Las “leyes del tiempo”

por Àngels Mora

Leyes de Murphy

1) “Nada es tan sencillo como parece

2) “Todo lleva más tiempo de lo que debería

3) “Si algo puede fallar, acabará por fallar (y, seguramente, en el peor momento)

Hombre experto en el mantenimiento de grandes instalaciones, Murphy estableció estas tres leyes que aplicó al campo que él dominaba. Pero su valor práctico las ha hecho trascender de ese ámbito inicial, llevando su aplicación a cuestiones muy distintas de las inicialmente previstas (un comentarista, O’Toole, ha completado las leyes con un corolario un tanto sarcástico: Murphy era un optimista).

Las dos primeras leyes nos son familiares a cuantos, en nuestra ignorancia y/o inocencia, hemos anotado en nuestra agenda una lista de las cosas que queríamos hacer en un día determinado, o los lugares que proyectábamos visitar en un viaje. Si se coteja al final la lista con lo realizado, la depresión está a la vuelta de la esquina: una pequeña parte de la lista en cuestión ha ocupado por completo el tiempo disponible mientras que el resto ha quedado pendiente.

Con la tercera ley, Murphy quería señalar, por ejemplo, que si un mecanismo tiene una pieza defectuosa o debilitada, o una instalación tiene un cable eléctrico descamado y al aire, tarde o temprano tendremos una avería o un cortocircuito. Y lo que resulta cierto en un sistema mecánico o eléctrico provoca las mismas consecuencias en sistemas más complejos: por causas inexplicables, las cosas más perfectas acaban por fallar (¿no nos damos todos los golpes en la parte ya dolorida? ¿no cae siempre la tostada por la cara untada en mermelada?).

¿Qué enseñanzas prácticas podemos extraer de estas leyes? Básicamente, pensar y actuar en términos de prevención y anticipación ante los problemas para evitar perder tiempo luego en tareas de “apagafuegos”.

  • No tiente a la suerte: no confíe en que el azar resolverá a su favor todos los elementos fortuitos que vayan presentándose inesperadamente. Considere todos aquellos detalles que presenten una contingencia “razonable” y piense una solución.
  • Confeccione un “checklist” de los factores a tener en cuenta en cada etapa del objetivo a cumplir.
  • Guárdese un as en la manga: reserve una pequeña parte del cronograma de ejecución y del presupuesto para hacer frente a contratiempos accidentales.
Ley de Carlson

Toda actividad interrumpida es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continua”.

Las interrupciones en el trabajo constituyen un vicio que se adquiere rápidamente y sin darnos cuenta. Dentro de este peligro merece una mención especial las auto-interrupciones, que son mucho más perniciosas para la eficacia de los trabajos por cuanto menos consciente se es de que caemos en ellas.

Teóricamente toda tarea requiere un tiempo determinado para obtener unos resultados –o calidad– deseados. Esta es, al menos, la impresión que tenemos. Pero la realidad es muy distinta. Porque no nos es posible prácticamente nunca realizar de un tirón tareas medianamente complejas. Nos vemos obligados a sufrir interrupciones continuas – estadísticamente, una cada seis u ocho minutos – y la tarea resulta una y otra vez interrumpida, sustituida por otra, y reanudada más tarde. Y así repetidamente.

Esta ley puede ilustrarse con una cuerda. Cada vez que la cortemos, para empalmarla será preciso realizar un nudo que reducirá su longitud. La mente humana funciona de un modo análogo: no cabe retomar una tarea en el punto en que se interrumpió; siempre hay que hacer un “nudo” mental, e incluso físico. Y cada nudo implica pérdida de tiempo. Otra pérdida de tiempo que añadir al que directamente nos ha costado la interrupción. El tiempo que requiere una tarea larga puede, así, alargarse de un modo que resultaría aterrador si percibiéramos claramente la diferencia.  

Tercera ley de Acosta

El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo que se le dedica sino que forma una curva en S”.

La experiencia permite establecer un gráfico que recoge cómo varía el valor de un trabajo cualquiera en función del tiempo que se le dedica. El gráfico es aplicable lo mismo a un trabajo sencillo –por ejemplo, hacer una taza de café o lavar nuestro coche– que a una tarea más compleja –levantar una nueva fábrica o preparar un plan estratégico de marketing-.

Inicialmente la tarea va consumiendo tiempo sin variar, prácticamente, su valor, que sigue siendo nulo: el coche sigue sucio y no hay café que beber por ninguna parte; del plan de marketing no existe sino la solicitud o la recogida de datos y estudios.

De modo progresivo, en una segunda etapa va apareciendo un valor cada vez mayor en nuestro trabajo, que va tomando forma, aunque falten cosas: el coche empieza a verse limpio y el plan de marketing ha tomado forma, aunque le falten determinadas concreciones.

Pero llega un momento en que, visiblemente, a un determinado aumento de tiempo dedicado a la tarea no corresponde otro proporcional del valor de lo realizado. Seguimos lustrando una carrocería ya brillante, y podemos añadir pocos anexos que mejoren sensiblemente nuestro plan de marketing.

grafica-tiempo

 Ley de Parkinson

 Toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización”.

Aquí está el quid que explica la causa de que las cosas lleven siempre más tiempo del que deberían: trabajar sin plazos, sin tener en cuenta la existencia de otras tareas que también deben ser realizadas, supone un elevado riesgo.

Si se asigna una hora a una tarea, es casi seguro que llevará una hora hacerla. Pero, si se asigna sólo media hora, posiblemente ocupará poco más de esa media hora. El reto es asignar tiempo suficiente, pero no excesivo.

Tenemos, sin embargo, la impresión objetiva de que unas personas resultan más eficaces que otras. Y de que nosotros mismos somos más eficaces en un tipo de tareas que en otro. Ganar eficacia en nuestro trabajo pasa por examinar cuidadosamente nuestros hábitos de comportamiento en este aspecto.

A todos nos ha ocurrido alguna que otra vez algo parecido: cualquier tarea insignificante nos ha llevado un tiempo increíblemente largo, sólo porque no teníamos ninguna otra tarea pendiente que empujase, que limitase el tiempo dedicado a la primera.

Este reconocimiento nos lleva ya a un primer planteamiento de prevención, ante el riesgo de dedicar a las cosas mucho más tiempo del que merecen en función de la importancia que tienen para nosotros.

Publicado en Human Performance. Post original aquí.

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Liderazgo y Autoliderazgo: Superar el miedo a lo positivo

valentia2Por Mercedes Hortelano VdP @MyKLogica

Una de las emociones que más pueden bloquear a la hora de desarrollar el liderazgo y nuestro “autoliderazgo” es el miedo, con los impactos que puede tener en innovación, seguir mejorando o ante un cambio. Es, asimismo, importante ser conscientes de que el miedo puede ser hacia lo “positivo” y este puede ser más difícil de identificar que el miedo hacia lo “negativo” y, por lo tanto, trabajar sobre él, por la aparente contradicción y paradoja que conlleva (¿miedo al éxito, a la prosperidad, a …?).

Una de las cuestiones que más me sorprendió de mi mísma, fue descubrir mi “miedo al éxito”, entendiendo como éxito, el reconocimiento de mis teorías.

¿Por qué? en mi caso concreto, tengo identificadas 4 causas:

1. Perfeccionismo: Coherencia y compromiso con lo que predico, lo cuál para una persona de mis características, es tremendo y soy humana. La responsabilidad es mucho menor si me muevo en un círculo que me conoce. ¿Solución? mi ego, me humaniza, me hace bajar a tierra:

En el webinar que imparti el jueves pasado (Crónica de un “webinar”: Comunicación 2.0 ó Diálogo), me lo había preparado, según yo, como en la vida, excepto por un pequeño detalle y justo ese sucedió.

Solución: compartir la experiencia.

Aprendizajes:

1. La próxima ocasión, preguntar cuándo es mejor subirla y, en todo caso, subir la presentación por la mañana.

2. Llevar mi habitual hoja de ruta (esquema de los hitos por los que quiero pasar).

3. Si aún así, todo falla, explicarlo y pedir tiempo.

Y un 4º de regalo: otra circunstancia que se puede dar en los webinars.

Compartir la experiencia me ayuda a superar el momento, darme cuenta de que a todos nos pasa y, sobre todo, a sumar más aprendizajes a mi experiencia.

Es una buena vía de aprendizaje, aunque prefiero otras más suaves. La experiencia nos enseña que la CAUTELA, es una buena cualidad a desarrollar, como antesala a la prevención de situaciones potencialmente conflictivas y la base de la cautela se encuentra en la indagación y las preguntas.

2. Ego: el éxito puede hacer ¿subir? el EGO (no tenemos más que ver a lo que sucede con las personas que lo tienen -éxito, en general) y, por experiencia sé, que cada vez que me subo al carro del Ego (complacencia, pensar que he tenido en cuenta todas las variables ..), me encargo de “bajarlo” rápidamente ¿cómo? presentándose Murphy con la posiblidad con la que no había contado (otros nombres para Murphy: Saturno, “mala suerte” …):

Ayer, por ejemplo, fui a comer casa de una amiga. Fui en tren de cercanías. Tengo un bonoticket para una zona concreta y, al llegar a la estación con la hora clavada, ni pregunté y pensé, si no es, me lo cobrarán en el tren y listo. De hecho tuve que hacer trasbordo en Chamartín, hubiera tenido tiempo pero estaba tan convencida que ni me lo plantee.

No había contado con que ahora ya no hay cobradores, sino inspectores y que ponen multa. Salí del tren con una multa.

Y aquí he de decir, que me sorprendió muy agradablemente la inteligencia que mostró y el trato que recibí del inspector. Me puso una multa que yo considero justa e inteligente, para que la próxima vez me acuerde: un poco más de lo que me hubiera costado si hubiese sacado el ticket (y además encantada de salir tan bien librada).

Desde aquí felicito ese tipo de actuación en ese profesional de Renfe de Cercanías.

Aprendizaje añadido, para prevenir hay que PREGUNTAR, no basta con que ellos informen, que seguro por algún lado tenían la información. Si no me llega, he de habituarme a preguntar.

3. Es más cómodo que te guíen: para guiar hemos de ir comprobando (explorando) y descubriendo según se van presentando las circunstancias, las 4 PRs que llamo: Una vez identificado un comportamiento mejorable … PRobar, comPRobar y PRacticar y es muy probable que hasta que das con un comportamiento que te lleve a resultados óptimos, en ese probar y comprobar, te lleves alguna sorpresa y, para que sea lo más agradable posible, la 4ª, PReguntar.

Por eso, considero tan positivo la observación y el preguntar, para descubrir y explorar comportamientos y frases, en mí y en otras personas, que ayudan a abrir puertas al autoliderazgo y poder ir recabando un “manual de referencias comportamentales ante situaciones inesperadas”, que nos faciliten los resultados.

Y, la 4ª, me la dejo para mí.

En resumen:

  1. Miedo y Éxito: es posible tener miedo hacia lo positivo y, a través ese miedo, “hackear” posibilidades de conseguir lo que deseamos, lo cual, a la postre, es lo que cada uno sentimos como éxito.
  2. Identificación y escenarios: este miedo se puede “materializar” en forma de “techo de cristal”, situación en la que una persona se queda “atascada” y no sabe porqué y, una vez que lo sabe, en forma de “Ley de Murphy”.
  3. Recursos internos > Red de seguridad y apoyos: para encauzarlo y superarlo a mí, me ha venido bien identificarlo con nombres y apellidos, para desarrollar los recursos internos y tener “mi red de seguridad” preparada: los apoyos (entendiendo por apoyos la red de personas que nos ayudamos a seguir adquiriendo experiencia, fijando claves de “cautela” y claves de éxito).
  4. Recursos externos: los recursos externos más eficaces para contar con dichos apoyos han sido las preguntas y, acompañándolas, la rectificación, el pedir disculpas y el agradecimiento.

Por supuesto hablo desde mi experiencia, por lo que siempre serán bienvenidas nuevas experiencias, ideas y sugerencias.

Publicado en MyKLógica. Post original aquí.

Del mismo autor en este blog:

Autoestima, base de la empresa y el liderazgo 3.0

#Liderazgo y profesionalidad 3.0: 4 claves para actuar sobre una empatía 1.0

Liderazgo: 3 claves para ayudar a desarrollar la autoestima en nuestros colaboradores

Seguir leyendo:

Ego y Liderazgo

Cómo conseguir el autoliderazgo

Los peligros del lado oscuro del Liderazgo Carismático

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