por Gilmar Torres
¿Como hacer Seguimiento a la Ejecución de un Plan Estratégico?.
¿Como lograr que el Plan se constituya en un verdadero Timón, para que la Organización de enfoque en una Visión compartida?.
Son inquietudes de varios Gerentes y Directivos que tengo el gusto de conocer, quienes a pesar de sus buenos dotes en cuanto a Liderazgo y Dirección no logran establecer una conexión entre la formulación y ejecución de sus Planes.
En este artículo hallarás 6 aspectos clave para un adecuado seguimiento a la ejecución del Plan.
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Liderazgo, Compromiso y Llamado a la acción de la Gerencia General.
El Nro. 1 de la Organización: Gerente General, Director, Presidente o quien ejerza esa función, tiene la Misión de transmitir un poderoso mensaje a la Organización.
El mensaje de la necesidad de acción, de cambio, de mejora, de crecimiento y no solamente en base a una declaración, sino en base a decisiones y acciones de corto y mediano plazo. Por ejemplo: Para el caso de una empresa del sector eléctrico, fijar como una prioridad para los siguientes 12 meses, la automatización total del todo el proceso de lectura, procesamiento y facturación de consumos de energía, haciendo que todos en la Organización alineen sus esfuerzos hacia este Objetivo prioritario. O para el caso de una Empresa Minera, la adquisición de nuevas concesiones para realizar en nuevas exploraciones para duplicar la producción.
En síntesis, el Nro 1 de la Organización tiene la misión de liderar la comunicación de la Estrategia, pero sobre todo fijar las prioridades y lograr el alineamiento de los miembros.
2
Comunicar el Plan a toda la Organización.
El Plan Estratégico debe ser difundido en toda la Organización. Esta difusión no solo debe incluir la distribución del documento, sino principalmente charlas, talleres de sensibilización sobre la importancia que debe brindar cada colaborador de la Empresa al logro de la Estrategia.
El área de Planeamiento, o quien realice dicha labor, deberá preocuparse por implementar diversos medios de comunicación y sensibilización, entre ellas:
Charlas efectuadas por el Gerente General y Directivos.
Uso de Tecnologías de la Información (Intranet, redes sociales) para difundir información sobre la Estrategia.
Organización de conversatorios por áreas para analizar y clarificar Objetivos, Metas, Responsables.
3
Designar un «Controller» para el Seguimiento.
No es suficiente «comunicar» el Plan, se debe tambien designar un «Controller», quien se haga cargo de:
Organizar las reuniones mensuales de Seguimiento.
Alinear a todos los responsables de Objetivos y Metas en aspectos metodológicos.
Llevar un registro actualizado del cumplimiento de metas, así como los incidentes presentados.
Canalizar y gestionar para la eliminación de obstáculos que impidan la ejecución de la Estrategia.
La responsabilidad de este Rol, puede recaer en algún miembro de Planeamiento o Finanzas u OyM.
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Análisis formal de resultados de los avances de la Estrategia.
Al menos una vez al mes el «Controller», debe propiciar una reunión formal, de revisión, análisis de avances de la Estrategia.
La reunión «formal», indica que existe ya una fecha predeterminada de ejecución de la reunión que es de conocimiento de todos los responsables de objetivos y que se lleva a cabo de manera innegociable.
La reunión «formal», también significa todos los participantes, preparan con antelación sus informes de resultados, incluyendo: Metas logradas, actividades realizadas, recursos requeridos, siguiente meta a lograr.
La reunión «formal», involucra también la adopción de compromisos serios, con responsables, fechas, resultados previstos para cada una de las acciones de carácter estratégico.
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Contar con una herramienta de análisis
Para un seguimiento apropiado, será también recomendable contar con una herramienta automatizada para llevar los registros y el control de los resultados de la ejecución de la Estrategia.
Las opciones pueden ser multiples, desde robustos sistemas de información, con caracteristicas de integración con los sistemas operacionales (QPR, ORACLE BSC, CORPORATER EPM), hasta desarrollos mas simples, por ejemplo utilizando el complemento Power Pivot de Excel.
Lo importante será contar con un medio de registro ordenado de información, control de la integridad de datos, posibilidad de generar reportes de manera oportuna, y flexibilidad en el análisis de información.
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Feedback sobre la ejecución de la Estrategia.
Para lograr un seguimiento efectivo y con resultados de ejecución exitosa, será tambien necesario establecer mecanismos de feedback y retroalimentación de la Estratégia.
Este feedback será importante que considere no solamente a los responsables de Objetivos, sino también a personal operativo, de manera lograr un involucramiento total de todos los miembros con la ejecución de la Estrategia.
La labor de Controller será fundamental para canalizar un proceso de feedback haciendo participar a todas las áreas de la Empresa.
Publicado en G & C Global Solution. Post original aquí.
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Por Marta Morón Torres