clientes, procesos internos y formación y crecimiento.
  • Si consideras que a la estrategia actual, deberías hacerle modificaciones, se las haces, pero te aconsejo, que no trates de desviar tu proyecto de CMI, a un proceso de planificación estratégica. Trata de entender y traducir, la que tienes. De todas formas, puedes hacer una valoración de la estrategia que tengas, utilizando algunas herramientas simples, que me han funcionado.
  • Estrategia de gestión de personas: Si no tienes una, aquí sí te recomiendo que la elabores de forma participativa con tu equipo y por supuesto, alineada a la estrategia de la empresa.
  • Resultados de auditorías internas y externas a la actividad de gestión de personas.
  • Trata de recopilar todos los resultados que puedas, de las auditorías externas e internas, que le hayan realizado al área de gestión de capital humano, durante al menos los dos últimos años.
  • Esto te permitirá conocer, que estás haciendo mal y te van a dar ideas, de cómo convertir toda esa información, en indicadores potenciales a medir en un futuro, con vistas a mejorar.
  • También sería muy útil, realizar un diagnóstico de la situación actual de tu gestión de personas.
  • Listados de indicadores más comunes utilizados por empresas exitosas.
 Me fue muy útil apoyarme en un “Menú Preestablecido de Indicadores de gestión de personas”, que logré elaborar, a partir de las mejores experiencias de empresas amigas y de empresas exitosas en el mundo. Te recomiendo que hagas algo parecido.
  1. Identificar necesidades y prioridades, en la gestión de personas por parte de tus clientes internos.
  • Prioridades de los directivos en materia de gestión de personas. Estas prioridades las puedes conocer, utilizando simples entrevistas o cuestionarios que le hagas directamente a los directivos. Podrás preguntarle o que te hablen de los siguientes temas.
  •  Principales problemas y retos del negocio.
  • Evaluar si la estrategia de negocio y la de gestión de personas, están alineadas.
  • Evaluar el comportamiento por parte de los primeros ejecutivos en la aplicación de las políticas de gestión de personas.
  • Conocer la posición competitiva de la empresa, los factores clave del éxito en el futuro y posiblemente, de las medidas del cuadro de mando.
  • Si la Gerencia/Dirección de gestión de personas está gestionando de forma eficiente sus costos, si contribuye a los resultados financieros de la empresa.
  • Grado de eficiencia en la ejecución de los subprocesos propios de la gestión de personas, en términos de cumplimiento de planes y actividades previstas e indicadores de  calidad asociados a dichos subprocesos.
  • Aspectos relacionados con el desarrollo y retención del personal clave de la empresa.
  • Quejas más frecuentes sobre las prácticas de gestión de personas. (Directivos y empleados). Para detectar estas quejas, te aconsejo estar alerta a lo que “hablan y comentan”los directivos y empleados, sobre las prácticas de gestión de personas. Pueden ser en reuniones, en los pasillos, en conversaciones informales o como resultado de aplicar encuestas.
  • Principales preocupaciones relacionadas con la gestión de personas.
  • Grado de satisfacción de los clientes internos, con los servicios prestados por el área de gestión de personas. (tiempo de respuesta, calidad de los servicios y costo)
  • Criterios que tienen, en cuanto a las soluciones que brinda el área de gestión de personas y conocer si dan respuesta efectiva a los problemas y retos de negocio.
  1. Benchmarking  de gestión de personas
  • ¿Qué indicadores de gestión de personas miden las empresas de tu sector y cuáles son sus resultados?
  •  Empieza por averiguar, dentro del propio sector donde se mueve la empresa, cuáles son las mejores empresas, en cuanto a resultados económicos-financieros y trata de investigar en ellas, las mejores prácticas de capital humano que tienen implementadas, así como el comportamiento de los principales indicadores de gestión de personas que están midiendo.
  • Prioridades de directores de capital humano de empresas similares. (leer entrevistas y tendencias)
  • En internet hay muchos sitios que publican entrevistas a directores de capital humano e incluso CEO’s, donde ellos exponen, además de sus buenas prácticas, las prioridades que tienen en sus empresas. Te recomiendo uno que he utilizado con bastante frecuencia: www.equiposytalento.com. Puedes acceder por igual a Iberoamérica: Retos en la gestión de personas
  • También debes estará atento a las últimas tendencias en materia de gestión de personas.
  • Buenas prácticas de las mejores empresas para trabajar en el mundo.
  • Te recomiendo que busques información, en las empresas de clase mundial, son muy inspiradoras. Si puedes, trata de leer los listados anuales de mejores Empresas para Trabajar en el Mundo y después sigue buscando y leyendo entrevistas que le hagan a los directivos de esas empresas. (Best Workplaces to Work).
  1. Gestionar por procesos la actividad de gestión de personas.
  • Responsabilizar a una persona con el ciclo completo de cada subproceso de gestión de personas. (PDCA)
  • Aplicar un principio de la gestión de calidad, el ciclo PDCA o Plan, Do, Check, Act. En los últimos 15 años he aplicado este principio y me ha traído excelentes dividendos.
  • No descubro nada con decirte, que la responsabilidad individual por todo un proceso, evita muchísimos problemas, contratiempos, trabajo duplicado y un largo etcétera. Pero muchas veces pasamos por alto este elemental principio.
  • Te aconsejo que responsabilices a una misma persona, con la planificación, ejecución, control y mejora de cada subproceso de gestión de personas. Tiene que existir un compromiso personal, con la evolución general de cada subproceso.
  1. Programa de diseño e implementación del CMI.
  • Te recomiendo que identifiques las actividades fundamentales para llevar a cabo el proceso de conformación del CMI, los tiempos estimados de cada una de ellas y mostrarlo de una forma simple y directa, a través de un Diagrama de Gantt.
  • Mi experiencia me ha confirmado que nunca son exactos los tiempos estimados, pero sin dudas sería muy caótico, si no se planificara antes.
  1. Objetivos de gestión de personas alineados a la estrategia de la empresa.
  • Revisar si los actuales objetivos de la gestión de personas, apoyan a la estrategia de la Empresa en toda su magnitud.
  • Te aconsejo que hagas una tabla en Excel, con dos columnas, en una escribes todos los objetivos estratégicos de tu empresa y en la otra los objetivos de gestión de personas que servirán de apoyo al logro de los primeros.
  • Utiliza la técnica de trabajo en grupo con tu equipo de gestión de personas (lo ideal sería que invites a los principales directivos, pero no siempre es posible) y a través de una tormenta de ideas, vas reflejando todo lo que debes hacer para apoyar el cumplimiento de cada objetivo.
  • Importante: tener a mano toda la información que ya tienes y que obtuviste al aplicar los consejos anteriores.
  • Las siguientes preguntas te ayudarán a revisar o a definir los objetivos de gestión de personas.
  • Para el logro de este objetivo estratégico de la empresa, ¿qué puedes hacer desde gestión de personas para acelerar su cumplimiento?
  • ¿Cuáles objetivos son críticos y qué factores te posibilitarán su cumplimiento?
  • ¿Cuáles son los indicadores claves para cada objetivo?
  • ¿Cómo podrás  medir el cumplimiento y el progreso de los objetivos?
  • ¿Cuáles son las barreras que debes derribar, para apoyar el cumplimiento de cada objetivo?
  • ¿Qué competencias se requieren en tus empleados, para alcanzar los objetivos?
  • ¿Estás proporcionando a tus empleados, las competencias necesarias para alcanzar estos objetivos?
  • ¿Qué cambios necesitas realizar en tus prácticas de gestión de personas?
También te puedes apoyar en las propuestas de cambios, que puedes implementar en tu organización, para convertir la función de Capital Humano en estratégica.
Después que tengas una primera propuesta o borrador de estrategia, la presentas en el órgano de dirección de tu empresa, para debatirla y aprobarla.
Si aplicas adecuadamente estos 8 Consejos Personales, estarás en inmejorables condiciones, para arrancar de manera efectiva, con un Proyecto de CMI asociado a la gestión de personas.
Créeme a mí me funcionó. ¿Por qué a ti no? ¿Me cuentas tus experiencias?
Publicado en Disolgich Blog. Post original aquí.
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