Ahora es el momento

now

Por David Torné

Es apasionante planificar , crear una visión de futuro , definir los objetivos a alcanzar y las acciones para llegar, pero el factor para convertir la oportunidad en realidad no se mueve en el futuro , se decide en el presente, en entender y saber usar el poder del momento , del ahora ‘.

Si la fuerza del cambio reside en la acción esta se desarrolla en el momento presente. Nos dispersamos pensando en las fechas de vencimiento cercanas, en lo que tenemos que hacer durante la semana, durante el día. Esa dispersión mata al AHORA y a la atención que debemos prestarle para conseguir resultados alejados de la caustica sensación de estrés.

Que es lo que tienes que hacer en este momento , centrarse en ella y ejecutar con la máxima precisión . No me refiero al Focus , va un poco más allá.

La capacidad de enfocar diluye preocupaciones por temas no relacionados , por cuestiones de un futuro inmediato aún por llegar, o por cualquier interrupción no programada. Se trata de un componente del engranaje que nos hace entrar en la zona.

Para hacerlo posible se deben implementar las condiciones para que el engranaje entero empiece a girar.

  1. Saber que tienes que hacer . ¿Cuál es la siguiente acción a realizar ? Si eres lector del blog sabrás que no basta con una lista de tareas . Trabajando con un método integrado como GTD sabremos qué podemos hacer en el contexto en que nos encontramos. Si el sistema está bien calibrado , proporcionará la próxima acción sin reflexión previa.
  2. Saber hacia dónde vas . ¿Enfocas tu esfuerzo a una dirección concreta ? ¿Es la dirección correcta ? Estableciendo prioridades, las acciones vinculadas con tus objetivos prevalecerán por encima de aquellas con un carácter casual .
  3. Saber generar intensidad. Sin interrupciones ni dispersión . De la misma forma que evitas que un imprevisto mueva rompa la magia del momento , a nivel de proyectos el exceso de proyectos en paralelo – del mismo tema o no – puede causar una distribución errónea de los recursos y de tu atención .
  4. Saber dejarlo para más tarde . Una interrupción o un nuevo input debe terminar registrado y depositado en tu bandeja de entrada. Hablaba en el anterior post , aprender el mecanismo es sencillo pero aplicarlo quiere voluntad y constancia .

Una buena gestión del momento , creando el hábito de abstraerse , proporciona la claridad de mente necesaria para producir . Más allá del trabajo, mejora nuestra higiene mental y repercute en el resto de nuestra jornada. El hecho de descargarte de cuestiones innecesarias evita el consumo de energía y ayuda a no acabar ‘quemado ‘ .

Evita preocuparte en exceso por algo que está por llegar. Es inútil pero a menudo lo convertimos en inevitable . GTD me ha enseñado a prevenir que las incidencias se conviertan en problemas. El hecho de recopilar , procesar y colocar ese algo nuevo en nuestro horizonte, me obliga a tomar las decisiones oportunas para resolverlo.

Llevándolo a la gestión del momento , huir del pensamiento reiterativo en problemas o cuestiones pendientes es sencillo implantando los hábitos de la recopilación y el procesado diario de todo lo que anotamos . Si lo hacemos de manera estricta y reiterada, tendremos la confianza de disponer de un momento concreto para pensar en lo que llevamos en la mochila y tomar decisiones . Sabremos que ahora no toca y lo demoraremos para continuar con lo que toca.

Para llegar a un nivel de maestría en la gestión del ahora necesitas una infraestructura en forma de sistema para gestionar la actividad (gtd , autofocus , ZTD ..) y tiempo para asentar hábitos , pero por algún sitio hay que empezar . Mi propuesta es hacerlo con cambios sencillos:

  1. Proponte empezar y terminar de una sentada las tareas que hagas .
  2. Trabaja con un papel y un bolígrafo a tu lado. Cada vez que venga una idea , un detalle, un pensamiento o algo que te preocupe.  Anótalo y continúa con lo que hacías.
  3. Intercala pequeños descansos entre las tareas . No les dediques a navegar por internet ni a ‘jugar’ con ningún dispositivo , toma un café , mira por la ventana , habla con alguien , da una vuelta. Dedica 5 minutos a hacer un reset .
  4. Dedica 15 minutos cada día a procesar las anotaciones generadas . Toma una decisión en forma de siguiente acción a realizar, piensa cuando la puedes hacer y introdúcela en tu rutina .
  5. Intenta procesar cada asunto en modo caja estanca. Si vas a dedicarle 2 horas, piensa solo en esas 2 horas, donde no hay ningún otro problema, donde no hay nada más a resolver, solo tú, tu asunto y tranquilidad para trabajar.

Todo enfocado a descargar nuestra mente de elementos innecesarios , permitiendo dedicar toda tu atención en tu siguiente acción. Son medidas de aplicación instantánea , pero te costará semanas hacerlas funcionar a pleno rendimiento . Debes crear automatismos , nuevas costumbres de trabajo . El cambio será evidente , y cuando lo sea me gustaría que lo compartieras conmigo , en un comentario en este post , o a través de @davidtorne

Imagen vía Theen … bajo licència Creative Commons

Publicado en David Torné Productividad y Desarrollo. Post original aquí.

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Maximizando tu capacidad de focalización

focus

Por David Torné

Ser capaz de focalizar es una habilidad más compleja de lo que parece a priori. Intervienen muchos factores, y nuestra incapacidad para dominarla a menudo deja en evidencia muchas de las carencias de nuestra forma de gestionar-nos y de trabajar. El siguiente post repasa algunos de los aspectos a tener en cuenta para acondicionar la mente y la forma de hacer para facilitarnos la concentración en el trabajo que tengamos entre manos. Más allá de decidir lo que debes hacer, debes prepararte para estar en las mejores condiciones para hacerlo.

Imagen vía ihtatho bajo licencia Creative Commons

Si no has experimentado nunca el concepto la mente como el agua, introducido por David Allen en organízate con eficacia, puede resultar algo lejano. Es mucho más fácil de lo que parece, y es el primer paso para conseguir el control de tu actividad, y aumentar tu capacidad de focalización.

El primer paso reside en el ámbito funcional, saber lo que tienes que hacer cuando se presenta una interrupción o un imprevisto, contar con una metodología que te provea de unas pautas para administrar tus acciones y compromisos. Ya sea GTD, Autofocus o un método propio, tienes que ser capaz de externalizar esa preocupación o input a tu sistema de flujo de trabajo. Así desaparecerá de tu subconsciente y tu mente queda al 100% libre para hacer lo que realmente importe, lo que habías previsto hacer en ese momento.

Focalizar usando la perspectiva

Una vez domines lo diario buscarás un nivel de focalización más elevado, y para ello debes conocer tu actividad. No todos los días y momentos son iguales. La predisposición no es la misma, energía, ganas, tiempo del que dispones. Poder hacer una previsión de cómo estará un día e instante determinado te da la oportunidad de reservarte para un tipo concreto de acciones o proyectos. Si sabes que estarás cansado y necesitas relajarte puedes revisar tus lecturas, correos o redes sociales. Si por el contrario sabes que cuentas con energía suficiente puedes asumir asuntos que requieren mayor tiempo y concentración…

La metodología GTD nos permite asignar el nivel de energía a una tarea para utilizarla como criterio de elección o de filtrado dentro de la lista, gente como Jeroen Sangers ha evolucionado a un concepto mixto entre tiempo-energía. Yo utilizo un recurso complementario a los dos, preprogramado la tarea para un día o momento concreto:

“Trabajo para una empresa no por cuenta propia, después de mi jornada laboral no me queda mucha energía y tiempo para dedicarme a mis propios asuntos. Llego al fin de semana con muchas ganas de llevar a cabo planes para avanzar mis proyectos pero al final siempre acababa con una sensación de saturación que me hacía dejar de lado parte de lo que quería/tenía que hacer (a veces cosas importantes) a cambio de relajarme.”

El problema radica en escoger tareas poco adecuadas de una extensa lista de próximas acciones. Si el horizonte que configura es demasiado extenso aumentará el riesgo de dispersarnos o decantarnos por una acción más atractiva, que no más conveniente. La solución pasa por reducir la elección siguiendo criterios de prioridad.

Reducir la lista de siguientes acciones a las que tocan. Ya sea reduciéndola a las 4 o 5 que tienes que hacer durante el día, o crear una lista secundaria con las mismas acciones. La diferencia es que si trabajas con tu lista de siguientes acciones al final deberás realizar un mantenimiento para procurar que tu sistema de flujo de trabajo continúe reflejando la realidad. Puede ser tedioso repasar cada día las diferentes listas para restaurar las siguientes acciones del día siguiente.

Las aplicaciones GTD incorporan funcionalidades para filtrar las acciones con tags o etiquetas, por lo que resulta sencillo de implementar algo similar.

Continuando con el ejemplo anterior crearé listas B para los días en los que puedo dedicarle más tiempo (fines de semana) el resto los dejo abiertos. Más allá del tema funcional me predispone a realizar y finalizar un número mayor de asuntos propios estos días, evitando autopresionarme o sentirme culpable si durante la semana no soy capaz de avanzar tanto como esperaba. Conocer la capacidad de trabajo de la que disponemos y administrarla nos evitará fugas de atención en forma preocupaciones o pensamientos en otras cuestiones declaradas inmediatas, aún pendientes.

La parte emocional

Hemos comentado la importancia de mantener nuestra mente libre de preocupaciones, ya sean tareas inacabadas, o problemas que nos destemplan. Como las interrupciones y los imprevistos pueden descentrarnos en el ámbito funcional, los trastornos a nivel emocional pueden representar una auténtica carga de profundidad a nuestra capacidad de concentrarnos.

“Una llamada al final de la mañana, descuelgas el teléfono y al otro lado hay un cliente que te pide una explicación por … el acabado de una entrega, cambiar condiciones en la relación, un desacuerdo en el importe de una factura … es igual, la cuestión es que se pasa de tensión en la discusión… “

¿Cómo sacarte ese lastre de encima? Según el carácter de la persona el golpe puede ser mayor o menor. Si es un trastorno menor puede combatirlo con el sistema de pausa y desconexión. Un café o una tarea que requiera un cierto nivel de concentración te puede ayudar a olvidar. Si hablamos de un descarrilamiento – no te puedes concentrar y tu mente vuelve al problema anterior – busca parar y volver a empezar, si puedes escaparte de tu puesto de trabajo: Un paseo o hacer un algo al aire libre puede ser un gesto que te permita centrarte.

Si no puedes permitir el lujo de abandonar el lugar donde trabajas intenta hacer una parada de pensamiento. Concédete 5 minutos para vaciar la mente y seguir trabajando, reengancha con una tarea pequeña y cuando la hayas hecho, inténtalo con lo que hacías antes. Si te cuesta prueba de estructurar la tarea de otro modo, dividiendo el trabajo de forma diferente, te ayudará a cambiar la perspectiva.

El secreto reside en no llevarse los problemas a casa, o arrastrarlos durante la jornada. Por eso son tan importantes las interacciones sociales con los compañeros a la hora de comer o en las pausas, o dedicar tiempo de calidad a la familia o a ti mismo. Son vías de erosión de las preocupaciones diarias.

Si esperabas un post con medidas más prácticas no te preocupes, lo tengo en mente o mejor dicho en mi sistema de listas. Más allá del conocimiento práctico que extraigas de este texto es necesario darse cuenta de la profundidad que se esconde bajo la idea de concentrarnos para trabajar. Se trata de crear un estado óptimo para afrontar nuestra actividad, algo que se trabaja día a día. ¿Te has parado a reflexionar sobre el tema? ¿Eres capaz de hacer que la metodología de trabajo, el conocimiento de tu rutina y tu estado mental trabajen sumen a la hora de hacer? ¿Que utilizas para dejar atrás las dificultad más extraordinarias (más allá de interrupciones e imprevistos)?

Enfoca y comenta;-P

Publicado en David Torné Productividad y Desarrollo. Post original aquí.

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